//Dlaczego warto podpisywać umowy i faktury elektronicznie?

Dlaczego warto podpisywać umowy i faktury elektronicznie?

Ile razy przyszło Ci czekać na egzemplarz umowy, zanim druga strona ją podpisała i odesłała? Być może sam otrzymałeś do podpisu umowę, którą Twój kontrahent podpisał elektronicznie, lecz Ty nie mogłeś odpowiedzieć tym samym i przyspieszyć całej procedury? Czy nie masz większego poczucia bezpieczeństwa kiedy otrzymujesz dokument podpisany elektronicznie? Daj takie poczucie bezpieczeństwa również Twoim partnerom i klientom.

W dzisiejszym świecie technologii i informacji, kiedy czas obiegu dokumentów ma niebagatelne znaczenie, postęp wymusza na nas dokonywanie coraz większej liczby czynności prawnych przez internet. Żeby jednak te czynności przyśpieszyć niezbędny jest podpis elektroniczny – dziś już nie tylko używany przez przedsiębiorców, ale zdobywający popularność, również wśród konsumentów

Bezpieczeństwo ponad wszystko

Podpis elektroniczny jest regulowany ustawą z dnia 18 września 2001 roku na mocy której musi spełniać następujące kryteria, dzięki którym jest w pełni bezpieczny:

  • jest podporządkowany do osoby fizycznej składającej podpis,
  • informuje, czy osoba składająca e-podpis działa we własnym imieniu, jako pełnomocnik innej osoby fizycznej lub prawnej, czy reprezentuje inną jednostkę posiadającą lub nie osobowość prawną, bądź organ władzy publicznej,
  • jest sporządzony przy pomocy urządzeń i danych, które podlegają wyłącznej kontroli osoby fizycznej składającej podpis,
  • jakakolwiek jego zmiana jest rozpoznawalna.

Już powyższe 4 czynniki sprawiają, że podpis elektroniczny z pewnością jest bezpieczniejszy niż podpis odręczny, który aż tylu zabezpieczeń nie posiada.

Podpisywanie umów

Ostatnia nowelizacja kodeksu cywilnego mówi o nowych formach dotyczących czynności prawnych, tzn. że oprócz formy pisemnej i elektronicznej, umowę można również sporządzić w formie dokumentowej.

Zgodnie z nowelizacją „dokumentem” tym jest każdy nośnik, który umożliwia odczytanie na nim informacji, a zatem podpisać każdą umowę można nawet w formie wiadomości sms, nagrania audio czy wideo, lecz jak można się domyślać, żadna z tych form nie jest tak bezpieczna jak podpis elektroniczny, który całkowicie identyfikuje osobę podpisującą i dodatkowo jest potwierdzony przez firmę, która wystawiła ePodpis.

Zachowanie formy elektronicznej tylko z bezpiecznym podpisem elektronicznym

Często mamy do czynienia z klauzulą mówiącą, że umowa musi być podpisana z zachowaniem formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności – jednak wysłanie skanu dokumentu poprzez pocztę elektroniczną nie oznacza dochowania formy elektronicznej. Do zachowania tej formy niezbędny jest bezpieczny podpis elektroniczny.

Jest to bardzo istotne z tego względu, iż z niedotrzymaniem odpowiedniej formy umowy, czy np. dokumentów przetargowych mogą wiązać się olbrzymie kary, zdarza się jednak że przedsiębiorcy nie mają świadomości, o tym jak należy tej formy dochować.

Podpisywanie faktur

Wielu przedsiębiorców przyzwyczaiło się do tego, że faktura wystawiona elektronicznie nie musi być podpisana. To prawda, ponieważ zgodnie z ostatnim rozporządzeniem faktura musi mieć jedynie zapewnioną autentyczność i integralność, co wg wielu interpretacji spełnione jest już poprzez wysłanie jej w formie pliku PDF za pomocą poczty e-mail.

Lecz dzisiaj w dobie wielu zagrożeń związanych z cyberprzestępczością każdy haker jest w stanie taki „goły” plik PDF przejąć i zastąpić go innym dokumentem. Zapewne nie zrujnuje nikogo przejęcie i podstawienie fałszywych danych do faktury na kilkaset zł, lecz co jeśli zostanie sfałszowana faktura opiewająca na kwotę kilkaset tysięcy, od której będzie zależeć być albo nie być firmy? Nie tylko pociągnie to za sobą ogromne konsekwencje finansowe, ale również może być problemem w dochodzeniu roszczeń na drodze sądowej, kiedy sąd zarzuci niedochowanie wystarczających procedur bezpieczeństwa.

Warto również zauważyć, że faktura podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym to również spokojna głowa podczas kontroli Urzędu Skarbowego, który może zakwestionować jej autentyczność, gdy nie będzie widniał na niej żaden podpis.

Nie zostań w tyle za konkurencją, zrób pierwszy krok ku cyfryzacji swojej firmy

Obecnie w Polsce realizowany jest program cyfryzacji państwa. Coraz więcej spraw można zrealizować dzięki podpisowi elektronicznemu, niebawem nawet urzędy zamienią pocztę tradycyjną na elektroniczną.

W mgnieniu oka podpis elektroniczny staje się standardem, który dla Twoich potencjalnych partnerów i klientów stanowi także świadectwo tego, jak Twoja firma jest zabezpieczona i przygotowana do zmian technologicznych.

Od kilku lat pomagamy zarówno prywatnym przedsiębiorcom, jak i jednostkom państwowym dostosowywać się do tych cyfrowych zmian.

Kliknij i dowiedz się więcej na temat podpisu elektronicznego i jego zastosowania, a następnie wybierz pakiet dostosowany do Twoich potrzeb. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub pytań związanych z wdrożeniem podpisu elektronicznego w Twojej firmie jesteśmy do dyspozycji.

2019-01-21T12:39:55+02:00