Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31 grudnia 2024 r., które po 30 czerwca 2025 r. dokonają jakiejkolwiek zmiany we wpisie, będą zobowiązane do złożenia wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Tym samym zostaną wpisane do bazy adresów elektronicznych, co umożliwi im prowadzenie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Od kiedy e-Doręczenia dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
Od 1 lipca 2025 r., każda zmiana wpisu w CEIDG przez podmiot niepubliczny zarejestrowany do końca 2024 roku wymagać będzie posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Obowiązek ten wynika z procesu cyfryzacji administracji publicznej oraz wdrażania systemu e-Doręczeń, który ma na celu usprawnienie i ujednolicenie sposobu doręczania korespondencji. Adres ten będzie aktywowany po złożeniu wniosku i dostępny w bazie adresów elektronicznych prowadzonej przez ministerstwo cyfryzacji.
Czym jest adres do e-Doręczeń?
Adres do doręczeń elektronicznych to unikalny identyfikator przypisany do skrzynki do e-Doręczeń, za pomocą której możliwe jest prowadzenie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Pełni on funkcję podobną do adresu tradycyjnej skrzynki pocztowej, lecz działa w ramach systemu teleinformatycznego gwarantującego potwierdzenie odbioru, integralność danych i bezpieczeństwo. Operator wyznaczony, którym obecnie jest Poczta Polska, zapewnia działanie tej usługi.
Czy każdy przedsiębiorca musi korzystać z e-Doręczeń?
Tak, obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, jednak w zależności od terminu rejestracji, obowiązek ten może się zaktualizować dopiero w momencie modyfikacji wpisu po 30 czerwca 2025 r. Zgodnie z art. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do utworzenia adresu elektronicznego i korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co umożliwia prowadzenie korespondencji drogą cyfrową.
Ogólny harmonogram wdrożenia e-Doręczeń
| Podmiot | Podstawa prawna | Termin wejścia w życie |
| Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy | art. 155 ust. 1 | 01.01.2025 |
| Inne organy władzy publicznej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa | art. 155 ust. 2 | 01.01.2025 |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych, KRUS i ich fundusze | art. 155 ust. 3 | 01.01.2025 |
| Narodowy Fundusz Zdrowia | art. 155 ust. 4 | 01.01.2025 |
| Agencje wykonawcze, SPZOZ-y, uczelnie publiczne, PAN, instytucje kultury itd. | art. 155 ust. 5 | 01.01.2025 |
| JST, ich związki, związki metropolitalne, samorządowe zakłady budżetowe – usługa doręczenia elektronicznego | art. 155 ust. 6 | 01.01.2025 |
| Inne podmioty publiczne | art. 155 ust. 9 | 01.01.2025 |
| JST, ich związki, związki metropolitalne, samorządowe zakłady budżetowe – usługa hybrydowa | art. 155 ust. 6 | 01.10.2029 |
| Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna | art. 155 ust. 7 | 01.10.2029 |
| Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, notariusz itd.) | — | 01.01.2025 |
| Podmioty rejestrujące się do KRS od 2025 | art. 155 ust. 10 | 01.01.2025 |
| Podmioty w KRS przed 2025 | art. 151 ust. 1 | 01.04.2025 |
| Podmioty składające wniosek do CEIDG od 2025 | art. 152 ust. 1 | 01.01.2025 |
| Podmioty zarejestrowane w CEIDG przed 2025 – zmiany po 30.06.2025 | art. 152 ust. 2 | 01.07.2025 |
| Podmioty zarejestrowane w CEIDG przed 2025 – ogólnie | art. 152 ust. 3 | 01.10.2026 |
Kwalifikowani dostawcy usług e-Doręczeń
Kwalifikowani Dostawcy Usług (KDU) to firmy, które uzyskały oficjalne uprawnienia do świadczenia kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zostali oni wpisani do specjalnego rejestru dostawców usług zaufania, co oznacza, że spełniają rygorystyczne wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności z prawem.
Kwalifikowana usługa doręczeń elektronicznych pozwala na bezpieczną wymianę dokumentów między firmami, obywatelami oraz instytucjami publicznymi. Opiera się na wykorzystaniu adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), który musi być zarejestrowany w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Każde doręczenie potwierdzane jest cyfrowo – zarówno jego wysyłka, jak i odbiór, co zapewnia jednoznaczny dowód realizacji przesyłki. Taka forma komunikacji ma taką samą moc prawną, jak tradycyjny list polecony z potwierdzeniem odbioru. Usługa gwarantuje także pełną ochronę przesyłanych treści – przed nieautoryzowanym dostępem, uszkodzeniem czy manipulacją. Korzystanie z niej może wiązać się z opłatami, które ustalają poszczególni dostawcy.
Szukasz najlepszych rozwiań? Sprawdź co mamy dla Ciebie w eSIGN.
Gdzie założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń?
W eSIGN oferujemy kompleksową usługę utworzenia skrzynki do e-Doręczeń, która pozwala przedsiębiorcom zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić elektroniczną korespondencję z administracją publiczną oraz kontrahentami. Dzięki naszej platformie nie tylko spełnisz ustawowy obowiązek, ale przede wszystkim zyskasz wygodny, bezpieczny i nowoczesny kanał komunikacji, który zastępuje listy polecone. Nasze skrzynki do e-Doręczeń, działające w oparciu o kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zapewniają potwierdzenie nadania, doręczenia i odbioru wiadomości, co daje pełną przejrzystość i pewność prawnego skutku każdej wysyłki.
Wybierz wariant dostosowany do Twoich potrzeb – Standard lub Premium
eSIGN oferuje dwa elastyczne warianty skrzynek: Standard i Premium. Dzięki nim możesz dopasować pojemność, liczbę użytkowników oraz zakres funkcji do specyfiki swojej działalności. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, kancelarię czy zarządzasz dużym zespołem – nasza oferta umożliwia skuteczne zarządzanie korespondencją elektroniczną w sposób zgodny z przepisami i wygodny na co dzień. Otrzymujesz nie tylko skrzynkę z dostępem do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), ale również pełne wsparcie techniczne i pakiet przesyłek w cenie. Zacznij swoją cyfrową transformację z eSIGN – sprawdź ofertę i załóż skrzynkę do e-Doręczeń już dziś!
Podsumowanie
System e-Doręczeń to krok w kierunku pełnej cyfryzacji administracji i przedsiębiorczości w Polsce. Wprowadza nowoczesny sposób doręczania korespondencji, oparty na publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Od 1 stycznia 2025 r. oraz w kolejnych kluczowych terminach, takich jak 1 kwietnia i 1 października, kolejne grupy podmiotów zostaną objęte obowiązkiem posiadania adresu elektronicznego. Adres ten będzie musiał zostać utworzony, zarejestrowany i zgłoszony do bazy adresów elektronicznych, zgodnie z wymaganiami ustawy o doręczeniach elektronicznych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to cyfrowa forma przesyłania oficjalnej korespondencji, która ma taką samą moc prawną jak list polecony z potwierdzeniem odbioru. Dzięki specjalnej skrzynce elektronicznej można bezpiecznie i szybko przesyłać oraz odbierać dokumenty urzędowe – bez konieczności wizyty na poczcie czy oczekiwania na doręczyciela.
Kto może i kto musi korzystać z e-Doręczeń?
Dobrowolnie:
- osoby fizyczne (obywatele)
Obowiązkowo:
- przedsiębiorcy wpisani do KRS lub CEIDG
- urzędy i inne instytucje publiczne
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi)
Kiedy zaczyna obowiązywać korzystanie z e-Doręczeń?
Terminy są różne w zależności od rodzaju podmiotu:
- Od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek dla części instytucji publicznych
- Od 1 kwietnia 2025 r. – dla firm z KRS zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 r.
- Od 1 lipca 2025 r. – dla firm z CEIDG zarejestrowanych do końca 2024 r., jeśli zmienią dane po 30 czerwca 2025 r.
- Od 1 października 2026 r. – dla pozostałych firm z CEIDG zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 r.
Czym jest okres przejściowy?
To czas, w którym podmioty mogą przygotować się do pełnego wdrożenia e-Doręczeń. Trwa on do 31 grudnia 2025 r. i umożliwia stopniowe przechodzenie na nowy system – testowanie, naukę obsługi, a także dostosowanie techniczne i organizacyjne.
Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń?
Aby rozpocząć, trzeba utworzyć adres do e-Doręczeń i dodać go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Można to zrobić na dwa sposoby:
- Przez platformę publiczną – np. Biznes.gov.pl
- Przez komercyjnego dostawcę – w tym przypadku trzeba samodzielnie złożyć wniosek o wpis do BAE.
Adres umożliwia odbiór i wysyłanie urzędowej korespondencji oraz jej przechowywanie w specjalnej skrzynce dostępnej w Koncie Przedsiębiorcy.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Jeśli założyć skrzynkę do e-Doręczeń, możesz skorzystać z pomocy specjalistów s eSIGN. Oferujemy kompleksową pomoc oraz niezbędne oprogramowanie.
Jakie informacje są potrzebne do rejestracji?
- Nazwa firmy / imię i nazwisko właściciela
- NIP, REGON, PESEL (jeśli dotyczy)
- Adres do korespondencji
- Numer KRS (dla firm z KRS)
- Adres e-mail
- Dane administratora skrzynki (jeśli wyznaczony)
Jeśli działasz jako pełnomocnik, do wniosku trzeba dołączyć pełnomocnictwo lub dokument potwierdzający uprawnienie.
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w systemie e-Doręczeń?
- Utworzenie adresu e-Doręczeń i jego rejestracja w BAE
- Regularne odbieranie i wysyłanie wiadomości
- Aktualizacja danych (np. e-maila)
- Dostosowanie się do wymogów ustawy o doręczeniach elektronicznych
Jak zaktualizować dane lub administratora skrzynki?
- Zaloguj się na edoreczenia.gov.pl
- Przejdź do opcji „Zarządzaj adresami”
- Złóż wniosek o aktualizację danych (np. administratora, adresu e-mail)
- Podpisz wniosek elektronicznie
- Oczekuj na jego rozpatrzenie
Jak usunąć adres z bazy BAE?
Jeśli chcesz usunąć adres e-Doręczeń, złóż wniosek online przez odpowiednią usługę na edoreczenia.gov.pl. Po analizie wniosku, Ministerstwo Cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu z rejestru.
