Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie i jak go wdrożyć? Czy warto inwestować w takie rozwiązanie? A jeśli tak, to jakie korzyści niesie dla firmy? Przeczytaj wpis i poznaj pełen potencjał możliwości systemu do elektronicznego obiegu dokumentów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to wykorzystanie systemów i procesów elektronicznych do zarządzania i automatyzacji różnych zadań w organizacji. Obejmuje on koordynację informacji, dokumentów i działań, które są niezbędne do wykonania zadania lub projektu. 

Elektroniczny przepływ pracy pomaga usprawnić procesy biznesowe, poprawić wydajność, zmniejszyć ilość papierowej roboty i zaoszczędzić czas. Zapewnia również lepszą widoczność postępu projektów, pozwalając firmom lepiej śledzić ich przebieg i upewnić się, że dotrzymują terminów. 

System zarządzania dokumentami – Za co odpowiada?

Elektroniczne przepływy pracy obejmują wykorzystanie cyfrowych systemów zarządzania dokumentami w celu przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów związanych z zadaniami projektowymi.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów 

Czy warto zainwestować w takie rozwiązanie? Powiemy krótko – WARTO! A poniżej znajdziesz 5 powodów, które potwierdzają tę tezę.

  1. Usprawnione zarządzanie dokumentami: Elektroniczny przepływ pracy może usprawnić proces zarządzania dokumentami, eliminując potrzebę ręcznego przechowywania i organizowania fizycznych dokumentów. Ułatwia to lokalizację, dostęp i zarządzanie dokumentacją.
  2. Zwiększona wydajność: Automatyzacja procesów za pomocą elektronicznego przepływu pracy może pomóc w poprawie efektywności operacyjnej poprzez ograniczenie ręcznego wprowadzania danych i zwiększenie dokładności. Czas poświęcony na prozaiczne zadania może zostać znacznie zredukowany, a pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach.
  3. Ulepszona współpraca: Elektroniczne przepływy pracy ułatwiają współpracę wielu osób nad projektem bez konieczności przebywania w tym samym miejscu w tym samym czasie. 
  4. Obniżone koszty: Dzięki automatyzacji procesów za pomocą elektronicznego przepływu pracy, firmy mogą zaoszczędzić pieniądze poprzez zmniejszenie kosztów pracy związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i zarządzaniem dokumentami. Dodatkowo eliminuje to wszelkie potencjalne straty wynikające z niewłaściwego umieszczenia lub zniszczenia papieru w wyniku klęsk żywiołowych, lub innych zdarzeń.
  5. Lepsza obsługa klienta: Dzięki wprowadzeniu elektronicznych przepływów pracy firmy są w stanie szybko reagować na zapytania klientów i świadczyć usługi na czas, co spowoduje poprawę poziomu zadowolenia klientów. Ponadto klienci mają dostęp do wszystkich niezbędnych informacji szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, co prowadzi do zwiększenia zaufania i lojalności wobec produktów/usług firmy.

Elektroniczny system obiegu dokumentów Hatiroo

Hatiroo to system do elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala zbudować archiwum dokumentów z możliwością łatwego wyszukiwania. System dostępny online umożliwia wykorzystanie przez przeglądarkę internetową z dowolnego urządzenia. 

A jakie możliwości oferuje ten system? 

12 zalet systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo

  1. Dostęp z poziomu przeglądarki na dowolnym urządzeniu – Do systemu można zalogować się tak samo, jak do firmowej skrzynki e-mail.
  2. Wdrożenie na serwerach Twojej firmy – Hatiroo wdrażany jest jako integralny system na firmowej infrastrukturze serwerowej lub chmurowej.
  3. Integracja z Active Directory – Za pracę systemu odpowiada Twój dział IT. Dostęp do systemu nadawany jest na zasadzie utworzenia nowego, firmowego konta e-mail.
  4. Koniec z wysyłaniem załączników w e-mail – System eliminuje ryzyko popełniania błędów oraz konieczność scalania zmian. Dokument można edytować w Word, a zmiany i tak zapisują się na serwerze.
  5. Równoległa praca – Hatiroo oferuje pracę równoległą wielu osób jednocześnie, co skraca czas opiniowania. Dokumenty można edytować podobnie jak w Google Doc.
  6. Dokumenty na SharePoint Online – Użytkownicy pracują z dokumentami tak samo, jak na Teams lub Share Point, a wszystkie pliki przechowywane są na firmowym OneDrive.
  7. Szybsze zbieranie podpisów – System usprawnia proces zbierania podpisów elektronicznych, skracając go z kilku dni, tygodni do kilku minut.
  8. System działa z platformami Autenti i DocuSign – Hatiroo umożliwia zbieranie podpisów kwalifikowanych, zaawansowanych z SMS i standardowych.
  9. Klient podpisuje umowy za darmo, jednym kliknięciem – Klient może złożyć podpis za darmo w ramach Twojej licencji. Ma również możliwość wyrobienia e-podpisu w formie wideoweryfikacji.
  10. Niższe koszty obsługi dokumentów – Dzięki Hatiroo oszczędzasz tysiące złotych niezbędne na obieg, wysyłkę i archiwizowanie dokumentacji.
  11. Nie trzeba wykupować drogiej licencji – Koszt wdrożenia Hatiroo jest znacznie niższy niż innych systemów. Brak poboru opłaty za użytkownika.
  12. System dedykowany – Przed zakupem Hatiroo możesz go przetestować wobec procesów zachodzących w Twojej firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów – Jakie dokumenty obsługuje Hatiroo?

Hatiroo pozwala:

  • Zaprojektować dowolny obieg dokumentu
  • Ustawić osoby i kolejność w procesach opiniowania oraz akceptacji
  • Nadać uprawnienia i przygotować formularz
  • A to wszystko może być wykonane przez pracownika „z biznesu” (bez udziału IT)

Jakie dokumenty obsługuje system?

Negocjacyjne

kontrahenci lub pracownicy

Wewnętrzne

wnioski, uchwały, zgody

Rozliczenia

faktury, wydatki służbowe

  • e-Teczka pracownika
  • Oferty handlowe
  • Przetargi
  • Umowy cywilnoprawne
  • Umowy handlowe (sprzedażowe)
  • Umowy z podwykonawcami (B2B)
  • Umowy zakupowe (kosztowe)
  • e-Kancelaria (korespondencja)
  • Pełnomocnictwa
  • Uchwały rad nadzorczych
  • Uchwały zarządu (głosowanie)
  • Wnioski inwestycyjne (zakupowe)
  • Wnioski urlopowe
  • Zarządzania
  • Faktury kosztowe
  • Faktury sprzedażowe
  • Planowanie budżetów
  • Planowanie inwestycji
  • Rozliczenia delegacji
  • Rozliczenia premii
  • Rozliczenia wydatków służbowych

Kto i jak najbardziej skorzysta na wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów?

Najbardziej na wdrożeniu systemy do elektronicznego obiegu dokumentów skorzystają:

  • Asystentki – System ponagla spóźnialski w celu podpisania umowy lub wprowadzeniu zmian do dokumentu.
  • Prawnicy – System usprawnia proces szukania dokumentów, gdzie wszystko jest “pod ręką”.
  • Dyrektor sprzedaży i handlowcy – System automatycznie generuje wzory umów i podstawia dane klientów.
  • Prezesi zarządu – Dokumenty podpisywane są szybciej.

Jak system obiegu dokumentów usprawni Twoją pracę?

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zauważysz wymierne korzyści, a w tym skrócony czas potrzebny na:

  • Przygotowanie dokumentów o 60%
  • Opiniowanie o 66 H
  • Akceptację o 80%
  • Podpisy elektroniczne o 83%
  • Repozytorium o 100%

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – Podsumowanie

Teraz już, jak na dłoni widzisz, jak wiele korzyści wnosi do firmy system elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak system działa w praktyce, to kliknij w link i poznaj pełen zakres możliwości Hatiroo.