Kontrakty, systemy, umowy… To codzienność w firmie. Ilość dokumentów jest niekiedy olbrzymia, co generuje dodatkowe koszty związane z czasem i pieniędzmi. Czy można to w jakiś sposób uprościć? Oczywiście, że tak. Genialnie sprawdzi się tutaj system zarządzania kontraktami. Czym on jest i jak się nim posługiwać?

Czego się dowiesz:

  1. Czym jest system zarządzania kontaktami
  2. Czego potrzeba do zarządzania umowami
  3. 5 praktyk, które usprawnią system zarządzania dokumentami w firmie

System zarządzania kontraktami – czym jest?

Zarządzanie kontraktami to nic innego jak standaryzowany przepływ dokumentów w firmie. Duża ilość dokumentacji sprawia, że wydajność pracy jest niższa, a jednocześnie zwiększa to prawdopodobieństwo popełnienia jakiegoś błędu.

Firma nie może pozwolić sobie na pewne niedociągnięcia, gdyż niesie to ze sobą ryzyko finansowe. Z tego powodu niektóre firmy postawiły na system zarządzania kontraktami i umowami.

To innowacyjne rozwiązanie wykorzystujące najnowsze technologie do tego, aby podpisywanie, uwierzytelnianie i sprawdzanie dokumentów przebiegało sprawniej.

system zarządzania kontraktami

Program do zarządzania kontraktami

System można rozumieć na dwa sposoby:

  • Uporządkowany cykl i sekwencja działań związanych z obrotem dokumentu
  • Program wykorzystywany do wystawiania, uwierzytelniania i podpisywania dokumentów.

Jednak sam program to nie wszystko. Równie istotne są pewne praktyki, które zwiększą wydajność pracy.

Oto 5 najlepszych w zakresie zarządzania kontraktami.

1. Wsparcie

Pomimo że w firmie może pracować „armia” wyedukowanych księgowych oraz specjalistów od IT, to nie każdy ekspert jest uniwersalny. Co to oznacza? Że najnowsze oprogramowanie może być dla nich czymś nieznanym.

W takiej sytuacji warto korzystać z instytucji funkcjonujących na rynku, które oferują innowacyjne rozwiązania np. kwalifikowany podpis elektroniczny i współpracowanie z nimi.

Dział obsługi klienta na pewno pomoże rozwiązać wiele różnorodnych problemów związanych z procesowaniem dokumentów.

2. Zwiększanie umiejętności

Korzystanie z pomocy „zewnętrznych” ekspertów to jeden sposób na usprawnienie przepływu dokumentów w firmie. Drugie rozwiązanie to ciągłe podnoszenie kwalifikacji osób w niej zatrudnionych.

Szkolenie w zakresie zarządzania kontraktami zwiększy stopień zaangażowania i kompetencji, co przełoży się na ulepszanie rozwiązań biznesowych.

Jeśli szukasz wyspecjalizowanych ekspertów od szkoleń w zakresie zarządzania kontraktami, wykorzystania e-podpisu i wdrożenia nowych technologii w firmie, to sprawdź, co dla Ciebie przygotowaliśmy.

3. Określ dostępy

Umowy i kontrakty to wrażliwe dokumenty prawne. Często zawierają dane osobiste lub dane cenowe, więc ich ochrona jest kluczowa dla zachowania tajemnic firmy.

Ważne jest zatem jasne określenie dostępów oraz przypisywanie odpowiednich dokumentów do „zaufanych” osób. Dzięki temu można zmniejszyć ryzyko odtajnienia niektórych danych, a to istotne dla firmy jak i jej klientów.

W tym zadaniu przyda się kwalifikowany podpis elektroniczny, który stanowi uprawomocniony znak tożsamości danej osoby.

podpis elektroniczny

4. Wyznacz KPI

KPI to inaczej mierniki sukcesu. Pomimo określenia procedur procesowania dokumentów warto również regularnie badań wydajność ich przepływu.

Dzięki zwiększeniu wydajności można optymalizować procesy w firmie, co ostatecznie ma przełożenie na rozszerzenie jej działalności i przychód.

Przykładem może być ilość dni od momentu wysłania umowy cywilno-prawnej do przyszłego pracownika, a jej powrót do firmy, uwierzytelnienie i wdrożenie. Można to zrealizować za pomocą poczty, jednak czas takiego procesu to ok. 2-5 dni.

Wykorzystując dokumenty cyfrowe oznakowane podpisem cyfrowym, tą samą umowę można wdrożyć w firmie praktycznie w 2 godziny.

Sprawdź, do czego jeszcze można wykorzystać e-podpis w firmie.

5. Inwestycja w system CRM

Zarządzenie bazą klientów i współpracowników z poziomu Excela jest proste, jednak długo trwa. O wiele korzystniej sprawdza się dedykowany system CRM.

Dostosowany do potrzeb danej organizacji jest w stanie nie tylko zarządzać projektami, ale również służyć, jako narzędzie do weryfikacji pracy lub szkolenia pracowników.

Podsumowanie

Dobre systemy zarządzania umowami mogą mieć znaczny wpływ na sposób działania Twojej organizacji. Cyfrowa transformacja umów napędza innowacje biznesowe, wzmacnia relacje i poprawia wydajność pracowników.

Aby dowiedzieć się więcej o najlepszych praktykach w zakresie zarządzania kontraktami, sprawdź ofertę E-sign.