W ostatnich latach polska administracja publiczna przechodzi intensywny proces cyfryzacji, który obejmuje także zmiany w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem nowych technologii. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji są e-doręczenia, które mają zastąpić tradycyjne formy przekazywania oficjalnych dokumentów. W związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, obowiązek korzystania z e-doręczeniami zostanie wprowadzony stopniowo, dając podmiotom czas na dostosowanie się do nowych wymogów.
Chociaż obowiązek pełnego wdrożenia e-doręczeń miał obowiązywać od 2025 roku, przewidziano okres przejściowy do końca 2025 roku, który pozwoli podmiotom publicznym na stopniowe przechodzenie na nowy system doręczeń elektronicznych.
E-doręczenia okres przejściowy – na czym polega?
Podpisana przez prezydenta nowelizacja z 21 listopada ustawy o doręczeniach elektronicznych zakłada wprowadzenie do końca 2025 roku okresu przejściowego, który – choć nie ingeruje w sam termin wdrożenia skrzynki do e-doręczeń – to pozwoli na odstąpienie od stosowania doręczeń elektronicznych w razie wystąpienia określonych przesłanek.
Z uwagi na trudności organizacyjne wielu podmiotów, wprowadzony został okres przejściowy, który potrwa do 31 grudnia 2025 roku. W tym czasie podmioty publiczne będą mogły nadal doręczać korespondencję w sposób tradycyjny, np. za pośrednictwem operatora wyznaczonego, czyli Poczty Polskiej, oraz poprzez ePUAP. Dopiero po zakończeniu okresu przejściowego obowiązek korzystania z e-doręczeń stanie się powszechny.
Wprowadzenie do systemu e-doręczeń
System e-doręczeń to istotna zmiana w sposobie przesyłania oficjalnej korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH). Wdrożenie tego rozwiązania wpisuje się w proces cyfryzacji administracji publicznej i ma na celu usprawnienie kontaktu między instytucjami publicznymi a obywatelami i przedsiębiorcami. E-doręczenia stanowią elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru.
Kogo dotyczy okres przejściowy e-doręczeń?
Podmioty publiczne
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych obejmie szeroką grupę instytucji, w tym:
- organy administracji publicznej,
- jednostki samorządu terytorialnego, np. urzędy gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS),
- Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ),
- instytucje kultury,
- uczelnie publiczne i niepubliczne,
- podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki.
Podmioty niepubliczne i przedsiębiorcy
Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek korzystania z e-doręczeń obejmie także przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG oraz KRS. Oznacza to, że firmy będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, co umożliwi im odbiór oficjalnej korespondencji drogą elektroniczną.
Zawody zaufania publicznego
Do grupy podmiotów, które będą musiały korzystać z systemu e-doręczeń, należą również osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, m.in.:
- adwokaci,
- radcowie prawni,
- notariusze,
- rzecznicy patentowi,
- doradcy restrukturyzacyjni i podatkowi.
Jak działa system e-doręczeń?
System e-doręczeń działa na zasadzie przypisania unikalnego adresu do doręczeń elektronicznych każdemu podmiotowi zobowiązanemu do jego posiadania.
Jak założyć skrzynkę e-doręczeń?
Aby aktywować skrzynkę do e-doręczeń, należy:
- Zalogować się na portal gov.pl.
- Złożyć wniosek o adres do doręczeń elektronicznych.
- Potwierdzić tożsamość poprzez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
- Aktywować skrzynkę na stronie mObywatel.gov.pl.
Jeśli jednak chcesz skorzystać z lepszego systemu oraz mieć pewność, że wszystko będzie działać poprawnie, skorzystaj z naszej oferty wdrożenia skrzynki do e-Doręczeń w eSIGN.
Przykład wdrożenia e-doręczeń
Przykładem instytucji, która skutecznie wdrożyła system e-doręczeń, jest Urząd Gminy w Warszawie, który w 2024 roku przystąpił do pilotażowego programu cyfryzacji korespondencji. Dzięki temu mieszkańcy mogą szybciej otrzymywać decyzje administracyjne, co znacząco zmniejsza obciążenie tradycyjnej poczty.
Jakie są korzyści e-doręczeń?
Wdrożenie systemu e-doręczeń ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów i przyspieszenie procesów administracyjnych. Wśród głównych korzyści można wymienić:
- Bezpieczeństwo – każda wiadomość ma potwierdzenie odbioru i nadania.
- Oszczędność czasu i pieniędzy – brak konieczności wysyłania dokumentów papierowych.
- Szybszy obieg dokumentów – decyzje administracyjne dostarczane są niemal natychmiast.
- Równość dostępu – podmioty niepubliczne mogą zakładać adresy do doręczeń elektronicznych poprzez operatora wyznaczonego, co ujednolica proces doręczeń.
Harmonogram wdrożenia e-doręczeń
- Do 1 stycznia 2025 roku – podmioty publiczne zobowiązane są do uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych.
- Do 31 grudnia 2025 roku – trwa okres przejściowy, w którym nadal można korzystać z ePUAP oraz tradycyjnej korespondencji.
- Od 1 stycznia 2026 roku – pełne przejście na e-doręczenia dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców.
- Od 1 stycznia 2028 roku – obowiązkowe stosowanie systemu EZD do zarządzania dokumentacją.
- Od 1 października 2029 roku – stosowanie e-doręczeń przez sądy, prokuratury i służby ścigania.
Czy e-doręczenia zastąpią ePUAP?
E-doręczenia docelowo mają zastąpić ePUAP w zakresie doręczania korespondencji urzędowej, ponieważ stanowią bardziej kompleksowe i ustandaryzowane rozwiązanie, zgodne z europejskimi regulacjami dotyczącymi cyfrowej administracji. System e-doręczeń zapewni jednolite potwierdzenie odbioru, co zwiększy bezpieczeństwo i przejrzystość wymiany dokumentów między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami oraz obywatelami. Jednak do końca okresu przejściowego, czyli do 31 grudnia 2025 roku, ePUAP będzie nadal funkcjonował jako równoważna alternatywa, zwłaszcza dla jednostek, które nie zdążyły jeszcze w pełni wdrożyć adresu do doręczeń elektronicznych.
Chcesz wdrożyć system e-Doręczeń w swojej firmie? Wybierz eSIGN
Jeśli chcesz wdrożyć skrzynkę do e-Doręczeń w swojej firmie i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami, wybierz eSIGN – nowoczesne rozwiązanie umożliwiające bezpieczne i szybkie doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Dzięki eSIGNTwoja firma będzie mogła skutecznie zarządzać adresami do doręczeń elektronicznych, usprawnić obieg dokumentów i spełnić wymogi wynikające z nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. System integruje się z istniejącymi procesami biznesowymi, minimalizując koszty i czas poświęcany na tradycyjną korespondencję, a jednocześnie zapewnia potwierdzenie odbioru i archiwizację dokumentów zgodnie z obowiązującymi standardami.
Podsumowanie
E-doręczenia to krok w stronę nowoczesnej i sprawniejszej administracji publicznej. Okres przejściowy, który potrwa do 31 grudnia 2025, pozwala jednostkom dostosować się do nowych wymogów. Pełne wdrożenie skrzynki do e-doręczeń nastąpi do 2026 roku, a od 1 października 2029 obejmie także organy ścigania i sądy. Warto już teraz zarejestrować swój adres do doręczeń elektronicznych i rozpocząć korzystanie z systemu, który ułatwi komunikację z urzędami i instytucjami.
FAQ – Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych
1. Czym są e-doręczenia i kogo dotyczą?
E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. Nowe przepisy zobowiązują podmioty publiczne oraz niektóre podmioty niepubliczne do korzystania z systemu e-doręczeń. Obowiązek obejmie m.in. urzędy, jednostki samorządu terytorialnego, ZUS, KRUS, a także adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych.
2. Jakie zmiany wprowadza nowelizacja ustawy?
Nowelizacja wprowadza okres przejściowy do końca 2025 r., w którym podmioty publiczne mogą odstąpić od doręczeń elektronicznych z uwagi na przesłanki organizacyjne. Dodatkowo rozszerzono obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych na uczelnie niepubliczne oraz federacje podmiotów szkolnictwa wyższego. Usprawniono także proces nadawania adresów e-doręczeń dla samorządów i wprowadzono ujednolicenie zasad w Bazie Adresów Elektronicznych.
3. Czy podmioty publiczne muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych?
Tak, podmioty publiczne są zobowiązane do uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) najpóźniej do 1 stycznia 2025 r. W przypadku niektórych instytucji, takich jak służby specjalne, termin ten został wydłużony do końca 2026 r.
4. Jakie są zasady doręczeń w okresie przejściowym?
W okresie przejściowym (do końca 2025 r.) podmiot publiczny będzie wysyłał korespondencję na adres do doręczeń elektronicznych, jeśli odbiorca taki adres posiada. W przypadku jego braku korespondencja może być dostarczana tradycyjnie – np. za pośrednictwem operatora pocztowego lub ePUAP. Do końca 2025 r. doręczenia tradycyjne będą miały taką samą skuteczność jak e-doręczenia.
5. Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?
Większość przepisów nowelizacji zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Niektóre zmiany, takie jak bezterminowy wpis adresów do Bazy Adresów Elektronicznych, wejdą w życie od 1 marca 2025 r., a tworzenie adresów na podstawie danych operatora wyznaczonego – od 1 czerwca 2025 r.
