System e-Doręczeń to nowoczesne rozwiązanie usprawniające oficjalną komunikację między podmiotami publicznymi, firmami i obywatelami. Od 1 stycznia 2025 r. korzystanie z tej usługi stanie się obowiązkowe dla wielu instytucji. W tym artykule znajdziesz kluczowe informacje dotyczące e-Doręczeń, ich funkcjonowania oraz korzyści, jakie oferują.
E-doręczenia – co to jest?
E-Doręczenia to system umożliwiający elektroniczne przesyłanie oficjalnej korespondencji w sposób bezpieczny, szybki i zgodny z przepisami prawa. Wysyłane dokumenty mają taką samą wartość prawną jak listy polecone z potwierdzeniem odbioru.
Na czym polega usługa e-doręczeń?
System e-Doręczeń zapewnia:
- Pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy.
- Bezpieczeństwo przesyłanych danych.
- Elektroniczne potwierdzenie nadania i odbioru wiadomości.
- Integrację z systemami administracji publicznej i firm.
Harmonogram obowiązku korzystania z e-Doręczeń
Obowiązek wdrażania e-Doręczeń przez podmioty publiczne zależy od ich rodzaju i jest rozłożony w czasie.
Czy firmy korzystają już z e-Doręczeń?
Obowiązek dotyczy firm rejestrujących się w KRS po 1 stycznia 2025 r. oraz składających wniosek o wpis do CEIDG. Pozostałe firmy wdrożą e-Doręczenia zgodnie z harmonogramem, choć mogą już teraz założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń. Szczegóły na Biznes.gov.pl.
Terminy obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń dla jednostek publicznych
- Powiatowe urzędy pracy – od 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczeń elektronicznych, a od 1 października 2029 r. dla doręczeń hybrydowych.
- Miejskie i gminne ośrodki pomocy społecznej – od 1 stycznia 2025 r. (elektroniczne), od 1 października 2029 r. (hybrydowe).
- Powiatowe centra pomocy rodzinie (PCPR) – te same terminy co dla jednostek samorządowych.
- Przedszkola, szkoły i placówki oświatowe – termin zależy od organu prowadzącego:
- Jednostki samorządu terytorialnego – 1 stycznia 2025 r. (elektroniczne), 1 października 2029 r. (hybrydowe).
- Ministerstwa – 1 stycznia 2025 r. (pełne wdrożenie).
- Wojewódzkie urzędy pracy – 1 stycznia 2025 r. (elektroniczne), 1 października 2029 r. (hybrydowe).
- Jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek – termin taki sam jak organu prowadzącego:
- Samorządy – 1 stycznia 2025 r. (elektroniczne), 1 października 2029 r. (hybrydowe).
- Ministerstwa – 1 października 2024 r. (pełne wdrożenie).
Kto musi mieć e-doręczenia od 1 stycznia 2025?
Obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. obejmie:
- Podmioty publiczne (urzędy, samorządy, szkoły, placówki oświatowe).
- Firmy rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 r.
- Zawody zaufania publicznego (notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi).
Czy e-doręczenia będą obowiązkowe dla wszystkich?
Nie. Obywatele nie mają obowiązku korzystania z e-Doręczeń, ale mogą dobrowolnie założyć skrzynkę.
Jak założyć adres i skrzynkę e doręczeń
- Wypełnij wniosek online na edoreczenia.gov.pl lub biznes.gov.pl.
- Przejdź weryfikację tożsamości.
- Otrzymaj adres do e-Doręczeń i aktywuj skrzynkę.
Jak wygląda adres do doręczeń elektronicznych?
Adres ma format: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:
- AE oznacza adres elektroniczny,
- PL to kod kraju,
- X, Y, Z to indywidualne oznaczenia identyfikacyjne.
Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?
Koszty wysyłki dokumentów przez e-Doręczenia zależą od nadawcy i odbiorcy:
- Bezpłatna jest korespondencja między podmiotami publicznymi oraz wiadomości wysyłane przez obywateli i firmy do urzędów i instytucji publicznych.
- Podmioty publiczne ponoszą koszty wysyłki dokumentów do obywateli, firm i innych organizacji niepublicznych.
- Obywatele i firmy muszą zapłacić za przesyłki, jeśli korespondencja odbywa się wyłącznie między nimi, np. między dwiema firmami lub firmą a osobą prywatną.
Czy skrzynka e-Doręczeń zastąpi ePUAP?
Tak, usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jaką są e-Doręczenia, stopniowo zastąpi platformę ePUAP w zakresie oficjalnej korespondencji urzędowej. System ten zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa oraz integrację z publiczną usługą doręczeń elektronicznych. Pozostałe usługi ePUAP, takie jak np. składanie wniosków, zostaną przeniesione do innych systemów.
Rejestrowane doręczenie elektroniczne pozwala na oficjalne przesyłanie dokumentów, zapewniając jednocześnie potwierdzenie ich odbioru przez adresata. W celu korzystania z e-Doręczeń należy złożyć wniosek o adres do e-doręczeń i zarejestrować się w bazie adresów elektronicznych.
Co grozi za brak skrzynki do e-doręczeń?
Podmioty prawnie zobowiązane do posiadania skrzynki do e-Doręczeń, takie jak firmy zarejestrowane w CEIDG czy spółki prawa handlowego, mogą napotkać konsekwencje za jej brak. Przykładowo, ich oficjalne wnioski mogą być odrzucane przez urzędy, a kontakt z administracją publiczną stanie się utrudniony.
Ponadto, w przypadku konieczności doręczenia pisma drogą elektroniczną, instytucje będą przesyłać je wyłącznie na adres w bazie adresów elektronicznych. Warto dodać, że system wysyła powiadomienia na adres e-mail do powiadomień, dzięki czemu użytkownik ma świadomość otrzymania korespondencji.
Kto może być administratorem skrzynki e-doręczeń?
Administratora skrzynki e-Doręczeń może wyznaczyć podmiot rejestrujący. W przypadku firmy może to być jej właściciel, wyznaczony pracownik, a nawet zewnętrzny dostawca usługi zajmujący się obsługą doręczeń elektronicznych.
Administrator odpowiada za zarządzanie korespondencją oraz konfigurację ustawień powiadomień, np. wprowadzenie adresu e-mail do powiadomień. Każdy podmiot zarejestrowany w CEIDG może złożyć wniosek o adres do e-doręczeń w bazie adresów elektronicznych.
Jak wysłać pismo przez e-doręczenia?
Aby wysłać dokument przez usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, należy wykonać kilka prostych kroków:
- Zalogować się do skrzynki e-Doręczeń za pomocą profilu zaufanego lub innej metody uwierzytelniania.
- Wybrać opcję „Nowa wiadomość”.
- Wprowadzić adresata, korzystając z bazy adresów elektronicznych.
- Załączyć wymagane dokumenty.
- Wysłać wiadomość i poczekać na potwierdzenie nadania. Po wysłaniu dokumentu użytkownik otrzymuje rejestrowane potwierdzenie nadania, a odbiorca może odebrać pismo w swoim systemie e-Doręczeń.
Kiedy pismo elektroniczne uznaje się za doręczone?
Pismo wysłane za pośrednictwem e-Doręczeń uznaje się za doręczone w momencie:
- Odebrania go przez adresata.
- Po upływie 14 dni od wysłania, jeśli odbiorca nie odebrał wiadomości (tzw. fikcja doręczenia). System wysyła powiadomienia o nowej korespondencji na podany adres e-mail do powiadomień.
Kto to jest Kwalifikowany Dostawca Usług?
Kwalifikowany dostawca usług (KDU) to podmiot, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie mógł świadczyć komercyjną usługę e-Doręczeń. Za pomocą takiej skrzynki e-Doręczeń będzie możliwa komunikacja z podmiotami publicznymi i pomiędzy podmiotami niepublicznymi (w tym między obywatelami a firmami).
Czy można zrezygnować z doręczeń elektronicznych?
Tak, osoby fizyczne mogą zrezygnować z usługi e-Doręczeń, jednak podmioty zobowiązane, takie jak firmy zarejestrowane w CEIDG, nie mają takiej możliwości. Rezygnacja wymaga złożenia odpowiedniego wniosku w systemie lub u dostawcy usługi.
E-Doręczenia – czy warto? Korzyści z e-Doręczeń
- Oszczędność czasu i pieniędzy – brak konieczności wysyłania papierowych dokumentów za pośrednictwem Poczty Polskiej.
- Bezpieczeństwo – rejestrowane doręczenie elektroniczne zapewnia szyfrowanie danych oraz ich przechowywanie w zaufanym systemie.
- Wygoda – możliwość załatwienia spraw urzędowych online, bez konieczności wychodzenia z domu.
- Pewność doręczenia – każda wysyłka posiada rejestrowane potwierdzenie nadania i odbioru.
- Integracja z innymi systemami – usługa e-Doręczeń jest powiązana z publiczną usługą doręczeń elektronicznych i bazą adresów elektronicznych, co zapewnia szerokie możliwości kontaktu z administracją.
Warto zapoznać się z najczęściej zadawanymi pytaniami na temat usługi, aby w pełni wykorzystać jej możliwości i uniknąć ewentualnych problemów z obsługą skrzynki e-Doręczeń.
Profesjonalne wdrożenie e-Doręczeń z eSIGN – postaw na ekspertów!
Szukasz rzetelnego partnera do wdrożenia e-Doręczeń w Twojej firmie? Postaw na sprawdzone rozwiązania i doświadczenie specjalistów z eSIGN! Oferujemy kompleksową obsługę, zgodność z obowiązującymi przepisami oraz pełne wsparcie na każdym etapie wdrożenia. Dzięki nam szybko i bezproblemowo dostosujesz swoją firmę do nowych wymagań cyfrowej komunikacji. Nie ryzykuj – wybierz eSIGN i zyskaj pewność, że Twoje e-Doręczenia działają sprawnie i bezpiecznie!
