Wyszukiwanie faktur, przekładanie dokumentów z miejsca na miejsce i istne “buszowanie” w papierowych dokumentach w firmie stało się utrapieniem dla Ciebie i Twojej księgowości? Powiedz STOP. Czas na zmianę. Zmianę na lepsze. Poznaj elektroniczny obieg faktur i dowiedz się, jak dobrze dobrany system pozwoli Ci oszczędzać czas i pieniądze.
Dlaczego nie warto kontynuować obrotu faktur w tradycyjny sposób?
Kontynuowanie obrotu faktur w tradycyjny sposób, czyli przesyłanie ich pocztą lub dostarczanie osobiście, nie jest już opłacalne ani wygodne. Taki proces wymaga nie tylko szybkiego wprowadzenia danych faktury do systemu, ale także zabezpieczenia dokumentu przed zagubieniem lub uszkodzeniem. Dzięki współczesnym narzędziom, takim jak elektroniczny obieg faktur, można to robić szybko i bezpiecznie online.
Korzystanie z takiej opcji umożliwia oszczędność czasu i kosztów związanych z drukowaniem i wysyłką faktur, co przekłada się na pozytywne efekty finansowe dla firmy. A więcej na temat elektronicznego obiegu dokumentów dowiesz się z poniższego materiału wideo:
Faktura elektroniczna – czym jest e-faktura?
Faktura elektroniczna, czyli e-faktura, to dokument finansowy wystawiony i przesłany drogą elektroniczną. W odróżnieniu od tradycyjnej faktury papierowej e-faktura ma tę zaletę, że można ją łatwo i szybko przesyłać między przedsiębiorstwami, bez obawy o to, że w drodze do odbiorcy ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu.
Dodatkowo e-faktury są bardziej przyjazne dla środowiska, ponieważ nie generują nadmiernych ilości papieru. Składają się z tych samych elementów, co faktury papierowe, jednakże mogą zawierać dodatkowe informacje np. o dacie i godzinie dostarczenia towarów czy usług.
Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?
Elektroniczny obieg faktur w firmie to proces, w którym faktury są przesyłane, odbierane i przetwarzane w formie elektronicznej. Dzięki temu firma może zrezygnować z procesu ręcznego wprowadzania danych i zoptymalizować proces księgowania oraz zyskać na czasie.
Elektroniczny obieg faktur eliminuje ryzyko utraty faktur oraz ułatwia zarządzanie dokumentacją. Faktury są przechowywane w bezpieczny sposób i można do nich łatwo uzyskać dostęp w razie potrzeby. Cały proces jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i umożliwia rozliczanie faktur bez konieczności ich drukowania i wysyłania pocztą.
Elektroniczny obieg faktur – Korzyści
Elektroniczny obieg faktur to coraz popularniejsza forma wystawiania i przetwarzania dokumentów finansowych przez przedsiębiorców. Jest to spowodowane przede wszystkim rosnącą potrzebą automatyzacji procesów oraz zmniejszenia kosztów.
Do najważniejszych korzyści płynących z jego wykorzystania należą:
- Redukcja kosztów nabytego oprogramowania i jego utrzymania
- Uproszczenie procedur związanych z obsługą faktur, w tym archiwizacją i wysyłką
- Skrócenie czasu przetwarzania faktur oraz możliwość stałego i szybkiego dostępu do faktur w każdym miejscu.
A więcej na temat korzystnych zmian, które zajdą w Twojej firmie po wdrożeniu systemu, dowiesz się z poniższego nagrania:
Ile trwa wdrożenie elektronicznego obiegu faktur?
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zależy od indywidualnych potrzeb firmy oraz posiadanej infrastruktury IT. Wprowadzenie takiego rozwiązania może trwać od kilku dni do kilku tygodni.
W tym czasie należy przeprowadzić analizę potrzeb firmy, zintegrować oprogramowanie z systemami zewnętrznymi oraz zapoznać personel z nowymi narzędziami.
Jakie typy dokumentów obsługuje?
Ten tekst traktuje o fakturach. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, by wykorzystać system do procesowania takich dokumentów jak:
- Umowa ramowa o współpracy
- Umowa o dzieło
- Umowa B2B
- Umowa o przeniesienie praw autorskich
- Umowa o zakazie konkurencji
- Umowa zlecenie
- Pismo do banku
- Umowa o pracę
- Umowa na projekt
- Umowa z autorem – licencja wyłączna
- Dokument wewnętrzny w firmie
- Przetarg Umowa z autorem – licencja niewyłączna
Gdzie szczególnie przydaje się elektroniczny obieg dokumentów?
Księgowość to dział, który “odczuje” wyraźną ulgę. Ale poprzez wdrożenie systemu zyskają również inni, w tym:
- Asystentka – Dzięki systemowi może ona skupić się na swoich obowiązkach, a system automatycznie będzie ponaglał spóźnialskich, aby podpisali umowę lub wprowadzili poprawki do dokumentu. To usprawnienie przełoży się na korzyści dla całej firmy!
- Prawnik – System pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu na szukaniu dokumentów. Wystarczy parę kliknięć, aby dotrzeć do dawnej umowy. Wszystko jest pod ręką, a prawnik może skupić się na prawie!
- Handlowiec – System automatycznie generuje wzory umów i podstawia dane klienta. Zwiększenie wydajności gwarantowane!
- Prezes zarządu – z systemem można podpisać wiele dokumentów w kilka chwil z dowolnego miejsca na ziemi. Nieważne, czy ktoś czeka na lotnisku, odpoczywa pod palmą, czy jedzie na spotkanie biznesowe. Nie trzeba już ręcznie parafować każdej strony. Umowy o zatrudnieniu i handlowe wreszcie nabiorą rozpędu, a firma odetchnie z ulgą.
Jaki system wybrać do obiegu faktur kosztowych?
Na rynku dostępnych jest kilka opcji, ale osobiście polecamy system Hatiroo®.
To kompleksowe narzędzie do przepływu dokumentów z podpisem elektronicznym, które przyspiesza i ułatwia pracę. W Hatiroo® wszystkie dokumenty są gromadzone w jednym miejscu, dzięki czemu kilku pracowników może pracować nad nimi jednocześnie.
System obiegu faktur Hatiroo – Zalety
Obraz mówi więcej niż tysiąc słów. Zatem zaraz rozpisywać się na temat licznych korzyści płynących z wdrożenia Hatiroo® zapraszamy do wideo poniżej, w którym dowiesz się, jak zmieni on rzeczywistość w zakresie:
- Weryfikacji i akceptacji dokumentów
- Dekretacji, przepływu i przekazywania faktur
- Rejestracji dokumentów
- Przechowywania dokumentów w archiwum
- Integracji z systemami ERP i OCR
- Digitalizacji firmy
Jak Hatiroo usprawni procesy biznesowe w Twojej firmie?
Proces obiegu dokumentów to dość newralgiczny etap obsługi kontrahentów. Szczególnie jeśli księgowość w Twojej firmie “kuleje” przez co klient musi czekać. Elektroniczny obieg faktur kosztowych pozwoli Ci pożegnać sytuacje, w których kontrahent kręci nosem z tytułu zbyt długiego procesu akceptacji faktur w systemie i tym podobnych.
Workflow faktur jest dziś o tyle istotny, że nie tylko przyśpiesza pracę działu księgowego, ale również zabezpiecza i upraszcza przetwarzanie danych osobowych oraz zarządzanie dokumentami.
A jak to wygląda w praktyce? Więcej dowiesz się z filmu poniżej:
System obiegu dokumentów Hatiroo – Coś więcej niż funkcjonalność
Wydrukowanie, zeskanowanie, przepisanie i archiwizowanie dokumentów są związane z kosztami, tak samo jak wynagrodzenia pracowników za ich wykonanie. Dzięki Hatiroo® można zoptymalizować koszty działalności firmy poprzez zwiększenie efektywności procesu przetwarzania dokumentów o 80% oraz oszczędność 10 000 zł przy 500 umowach w ciągu roku.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg faktur w firmie?
A jak korzystać ze wszystkich funkcjonalności programu do elektronicznego obiegu faktur? Po prostu zacznij z niego korzystać. Temat wdrożenia systemu do procesowania faktur dokładnie omówiliśmy w poniższym nagraniu.
Program do elektronicznego obiegu faktur gwarantujący świetny workflow
Hatiroo® to nie tylko wsparcie działu księgowego. To Twój osobisty pracownik dostępny 24h/dobę. To sposób na szybszą pracę i to niezależnie od ilości dokumentów do procesowania. Oszczędzaj czas i pieniądze. Elektroniczny system obiegu dokumentów Hatiroo® na pewno Ci w tym pomoże.
Zacznij od bezpłatnej konsultacji
Umów się na bezpłatne i niezobowiązujące spotkanie online. W jego trakcie wszystko Ci wyjaśnimy, poznasz też kluczowe funkcjonalności systemu.
