Prowadzenie firmy to niekończące się pasmo wyzwań, którym chcąc nie chcąc trzeba stawić czoła. Jednym z takich problemów może być m.in. obieg dokumentów takich jak rachunki, faktury czy umowy. Może to dotyczyć samego działu księgowości, jak i całej firmy. Jeśli prowadzisz firmę, na pewno nie raz zastanawiałeś się jak usprawnić ten proces. Dobrym rozwiązaniem tej sytuacji może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, jednak sam program nie wystarczy. Trzeba jeszcze umieć z niego korzystać. W tym artykule podpowiadamy, co powinna zawierać instrukcja obiegu dokumentów księgowych.
Na czym polega obieg dokumentów księgowych i jakie są jego zasady?
Każda firma, niezależnie czy duża, czy mała musi odpowiednio prowadzić swoją księgowość. Wiąże się z nią wiele kwestii, a jedną z najważniejszych jest obieg dokumentów księgowych.
Jest to oczywiście droga, jaką dowody księgowe muszą przebyć od momentu ich sporządzenia lub dostarczenia z zewnątrz. Prawidłowy obieg dokumentów powinien być szybki i prosty.
Na jego proces składają się przede wszystkim takie działania jak:
- Rejestrowanie
- Podpisywanie
- Porządkowanie
- Klasyfikacja
- Archiwizacja
Zasady obiegu dokumentów
Obieg dokumentów w księgowości tak jak każdy inny proces posiada szereg zasad, których przestrzeganie jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania firmy oraz zachowania przepisów prawa.
Wśród najważniejszych zasad warto wymienić:
- Terminowość – należy przestrzegać terminów wystawienia dowodów źródłowych wewnętrznych oraz własnych zewnętrznych.
- Systematyczność – osoba odpowiedzialna powinna dbać o wykonywanie czynności związanych z obiegiem w sposób ciągły i systematyczny.
- Samokontrolę obiegu – pracownicy powinni samodzielnie skontrolować działania innych osób odpowiedzialnych za obieg.
- Odpowiedzialność indywidualną – przedsiębiorstwo powinno wyznaczyć osoby upoważnione i odpowiedzialne za:
- terminowe wystawianie dowodów źródłowych wewnętrznych oraz zewnętrznych,
- kontrolę pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym
- udostępnianie dowodów i raportów uprawnionym i zainteresowanym osobom w celu ewidencji i wykorzystania ich do efektywnego zarządzania.
- Częstotliwość – utrzymanie częstotliwości, z jaką dokumenty zostają przekazane do kolejnych czynności jak podpisywanie, księgowanie lub do archiwum.
Czy warto wdrożyć instrukcję obiegu dokumentów księgowych?
Cały obieg dokumentów księgowych może być bardzo skomplikowany. Szczególnie zdarza się to w dużych firmach, gdzie pracuje dużo osób odpowiedzialnych za rachunkowość i inne czynności biurowe.
W celu zachowania rzetelności wykonywanych przez nich obowiązków warto sporządzać odpowiednie instrukcje. Taki zapis sprawi, że pracownicy będą mogli w dowolnym momencie sprawdzić, jak powinna przebiegać droga danego raportu kasowego czy innego dokumentu.
Jak powinna być zbudowana instrukcją obiegu pism i dokumentów?
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych nie posiada określonego wzoru i nie jest formalnym dokumentem. Powinna być przede wszystkim dostosowana do specyfiki danego przedsiębiorstwa.
Oto kilka porad jak ją stworzyć:
- Instrukcja powinna być napisana w sposób zrozumiały dla wszystkich pracowników, aby po jej przeczytaniu wiedzieli, kto jest odpowiedzialny za przyjęcie i wystawienie danego dokumentu.
- Dodatkowo instrukcja opisuje jak prawidłowo oznaczyć, podpisać, do kogo i w jakim terminie należy zwrócić dokument oraz jak go archiwizować.
- Ponadto instrukcja powinna zawierać listę osób odpowiedzialnych za przyjmowanie, podpisywanie, sporządzanie oraz kontrolowanie poszczególnych dokumentów księgowych. Instrukcja może także określać odpowiedzialność pracowników za ich pracę nad dokumentami.
- W instrukcji warto uwzględnić informacje na temat zawartości poszczególnych dokumentów księgowych, skrótów używanych w księgach i dokumentach oraz innych ważnych kwestii.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów księgowych?
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie to rozwiązanie, które nie dość, że pochłania zbyt dużo czasu, to jeszcze wymaga ciągłego drukowania jednego dokumentu wiele razy. Nietrudno więc o zagubienie się w stertach kopii faktur vat, umów i innych dokumentacji.
Prowadzi to oczywiście do wielu błędów oraz spowolnienia w przekazywaniu sobie informacji. W celu usprawnienia procesów przepływu dokumentów stworzono elektroniczny system obiegu dokumentów księgowych.
Do największych zalet tego oprogramowania zaliczamy:
- Usprawniona komunikacja – poprawia szybkość i łatwość odnajdywania dokumentów oraz wysyłania ich innym osobom i klientom bez korzystania z formy papierowej.
- Skrócenie pracy nad dokumentami – automatyzacja i standaryzacja przyspieszają pracę.
- Eliminacja lub zmniejszenie ryzyka błędów – dokumenty w formie elektronicznej to mniej błędów podczas wprowadzania danych.
- Elastyczne zarządzanie dostępem do dokumentów – pozwala na stałe usprawnianie obiegu oraz tworzenie innych ścieżek obiegu i akceptacji dla różnych dokumentów.
Instrukcja obiegu dokumentów w formie elektronicznej – Podsumowanie
Obieg dokumentów księgowych w firmie to proces spędzający sen z powiek nie tylko głównego księgowego. Może on sprawiać wiele problemów, szczególnie jeśli mówimy o obiegu papierowych dokumentów. W celu poprawy procesów powinno stworzyć się instrukcję procesu obiegu dokumentów, która usprawnia działanie biura. Świetnym rozwiązaniem będzie również wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Digitalizacja ewidencji księgowej oraz innych dokumentów przyspieszy, oraz ułatwi pracę.
