Prowadzisz przedsiębiorstwo, w którym obieg faktur, zbieranie podpisów, wysyłanie formularzy, pism i przydzielanie uprawnień do edycji dokumentów zabiera Ci mnóstwo czasu? Szukasz funkcjonalnego systemu obiegu dokumentów, który będzie intuicyjny i dostępny zdalnie (mobilnie)? Dowiedz się, jak łatwo usprawnić tradycyjny system obiegu dokumentów.
Obieg dokumentów w firmie a workflow – Statystyki
Obieg dokumentów w firmie i workflow to ważne aspekty każdego udanego biznesu. Sprawny obieg zapewnia, że wszystkie dokumenty są odpowiednio dystrybuowane do właściwych osób, podczas gdy przepływ pracy zapewnia, że wszystkie zadania są wykonywane prawidłowo i na czas.
Statystyki pokazują, że firmy z wdrożonym przejrzystym systemem obiegu dokumentów mogą zredukować czas przetwarzania dokumentów nawet o 40%, podczas gdy te z dobrze zdefiniowanym przepływem pracy mogą zaoszczędzić do 25% swoich całkowitych kosztów operacyjnych.
Zapewniając efektywność obu tych procesów, firmy mogą nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale także poprawić ogólną produktywność.
Jakie narzędzia można zastosować do poprawy przepływu dokumentów i informacji w firmie?
Przepływ dokumentów i informacji w firmie można usprawnić za pomocą różnych narzędzi.
Do najpopularniejszych zalicza się:
- Oparte na chmurze systemy zarządzania dokumentami pozwalają użytkownikom bezpiecznie przechowywać, organizować i udostępniać dokumenty z dowolnego urządzenia lub miejsca.
- Programy do obsługi wiadomości błyskawicznych, takie jak Slack lub Skype for Business, zapewniają pracownikom sposób na szybką i łatwą komunikację między sobą bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail.
- Oprogramowanie do zarządzania projektami może również pomóc w usprawnieniu procesów i utrzymaniu wszystkich na ścieżce zadań wobec terminów.
- Narzędzia analityki biznesowej mogą zapewnić cenny wgląd w funkcjonowanie firmy na poziomie strukturalnym, co umożliwia wskazanie “wąskich gardeł” blokujących rozwój.
Jak zwiększyć kontrolę i zautomatyzować obieg dokumentów?
Jeśli chcesz zwiększyć kontrolę i zautomatyzować przepływ pracy, możesz podjąć kilka kroków.
- Po pierwsze – stwórz jasną strukturę zadań, które muszą być wykonane – pomoże to zachować odpowiednią kolejność.
- Po drugie – dokumentuj procesy i procedury, aby każdy zaangażowany wiedział, co i kiedy należy zrobić.
- Po trzecie – wykorzystaj narzędzia automatyzacji, takie jak oprogramowanie do obsługi obiegu dokumentów lub systemy zarządzania procesami biznesowymi, aby skonfigurować procesy, które usprawnią przepływ pracy.
- Po czwarte – należy zapewnić pętle informacji zwrotnej, aby interesariusze mogli mierzyć postępy i wprowadzać wszelkie niezbędne zmiany.
Korzystając z tego typu rozwiązań i narzędzi, firmy mogą uprościć swoje procesy przepływu pracy i zapewnić, że informacje przemieszczają się między działami w sposób efektywny.
Ale to nie wszystko. Stworzenie dogodnych warunków pracy, jak i optymalizacja procesów produkcyjnych to ważny element, jednak czy jedyny, na którym warto się skupić?
Jeśli prowadzisz firmę, to doskonale wiesz, że wyrażanie zgód na przetwarzanie, obsługa wniosków urlopowych, czy nawet zwyczajne podpisywanie dokumentów kosztowych to zajęcie czasochłonne. Jak więc to usprawnić?
Jak usprawnić system obiegu dokumentów?
Usprawnienie systemu obiegu dokumentów wymaga kompleksowego spojrzenia na istniejące procesy. Przeanalizuj to, co obecnie funkcjonuje i zidentyfikuj obszary wymagające poprawy. Jeśli jest ich dużo, to nie będzie to zadanie łatwe. Na szczęście na rynku można znaleźć rozwiązania, które Cię w tym wyręczą, a jednym z nich jest system elektronicznego obiegu dokumentów.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD)?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system, który automatyzuje proces kierowania dokumentów przez wewnętrzne procesy organizacji, takie jak zatwierdzenia, przeglądy i dystrybucja. Umożliwia on organizacjom usprawnienie działalności poprzez zapewnienie, że wszystkie dokumenty są kierowane do właściwych osób we właściwym czasie, eliminując ręczne czynności i procesy oparte na papierze.
EOD pomaga również zapewnić zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentami i bezpieczeństwa. System ten może być dostosowany do specyficznych potrzeb organizacyjnych i może integrować się z innymi systemami biznesowymi w celu zapewnienia płynnego przepływu pracy. Z EOD, organizacje mogą poprawić wydajność, zmniejszyć koszty i zwiększyć bezpieczeństwo danych.
Więcej na ten temat dowiesz się z wpisu: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – Zalety
4 korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji może przynieść znaczące korzyści:
- Po pierwsze – zapewnia organizację i strukturę procesu pracy, umożliwiając lepszą komunikację między członkami zespołu i działami.
- Po drugie – zwiększa wydajność, ponieważ czasochłonne zadania ręczne są zautomatyzowane, co pozwala pracownikom skupić się na właściwej pracy.
- Po trzecie – pomaga pracownikom zaoszczędzić czas poprzez usprawnienie procesów i zminimalizowanie powielania działań.
- Po czwarte – zwiększa produktywność, ponieważ dokumenty mogą być szybko i bezpiecznie przesyłane z jednego miejsca do drugiego.
A jednym z systemów, który doskonale wpisuje się w potrzeby nowoczesnych firm jest elektroniczny system obiegu dokumentów Hatiroo
Oprogramowanie Hatiroo – Czy wdrożenie systemu poprawi przepływ informacji w całej firmie?
Poznaj 10 zalet tego systemu:
- Hatiroo to system, który daje możliwość dostępu z poziomu przeglądarki na dowolnym urządzeniu, podobnie jak do skrzynki e-mail.
- System jest wdrażany jako integralna część infrastruktury serwerowej lub chmurowej firmy.
- Hatiroo integruje się z Active Directory, a dostęp do niego jest nadawany na zasadzie utworzenia nowego, firmowego konta e-mail.
- System eliminuje konieczność wysyłania załączników w e-mail, co zwiększa bezpieczeństwo i ułatwia edytowanie dokumentów na serwerze.
- Hatiroo oferuje możliwość pracy równoległej wielu osób, co skraca czas opiniowania dokumentów.
- Dokumenty przechowywane są na firmowym OneDrive i można z nimi pracować tak samo, jak na Teams czy SharePoint.
- System usprawnia proces zbierania podpisów elektronicznych, skracając go do kilku minut, wykorzystując platformy Autenti i DocuSign.
- Klienci mogą złożyć podpis za darmo w ramach Twojej licencji i mają możliwość wyrobienia e-podpisu przez wideoweryfikację.
- Hatiroo pozwala na oszczędzenie tysięcy złotych na obiegu, wysyłce i archiwizowaniu dokumentów.
- Przed zakupem systemu Hatiroo można go przetestować wobec procesów zachodzących w firmie.
Więcej na temat Hatiroo dowiesz się tutaj: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Jak usprawnić system obiegu dokumentów – Podsumowanie
Teraz już wiesz, że usprawnienie obiegu dokumentów w firmie ma niebagatelny wpływ na wydajność pracy. Jeśli chcesz już dziś postawić krok w kierunku optymalizacji procesów związanych z obsługą dokumentacji, to zapraszamy do zapisu na konsultację, podczas której zaprezentujemy nasz system w praktyce: Umów się na konsultację
