Zarówno duże, jak i małe firmy muszą mierzyć się z dużą ilością biurokracji, która wymusza na nich wzmożony obieg dokumentacji. Szczególnie przeciążone są działy kadr, księgowości, archiwizacji lub zamówień. Niestety wiąże się to z wieloma problemami takimi jak zagubione faktury lub niedotrzymane terminy płatności. Na szczęście istnieją metody na poprawę działania tego systemu. Jak usprawnić zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie? Warto postawić na elektroniczny obieg dokumentów!
Jak wygląda tradycyjny obieg faktur i innych dokumentów w firmie?
Pomimo coraz mocniej rozwijających się systemów usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstw w dalszym ciągu małe firmy nie wykorzystują możliwości, które dają tego typu systemy.
Właściciele małych firm nie decydują się na korzystanie z cyfrowych udogodnień, ze względu na małą ilość pracowników. Nie zdają sobie jednak sprawy, że tradycyjny obieg dokumentów jest wyjątkowo nieefektywny.
Przekazywanie dokumentów firmowych w formie fizycznej oraz mailowej po pierwsze zajmuje bardzo dużo czasu, a po drugie powoduje, że ważne dla funkcjonowania firmy dokumenty giną, są niszczone lub pomijane. Bardzo ważne jest również to, że tradycyjny obieg dokumentacji bardzo często przyczynia się do wycieku poufnych informacji.
Dlaczego warto usprawnić obieg dokumentów w firmie?
Jeśli chcesz poprawić działanie swojego przedsiębiorstwa najlepiej zacząć od usprawnienia obiegu dokumentów poprzez wprowadzenie cyfryzacji. Odpowiednie oprogramowanie posiadające wiele nowoczesnych funkcjonalności takich jak OCR (optyczne rozpoznawanie tekstu) pomoże Ci to usprawnić.
Wśród największych zalet, jakie daje system elektronicznego obiegu dokumentów, należy wyróżnić:
- Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności – sprawny obiegu dokumentów pozwala na szybszą wymianę informacji między pracownikami, co przekłada się na oszczędność czasu oraz zwiększenie efektywności w wykonywaniu innych zadań.
- Uniknięcie błędów – lepsze zarządzanie dokumentacją pozwala lepiej kontrolować procedury i przepływ informacji a co za tym idzie zmniejszeniu ilości popełnianych błędów.
- Większe bezpieczeństwo – wykorzystanie m.in. elektronicznych plików pdf zabezpiecza przed zniszczeniem lub utratą papierowych dokumentów, a także zapewnia kontrolę dostępu i zabezpieczenie informacji przed nieautoryzowanym wglądem postronnych osób.
- Poprawa współpracy między pracownikami – dzięki usprawnieniu obiegu dokumentów można zapewnić lepszą komunikację między pracownikami, co przyczynia się do poprawy koordynacji działań i wzrostu jakości pracy.
- Obniżenie kosztów – poprawny obieg dokumentów może pomóc w zmniejszeniu kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów.
Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie pozwoli na tworzenie, wyszukiwanie i przeglądanie wielu rodzajów pism, takich jak umowy, faktury, przetargi i wiele innych.
Drukowanie, skanowanie, przepisywanie i archiwizowanie dokumentów kosztuje. Tak samo, jak czas pracowników, za który trzeba zapłacić. Z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo możesz zoptymalizować koszty firmy, zwiększając wydajność procesowania dokumentów o 80% i oszczędzając 10 000 zł przy 500 umowach rocznie.
Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami nie jest procesem bardzo skomplikowanym. Wymaga jednak od każdej firmy wytypowania osoby, która dobrze zna jej funkcjonowanie od podszewki. Przed wdrożeniem systemu obiegu dokumentów należy wykonać analizę potrzeb firmy i ustalić jakie moduły, udogodnienia czy integracje będą konieczne. Dopiero po ustaleniu i zatwierdzeniu planu wdrożenia można przejść do całego procesu.
Więcej na temat możliwości z zastosowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów dowiesz się z poniższego wideo:
Jak usprawnić zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie?
Na pewno warto przemyśleć wdrożenie elektrycznego przepływu dokumentów w swojej firmie. Obieg informacji i dokumentów umożliwia znaczne przyspieszenie i ułatwienie pracy dla większości działów. Dzięki czemu stają się one jeszcze wydajniejsze. Jeśli jeszcze się wahasz, sprawdź jak dokładnie wygląda oferowany przez nas system elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo.
