Czym jest EOD i jakie ma znaczenie dla firm w 2023 roku? Czy system obiegu dokumentów to MUST-HAVE funkcjonujących przedsiębiorstw? Przeczytaj kompleksowy poradnik na temat elektronicznego obiegu dokumentów, w którym znajdziesz wszystkie informacje na temat możliwości tego rozwiązania.

Co oznacza skrót EOD?

EOD to skrót od zwrotu elektroniczny obieg dokumentów. 

Elektroniczny system obiegu dokumentów – co to jest?

Najprościej mówiąc, to intuicyjne i nowoczesne narzędzie lub platformy (systemy EOD), które odciążą Twoją firmę z konieczności obsługi dokumentów papierowych. 

W praktyce to Twój dodatkowy pracownik, który zajmie się przechowywaniem, generowaniem, a nawet podpisywaniem i wysyłaniem dokumentów do kontrahentów. 

Moduły systemu mają różne funkcjonalności, ale o nich napiszemy za chwilę. Prowadzisz jednoosobową działalność, a może spółkę z o.o? Sprawdź, jak działa system do obiegu dokumentów.

Jak działa system elektronicznego obiegu dokumentów?

Obieg dokumentacji to zbiór powtarzających się zadań, które zajmują mnóstwo czasu. Tworzenie umów, generowanie kopii, wysyłka, podpisywanie, weryfikowanie, archiwizowanie… 

Czy nie da się tego zautomatyzować? Można, i w tym oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów może Ci pomóc. Jak działa system? Poniższe wideo dostarczy Ci odpowiedź:

Na czym polega automatyczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?

Automatyczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie polega na cyfrowym przepływie informacji między różnymi działami i pracownikami, z minimalnym zaangażowaniem człowieka. Proces ten obejmuje automatyczne generowanie, przesyłanie i zapisywanie dokumentów, dzięki czemu zwiększa się efektywność i eliminuje ryzyko popełnienia błędów.

Dzięki temu rozwiązaniu dokumenty są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron w czasie rzeczywistym, co ułatwia współpracę i podejmowanie decyzji. Automatyczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie przyczynia się do poprawy organizacji pracy i skraca czas potrzebny na realizację procesów administracyjnych. 

Sprawdź różnice pomiędzy elektronicznym obiegiem dokumentów a tradycyjnymi metodami:

System obiegu dokumentów – dla kogo?

Spektrum zastosowania EOD jest bardzo szerokie. Skorzystają na nim prawnicy, asystenci, księgowe, a przede wszystkim właściciele firm. 

Dla kogo dedykowany jest ten system? Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Kto powinien zdecydować się na system do zarządzania obiegiem dokumentów?

  • Asystentka, która jest przytłoczona papierkową robotą
  • Prawnik, który ma mnóstwo obowiązków, spotkań i dokumentów
  • Szef sprzedaży i handlowcy na co dzień tonący w stertach papierów
  • Prezes zarządu, który ma dość przeglądania i parafowania

A to tylko kropla w morzu możliwości systemu, ponieważ w 2023 roku sprawdzi się on w każdej firmie. Nie wierzysz? Obejrzyj to wideo:

Jakie są zalety i funkcjonalności systemu EOD?

  • Usprawnione zarządzanie dokumentami
  • Zwiększona wydajność pracy
  • Ulepszona współpraca między działami firmy
  • Niższe koszty
  • Lepsza obsługa klienta

A to tylko kilka z niemal 20 zalet tego systemu. Więcej na ich temat dowiesz się z wpisu: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – Zalety

Chyba że wolisz o nich posłuchać, to w takim razie obejrzyj poniższe wideo:

Jak EOD wpływa na poszczególnie etapy pracy?

Poniżej odniesiemy się krótko do tego, w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów wpłynie na konkretne etapy prac z dokumentacją.

Wdrożenia

Elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do poprawy procesów wdrożeniowych w firmie. Dzięki niemu możliwe jest szybkie przesyłanie i sprawdzanie dokumentów, co eliminuje potrzebę ich drukowania i transportowania między różnymi działami. 

Ponadto elektroniczny obieg dokumentów umożliwia łatwe śledzenie postępu prac, dzięki czemu zarządzanie projektem staje się bardziej efektywne. Automatyzacja tego procesu pozwala również zaoszczędzić czas i zasoby, które mogą być lepiej wykorzystane do innych zadań. W rezultacie, wdrożenia w firmie są bardziej płynne i oszczędne. 

Zmiany powdrożeniowe

Elektroniczny obieg dokumentów poprawia zmiany powdrożeniowe w firmie na wiele sposobów:

  • Po pierwsze, eliminuje konieczność drukowania, skanowania i przesyłania fizycznych dokumentów, co oszczędza czas i pieniądze. 
  • Po drugie, ułatwia kontrolę nad dokumentacją, umożliwiając szybkie wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie informacji. 
  • Po trzecie, elektroniczny obieg dokumentów usprawnia komunikację między pracownikami, umożliwiając szybką wymianę informacji i synchronizację działań. 
  • Wreszcie, elektroniczny obieg dokumentów zwiększa bezpieczeństwo i poufność danych, zapewniając kontrolowane i zabezpieczone dostępy do dokumentów. 

Workflow i cashflow

EOD może przyśpieszyć pracę w biurze nawet o 80%. Więcej na ten temat dowiesz się z tego artykułu: Optymalizacja kosztów w firmie dzięki EOD

Weryfikacja

Elektroniczny obieg dokumentów  kontroluje zadania i wysyła przypomnienia, dzięki czemu każda osoba pracująca przy umowie na bieżąco śledzi status. Od teraz negocjacje z klientem staną się przyjemnością.

Skrócenie czasu pracy

Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego wideo:

Zdalne podpisywanie dokumentów Twojej firmy

Kilkoma kliknięciami przesyłasz zatwierdzone dokumenty do klienta i czekasz na podpisy. System do EOD monitoruje status i wysyła przypomnienia. Niczym nie musisz się martwić. Cały proces jest zautomatyzowany.

Tworzenie kopii zapasowych

Dzięki systemowi wszyscy specjaliści mogą pracować równocześnie na jednej wersji umowy. Masz 80% mniejszą szansę na przesłanie niepoprawnej wersji dokumentów papierowych.

Zastosowanie systemu EOD

Warto podkreślić, że system EOD to narzędzie skrojone na miarę potrzeb działów księgowych. Dlaczego? Odpowiedź znajdziesz w poniższym wideo:

Jakie znaczenie ma obieg dokumentów w firmie?

Po dotarciu do tego miejsca zapewne widzisz istotę zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Jednak to nie koniec! By wzbogacić Twoją wiedzę, poza rekomendacją systemu pomożemy Ci również lepiej zorganizować i usprawnić zarządzanie dokumentacją.

Tutaj znajdziesz poradnik, który pomoże Ci to osiągnąć: Jak usprawnić zarządzanie obiegiem dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – Program – W czym Ci pomoże?

Procedura drukowania, skanowania, przepisywania i archiwizowania dokumentów niesie ze sobą swoje koszty. To także wiąże się z poniesieniem kosztów związanych z czasem pracowników. Jednak dzięki zastosowaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentacji można wprowadzić cyfryzację do firmy, co umożliwi zoptymalizowanie wydatków i zwiększenie wydajności procesowania dokumentów o 80%. Dzięki temu można zaoszczędzić aż 10 000 złotych rocznie przy 500 umowach. Dążąc do zmniejszenia kosztów, zyskuje się także na oszczędności czasu.

Elektroniczny obieg faktur – Jak wybrać system do obsługi dokumentacji?

To temat, nad którym warto się pochylić i dobrze zastanowić. By ułatwić Ci podjęcie decyzji, przygotowaliśmy 2 poradniki na temat tego, jakie rozwiązania są dostępne na rynku, i który z nich warto wybrać:

Jakie rodzaje pism może obsługiwać system EOD?

  • Umowa ramowa o współpracy 
  • Umowa o dzieło 
  • Umowa B2B 
  • Umowa o przeniesienie praw autorskich 
  • Umowa o zakazie konkurencji 
  • Umowa zlecenie 
  • Pismo do banku 
  • Umowa o pracę 
  • Faktura 
  • Umowa na projekt 
  • Umowa z autorem – licencja wyłączna 
  • Dokument wewnętrzny w firmie 
  • Przetarg 
  • Umowa z autorem – licencja niewyłączna

System obiegu dokumentów w firmie – Jak stworzyć?

Nie wiesz, jak stworzyć system efektywnego obiegu dokumentów w firmie? W takim razie pozwól, że Ci pomożemy. Na to składają się dwa kroki. Pierwszy to wybór dobrego systemu, czyli np. Hatiroo, a drugi to organizacja wewnętrznych procedur, o czym napisaliśmy obszerny poradnik, który znajdziesz tutaj: Jak zorganizować przepływ dokumentów w firmie

Podsumowanie

Teraz już wiesz, czym jest EOD i jak pomoże pomóc Twojej firmie. Zyskaj czas i uwolnij budżet od zbędnych kosztów. Niech Twoja firma zacznie się rozwijać w elektronicznym tempie. Umów się na konsultację, podczas której zaprezentujemy, jak działa elektroniczny obieg dokumentów w praktyce.

Kliknij i umów się na spotkanie: Elektroniczny obieg dokumentów