Elektroniczny obieg dokumentów to jedno z cyfrowych rozwiązań stosowanych coraz częściej w przedsiębiorstwach różnego szczebla. Jednakże czym jest EOD i czy warto je wdrożyć w firmie?

Czego się dowiesz:

  • Czym jest EOD
  • Na czym polega procesowanie dokumentów w EOD
  • Co na to prawo
  • Zalety elektronicznego obrotu dokumentów
  • Kto powinien się na to zdecydować
  • Elektroniczny obieg faktur – Jak wybrać dobry program

Elektroniczny obieg dokumentów – Co to jest?

EOD to potoczne określenie systemu informatycznego służącego do zarządzania zadaniami i dokumentami. Najprościej mówiąc, jest to oprogramowanie do pełnej obsługi dokumentacji z poziomu urządzeń elektronicznych.

Procesowanie dokumentów – Za co odpowiada system?

Programów do obsługi dokumentacji jest wiele i każdy z nich ma ściśle określony wachlarz możliwości. Jednakże dobrze zintegrowany system EOD powinien zawierać:

  • Moduły dla klienta – Katalog spraw klienta, elektroniczna skrzynka podawcza
  • Moduły dla pracownika – Elektroniczna kancelaria, system użytkownika, repozytorium i archiwum dokumentów
  • Moduły techniczne – System administracji, system do modelowania procesów przepływu pracy i dokumentów

 

Elektroniczny obieg dokumentów – Ustawa

Polskie prawo zobowiązuje przedsiębiorców do przechowywania dokumentacji w oryginalnej formie przez ustawowo określony czas. Z tego powodu dokumenty zazwyczaj były przechowywane w stacjonarnych archiwach siedziby firmy.

Jednakże z dniem 1 stycznia 2019 roku zaczęła obowiązywać ustawa, która umożliwia przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Jest to ukłon rządu w stronę firm, które stawiają na digitalizację, co ma niebagatelny wpływ na sprawniejszą obsługę dokumentacji.

Jakie znaczenie ma obieg dokumentów w firmie?

Jednak skoro do tej pory dokumenty były przechowywane w formie papierowej, to po co to zmieniać?

W tym wypadku warto jednak się nad tym zastanowić. Wynika to z faktu, że tradycyjny obieg dokumentacji jest problematyczny. 

 

Do najsłabszych punktów obsługi dokumentów w formie papierowej należą:

  • Przytłoczenie pracowników dokumentacją papierową
  • Niekiedy brak dostępu do ważnych dokumentów w czasie pracy zdalnej
  • Szukanie dokumentów źle zarchiwizowanych, co wydłuża czas obsługi klienta 

 

Inwestycja w EOD jest zatem krokiem ku oszczędności czasu i kosztów.

Jednak to nie wszystkie zalety tego rozwiązania. 

Eod – Korzyści

  • Możliwość budowy bezpiecznego archiwum cyfrowego
  • Ujednolicenie procesów archiwizacji dokumentów
  • Szybsze wyszukiwanie i praca z dokumentacją
  • Bezpieczny i kontrolowany dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie
  • Wsparcie organizacji pracy w trybie zdalnym/hybrydowym
  • Automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych zadań związanych z dokumentacją

 

Kto powinien zdecydować się na elektroniczny obrót dokumentów?

Rozwiązanie to dedykowane jest każdej firmie, która dąży do stworzenia innowacyjnego i efektywnego środowiska pracy w warunkach pracy stacjonarnej i zdalnej.

Szczególnie sprawdzi się to w firmach, które spodziewają się rychłego wzrostu klientów, lub gdy dotychczas wykorzystywany system generuje więcej czasu i pracy niż dotychczas.

EOD doskonale wpisuje się w potrzeby urzędów, uczelni, placówek medycznych oraz firm obsługujących klientów jednorazowych.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – Program – W czym Ci pomoże?

Dobry program do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na:

  • Pełną cyfryzację papierowych dokumentów
  • Kwalifikowanie dokumentów
  • Budowanie ścieżek obiegu dokumentacji
  • Automatyzację przekazywania dokumentacji do klienta
  • Śledzenie statusu każdego dokumentu
  • Szybki eksport danych do odpowiedniego formatu plików

Elektroniczny obieg faktur – Jak wybrać system do obsługi dokumentacji?

Jednakże nie ma co oczekiwać, że pierwszy lepszy system EOD sprawdzi się w Twojej firmie. 

Przed podjęciem decyzji kluczowe jest podejście 4-etapowe:

  1. Przeanalizowanie potrzeb firmy związanych z obrotem dokumentacją
  2. Przygotowanie projektu funkcjonalnego opartego o schemat działania firmy
  3. Wykonanie i wdrożenie projektu wraz z przeszkoleniem pracowników
  4. Promocja nowego systemu w obrębie firmy i klientów.

Jeśli więc poszukujesz dedykowanego narzędzia, to skontaktuj się z eSIGN, a chętnie Ci w tym pomożemy.

 

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów to krok w kierunku lepszego funkcjonowania firmy. Jeśli do tej pory nie wykorzystałeś tego narzędzia, to jest to najwyższy czas, by spróbować. Szczególnie że od 2022 roku cyfrowy obrót dokumentacją będzie powszechny niemalże w każdej branży.

Potrzebujesz pomocy w zakresie automatyzacji zadań firmowych?Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o dedykowanych narzędziach, które usprawnią Twoją firmę.