Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie i jak go wdrożyć? Czy warto inwestować w takie rozwiązanie? A jeśli tak, to jakie korzyści niesie dla firmy? Przeczytaj wpis i poznaj pełen potencjał możliwości systemu do elektronicznego obiegu dokumentów.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to wykorzystanie systemów i procesów elektronicznych do zarządzania i automatyzacji różnych zadań w organizacji. Obejmuje on koordynację informacji, dokumentów i działań, które są niezbędne do wykonania zadania lub projektu.
Elektroniczny przepływ pracy pomaga usprawnić procesy biznesowe, poprawić wydajność, zmniejszyć ilość papierowej roboty i zaoszczędzić czas. Zapewnia również lepszą widoczność postępu projektów, pozwalając firmom lepiej śledzić ich przebieg i upewnić się, że dotrzymują terminów.
System zarządzania dokumentami – Za co odpowiada?
Elektroniczne przepływy pracy obejmują wykorzystanie cyfrowych systemów zarządzania dokumentami w celu przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów związanych z zadaniami projektowymi.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Czy warto zainwestować w takie rozwiązanie? Powiemy krótko – WARTO! A poniżej znajdziesz 5 powodów, które potwierdzają tę tezę.
- Usprawnione zarządzanie dokumentami: Elektroniczny przepływ pracy może usprawnić proces zarządzania dokumentami, eliminując potrzebę ręcznego przechowywania i organizowania fizycznych dokumentów. Ułatwia to lokalizację, dostęp i zarządzanie dokumentacją.
- Zwiększona wydajność: Automatyzacja procesów za pomocą elektronicznego przepływu pracy może pomóc w poprawie efektywności operacyjnej poprzez ograniczenie ręcznego wprowadzania danych i zwiększenie dokładności. Czas poświęcony na prozaiczne zadania może zostać znacznie zredukowany, a pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach.
- Ulepszona współpraca: Elektroniczne przepływy pracy ułatwiają współpracę wielu osób nad projektem bez konieczności przebywania w tym samym miejscu w tym samym czasie.
- Obniżone koszty: Dzięki automatyzacji procesów za pomocą elektronicznego przepływu pracy, firmy mogą zaoszczędzić pieniądze poprzez zmniejszenie kosztów pracy związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i zarządzaniem dokumentami. Dodatkowo eliminuje to wszelkie potencjalne straty wynikające z niewłaściwego umieszczenia lub zniszczenia papieru w wyniku klęsk żywiołowych, lub innych zdarzeń.
- Lepsza obsługa klienta: Dzięki wprowadzeniu elektronicznych przepływów pracy firmy są w stanie szybko reagować na zapytania klientów i świadczyć usługi na czas, co spowoduje poprawę poziomu zadowolenia klientów. Ponadto klienci mają dostęp do wszystkich niezbędnych informacji szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, co prowadzi do zwiększenia zaufania i lojalności wobec produktów/usług firmy.
Elektroniczny system obiegu dokumentów Hatiroo
Hatiroo to system do elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala zbudować archiwum dokumentów z możliwością łatwego wyszukiwania. System dostępny online umożliwia wykorzystanie przez przeglądarkę internetową z dowolnego urządzenia.
A jakie możliwości oferuje ten system?
12 zalet systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo
- Dostęp z poziomu przeglądarki na dowolnym urządzeniu – Do systemu można zalogować się tak samo, jak do firmowej skrzynki e-mail.
- Wdrożenie na serwerach Twojej firmy – Hatiroo wdrażany jest jako integralny system na firmowej infrastrukturze serwerowej lub chmurowej.
- Integracja z Active Directory – Za pracę systemu odpowiada Twój dział IT. Dostęp do systemu nadawany jest na zasadzie utworzenia nowego, firmowego konta e-mail.
- Koniec z wysyłaniem załączników w e-mail – System eliminuje ryzyko popełniania błędów oraz konieczność scalania zmian. Dokument można edytować w Word, a zmiany i tak zapisują się na serwerze.
- Równoległa praca – Hatiroo oferuje pracę równoległą wielu osób jednocześnie, co skraca czas opiniowania. Dokumenty można edytować podobnie jak w Google Doc.
- Dokumenty na SharePoint Online – Użytkownicy pracują z dokumentami tak samo, jak na Teams lub Share Point, a wszystkie pliki przechowywane są na firmowym OneDrive.
- Szybsze zbieranie podpisów – System usprawnia proces zbierania podpisów elektronicznych, skracając go z kilku dni, tygodni do kilku minut.
- System działa z platformami Autenti i DocuSign – Hatiroo umożliwia zbieranie podpisów kwalifikowanych, zaawansowanych z SMS i standardowych.
- Klient podpisuje umowy za darmo, jednym kliknięciem – Klient może złożyć podpis za darmo w ramach Twojej licencji. Ma również możliwość wyrobienia e-podpisu w formie wideoweryfikacji.
- Niższe koszty obsługi dokumentów – Dzięki Hatiroo oszczędzasz tysiące złotych niezbędne na obieg, wysyłkę i archiwizowanie dokumentacji.
- Nie trzeba wykupować drogiej licencji – Koszt wdrożenia Hatiroo jest znacznie niższy niż innych systemów. Brak poboru opłaty za użytkownika.
- System dedykowany – Przed zakupem Hatiroo możesz go przetestować wobec procesów zachodzących w Twojej firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów – Jakie dokumenty obsługuje Hatiroo?
Hatiroo pozwala:
- Zaprojektować dowolny obieg dokumentu
- Ustawić osoby i kolejność w procesach opiniowania oraz akceptacji
- Nadać uprawnienia i przygotować formularz
- A to wszystko może być wykonane przez pracownika „z biznesu” (bez udziału IT)
Jakie dokumenty obsługuje system?
| Negocjacyjne
kontrahenci lub pracownicy |
Wewnętrzne
wnioski, uchwały, zgody |
Rozliczenia
faktury, wydatki służbowe |
|
|
|
Kto i jak najbardziej skorzysta na wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów?
Najbardziej na wdrożeniu systemy do elektronicznego obiegu dokumentów skorzystają:
- Asystentki – System ponagla spóźnialski w celu podpisania umowy lub wprowadzeniu zmian do dokumentu.
- Prawnicy – System usprawnia proces szukania dokumentów, gdzie wszystko jest “pod ręką”.
- Dyrektor sprzedaży i handlowcy – System automatycznie generuje wzory umów i podstawia dane klientów.
- Prezesi zarządu – Dokumenty podpisywane są szybciej.
Jak system obiegu dokumentów usprawni Twoją pracę?
Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zauważysz wymierne korzyści, a w tym skrócony czas potrzebny na:
- Przygotowanie dokumentów o 60%
- Opiniowanie o 66 H
- Akceptację o 80%
- Podpisy elektroniczne o 83%
- Repozytorium o 100%
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – Podsumowanie
Teraz już, jak na dłoni widzisz, jak wiele korzyści wnosi do firmy system elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak system działa w praktyce, to kliknij w link i poznaj pełen zakres możliwości Hatiroo.
