Każda firma musi borykać się z olbrzymią ilością biurokracji i papierologii. Nawet mniejsze przedsiębiorstwa na co dzień muszą walczyć z dużą ilością faktur i dokumentacji, które nie docierają tam, gdzie powinny lub giną w odmętach firmowych segregatorów. Jeśli prowadzisz firmę, na pewno zastanawiasz się jak zorganizować przepływ dokumentów. W tym artykule odpowiemy na to pytanie oraz pokażemy, dlaczego warto postawić na elektroniczny obieg dokumentów.
Czym jest biurowy przepływ dokumentów?
Proces obiegu dokumentów stanowi fundamentalną część funkcjonowania firm, polegającą na przekazywaniu różnorodnych informacji pomiędzy działami.
Te informacje mogą obejmować umowy pomiędzy firmami, dokumenty sprzedażowe, faktury, korespondencję i wiele innych. Prawidłowe działanie przepływu dokumentów jest podstawową funkcjonalnością dobrze prosperującej firmy.
Jakie efekty daje sprawny obieg dokumentów?
Wprowadzenie skutecznego systemu biurowego przepływu dokumentów ma wiele zalet. Przede wszystkim może przyspieszyć działanie organizacji, zwiększyć produktywność pracowników oraz poprawić jakość obsługi klienta poprzez lepszą dostępność i wymianę informacji.
Wśród głównych zalet wdrożenia poprawnego obiegu warto wymienić m.in.:
- Ułatwiony przepływ informacji – lepsze procedury przekazywania dokumentów między pracownikami i działami w organizacji, co przyspiesza podejmowanie decyzji.
- Lepsza kontrola – system obiegu dokumentów pozwala na śledzenie, kto ma dokument w danym momencie, jak długo jest w danym etapie procesu i kto jest odpowiedzialny za jego przetworzenie.
- Zapewnienie zgodności i audytu – zorganizowany obieg dokumentów pozwala wprowadzić archiwizację zgodną z zasadami przechowywania dokumentów. Może to obejmować automatyczne przechowywanie dokumentów przez określony czas, zabezpieczenie poufności danych i śledzenie historii zmian.
- Optymalizacja procesów – analiza biurowego przepływu dokumentów pomaga w zarządzaniu i identyfikowaniu opóźnień oraz nieefektywnych etapów pracy.
Jak można usprawnić obieg dokumentów w firmie? – 5 zasad
Usprawnianie procesu obiegu dokumentów jest bardzo ważne. Firma dobrze działająca wewnątrz lepiej radzi sobie również na zewnątrz. Aby poprawić działanie obiegu, warto wprowadzać zasady mające na celu poprawę stanu rzeczy.
Oto 5 najważniejszych zasad organizacji obiegu dokumentów. Dodatkowo wskazujemy, jak w każdym z tych etapów pomoże Ci system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo.
Zadbaj o bezpieczeństwo informacji i procesu udostępniania
Skończ z wysyłaniem kopii umowy mailowo. Z Hatiroo® wszyscy specjaliści mogą pracować równocześnie na jednej wersji umowy. Masz 80% mniejszą szansę na przesłanie niepoprawnej wersji dokumentu.
Zapewnij kontrolę elektronicznego obiegu dokumentów.
Hatiroo® automatycznie kontroluje zadania i wysyła przypomnienia, dzięki czemu każda osoba pracująca przy umowie na bieżąco śledzi status. Od teraz negocjacje z klientem staną się przyjemnością.
Stwórz przejrzystą strukturę dokumentów
Dzięki systemowi Hatiroo® w kilka chwil wygenerujesz umowę ze wzoru, a dane kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. To pozwala Ci zaoszczędzić nawet 60% czasu na przygotowanie dokumentów.
Postaw na współdzielenie dokumentów
Kilkoma kliknięciami przesyłasz zatwierdzone dokumenty do DocuSign® i czekasz na podpisy. Hatiroo® monitoruje status i wysyła przypomnienia. Niczym nie musisz się martwić. Cały proces jest zautomatyzowany.
Dostarcz księgowości prosty i łatwy w obsłudze program
Elektroniczne repozytorium pozwala Ci na szybki dostęp do umów sprzed kilku lat. Koniec z szukaniem umów w starych szafach. Wystarczy kilka kliknięć, aby odnaleźć szukany dokument. Brak nerwów, masa satysfakcji.
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych – Ułatwienie i przyspieszenie pracy
Coraz więcej dużych, ale i małych firm przechodzi na systemy do elektronicznego obiegu dokumentów. Nic w tym dziwnego, ponieważ potrafią one znacznie ułatwić i przyspieszyć pracę oraz komunikację pomiędzy działami. System do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na tworzenie pism, przechowywanie faktur od kontrahentów, wysyłanie umów i faktur do innych firm. Jest to znacznie szybsze niż np. korzystanie z tradycyjnej poczty.
Dzięki automatyzacji procesów podziałowi projektów i zarządzaniu dokumentami zadania te stają się o wiele prostsze i bardziej przyjemne. Nie ma już konieczności ręcznego pisania dokumentów, ich drukowania czy przenoszenia z jednego miejsca do drugiego. Wszystko to można zrobić za pomocą kilku kliknięć myszy, co znacznie ułatwia i przyspiesza cały proces.
A więcej o korzyściach płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów dowiesz się z poniższego wideo:
Organizacja przepływu dokumentów – Podsumowanie
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie to już przeszłość. Jeśli chcesz poprawić przepływ dokumentacji w swoim biurze postaw na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
Szukasz dobrego programu do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie? Sprawdź Hatiroo! Wejdź na stronę – system elektronicznego obiegu dokumentów i dowiedz się więcej.
