Elektroniczny obieg dokumentów to jedno z cyfrowych rozwiązań stosowanych coraz częściej w przedsiębiorstwach różnego szczebla. Jednakże czym jest EOD i czy warto je wdrożyć w firmie?
Czego się dowiesz:
- Czym jest EOD
- Na czym polega procesowanie dokumentów w EOD
- Co na to prawo
- Zalety elektronicznego obrotu dokumentów
- Kto powinien się na to zdecydować
- Elektroniczny obieg faktur – Jak wybrać dobry program
Elektroniczny obieg dokumentów – Co to jest?
EOD to potoczne określenie systemu informatycznego służącego do zarządzania zadaniami i dokumentami. Najprościej mówiąc, jest to oprogramowanie do pełnej obsługi dokumentacji z poziomu urządzeń elektronicznych.
Procesowanie dokumentów – Za co odpowiada system?
Programów do obsługi dokumentacji jest wiele i każdy z nich ma ściśle określony wachlarz możliwości. Jednakże dobrze zintegrowany system EOD powinien zawierać:
- Moduły dla klienta – Katalog spraw klienta, elektroniczna skrzynka podawcza
- Moduły dla pracownika – Elektroniczna kancelaria, system użytkownika, repozytorium i archiwum dokumentów
- Moduły techniczne – System administracji, system do modelowania procesów przepływu pracy i dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów – Ustawa
Polskie prawo zobowiązuje przedsiębiorców do przechowywania dokumentacji w oryginalnej formie przez ustawowo określony czas. Z tego powodu dokumenty zazwyczaj były przechowywane w stacjonarnych archiwach siedziby firmy.
Jednakże z dniem 1 stycznia 2019 roku zaczęła obowiązywać ustawa, która umożliwia przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Jest to ukłon rządu w stronę firm, które stawiają na digitalizację, co ma niebagatelny wpływ na sprawniejszą obsługę dokumentacji.
Jakie znaczenie ma obieg dokumentów w firmie?
Jednak skoro do tej pory dokumenty były przechowywane w formie papierowej, to po co to zmieniać?
W tym wypadku warto jednak się nad tym zastanowić. Wynika to z faktu, że tradycyjny obieg dokumentacji jest problematyczny.
Do najsłabszych punktów obsługi dokumentów w formie papierowej należą:
- Przytłoczenie pracowników dokumentacją papierową
- Niekiedy brak dostępu do ważnych dokumentów w czasie pracy zdalnej
- Szukanie dokumentów źle zarchiwizowanych, co wydłuża czas obsługi klienta
Inwestycja w EOD jest zatem krokiem ku oszczędności czasu i kosztów.
Jednak to nie wszystkie zalety tego rozwiązania.
Eod – Korzyści
- Możliwość budowy bezpiecznego archiwum cyfrowego
- Ujednolicenie procesów archiwizacji dokumentów
- Szybsze wyszukiwanie i praca z dokumentacją
- Bezpieczny i kontrolowany dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie
- Wsparcie organizacji pracy w trybie zdalnym/hybrydowym
- Automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych zadań związanych z dokumentacją
Kto powinien zdecydować się na elektroniczny obrót dokumentów?
Rozwiązanie to dedykowane jest każdej firmie, która dąży do stworzenia innowacyjnego i efektywnego środowiska pracy w warunkach pracy stacjonarnej i zdalnej.
Szczególnie sprawdzi się to w firmach, które spodziewają się rychłego wzrostu klientów, lub gdy dotychczas wykorzystywany system generuje więcej czasu i pracy niż dotychczas.
EOD doskonale wpisuje się w potrzeby urzędów, uczelni, placówek medycznych oraz firm obsługujących klientów jednorazowych.
Elektroniczny obieg dokumentów – Program – W czym Ci pomoże?
Dobry program do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na:
- Pełną cyfryzację papierowych dokumentów
- Kwalifikowanie dokumentów
- Budowanie ścieżek obiegu dokumentacji
- Automatyzację przekazywania dokumentacji do klienta
- Śledzenie statusu każdego dokumentu
- Szybki eksport danych do odpowiedniego formatu plików
Elektroniczny obieg faktur – Jak wybrać system do obsługi dokumentacji?
Jednakże nie ma co oczekiwać, że pierwszy lepszy system EOD sprawdzi się w Twojej firmie.
Przed podjęciem decyzji kluczowe jest podejście 4-etapowe:
- Przeanalizowanie potrzeb firmy związanych z obrotem dokumentacją
- Przygotowanie projektu funkcjonalnego opartego o schemat działania firmy
- Wykonanie i wdrożenie projektu wraz z przeszkoleniem pracowników
- Promocja nowego systemu w obrębie firmy i klientów.
Jeśli więc poszukujesz dedykowanego narzędzia, to skontaktuj się z eSIGN, a chętnie Ci w tym pomożemy.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów to krok w kierunku lepszego funkcjonowania firmy. Jeśli do tej pory nie wykorzystałeś tego narzędzia, to jest to najwyższy czas, by spróbować. Szczególnie że od 2022 roku cyfrowy obrót dokumentacją będzie powszechny niemalże w każdej branży.
Potrzebujesz pomocy w zakresie automatyzacji zadań firmowych?Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o dedykowanych narzędziach, które usprawnią Twoją firmę.
