Od 1 października 2018 r. firmy obowiązuje wyłącznie elektroniczna forma  składania sprawozdań finansowych. I chociaż przedsiębiorcy mieli kilka lat, aby oswoić się z tą zmianą, to podpisywaniu e-sprawozdań nadal towarzyszą niejasności. Z jakimi problemami z e-podpisem mogą się zetknąć członkowie zarządu podczas raportowania e-dokumentacji?

Okres, kiedy w firmach są podpisywane sprawozdania finansowe KRS online, może być naprawdę stresujący. Zwłaszcza jeśli nie wszyscy członkowie zarządu poszli z duchem czasu, wybierając najlepsze narzędzie przeznaczone do sygnowania e-sprawozdania – kwalifikowany podpis elektroniczny. Najlepiej w pakiecie z profesjonalnym doradztwem eSIGN. Nie czas to jednak na uszczypliwości, lecz na kolejną dawkę wiedzy. Dziś uczymy się na błędach, czyli analizujemy najczęstsze problemy przedsiębiorców i wyjaśniamy, jak ich uniknąć. Zacznijmy od przypomnienia podstawowych informacji. 

Składanie sprawozdania finansowego do KRS – kto podpisuje?

E-sprawozdania finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeśli firmą kieruje wieloosobowy zarząd – przez wszystkich jego członków.

Krajowy Rejestr Sądowy: sprawozdanie finansowe – jakie rodzaje podpisów?

Zobowiązani do złożenia e-sprawozdania finansowego mają do wyboru trzy możliwości:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • profil zaufany na platformie ePUAP,
  • elektroniczny podpis osobisty.

Sprawozdanie finansowe online – jaki podpis wybrać?

Pomimo iż ustawodawca dopuszcza możliwość stosowania różnych form podpisu elektronicznego, doświadczenia składających sprawozdania w minionych latach pokazują, że najprostszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest podpisanie sprawozdania przez wszystkich zobowiązanych do tego sygnatariuszy kwalifikowanym podpisem elektronicznym.    

Chociaż teoretycznie do złożenia e-sprawozdania finansowego wystarczy posiadanie profilu zaufanego ePUAP, w praktyce okazuje się to niewystarczające. ePUAP umożliwia wprawdzie wysyłanie do urzędów pism, które są zabezpieczone podpisem zaufanym, jednak nie pozwala na ich osobne podpisywanie, czego nie uznają niektóre urzędy i wzywają nadawców do uzupełnienia podpisu pod każdym załącznikiem, co wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ministerstwo Cyfryzacji, które nadzoruje funkcjonowanie publicznego systemu identyfikacji elektronicznej, uważa, że praktyka urzędów, które każą oddzielnie podpisywać załączniki elektroniczne jest nieprawidłowa, jednakże do czasu ujednolicenia stanowiska wszystkich urzędów rekomendujemy korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zamiast profilu zaufanego ePUAP, aby uniknąć problemów związanych z prawidłowością złożenia e-sprawozdania finansowego. Nie jest to powód jedyny.

Problemy firm z podpisywaniem e-sprawozdań finansowych

Inne problemy z podpisywaniem e-sprawozdań:

  1. Brak kompletu podpisów.

    Sprawozdanie w formie elektronicznej musi zostać podpisane e-podpisem przez wszystkich członków zarządu, również obcokrajowców. Zgodnie z przepisami e-sprawozdania finansowe powinny być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

  2. Podpis złożony przez jednego przedstawiciela zarządu.

    Sprawozdanie finansowe KRS powinno być – zgodnie z przepisami – podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu wyłącznie przez przedstawiciela wieloosobowego zarządu nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości.

  3. Podpis złożony przez upoważnionego członka zarządu.

    Członkowie wieloosobowego zarządu nie mogą upoważnić do podpisania e-sprawozdania jednego ze swoich członków. Sprawozdanie finansowe online powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką.

  4. Podpisanie e-sprawozdania przy użyciu podpisu zaufanego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL.

    Podpis (Profil) Zaufany to podpis elektroniczny zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Tak więc osoba nieposiadająca numeru PESEL nie może skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego i jedynym rozwiązaniem jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

  5. Niezachowanie odpowiedniej kolejności podpisów.

    Przy jednoczesnym korzystaniu z podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego istotne jest zachowanie odpowiedniej kolejności składania podpisów przez członków zarządu.
    Przypomnijmy: przy użyciu podpisu kwalifikowanego można podpisać e-sprawozdanie na dwa sposoby: wewnętrznie lub zewnętrznie. Profil ePUAP daje możliwość złożenia wyłącznie podpisu wewnętrznego. Jako pierwsze dokument powinny podpisać osoby, których sygnatury zapisują się wewnątrz pliku sprawozdania. Następnie swoje podpisy mogą złożyć pozostali członkowie zarządu, których podpis zostanie zapisany w oddzielnym pliku (podpis zewnętrzny). Jeśli zatem pierwsza osoba (lub któraś z kolejnych podpisujących) użyje zewnętrznego podpisu kwalifikowanego, to każda następna musi złożyć podpis w taki sam sposób.

  6. Podpis zagraniczny niezgodny z eIDAS.

    Zdarzają się sytuacje, że sprawozdań sygnowanych przez zarząd zagraniczny, posługujący się podpisami wydanym w swoim kraju, nie można skutecznie złożyć w KRS. Nawet wówczas, jeśli sam podpis zostanie pozytywnie zweryfikowany. W takim przypadku należy sprawdzić, czy podpis zagraniczny jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnym z unijnym rozporządzeniem eIDAS.

Do kiedy sprawozdania finansowe za 2020?

W związku z licznymi utrudnieniami wynikającymi z pandemii COVID-19 ministerstwo finansów pozytywnie odpowiedziało na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców oraz księgowych w sprawie przedłużenia terminu sporządzenia sprawozdań finansowych za rok 2020. Dla:

  • jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit – o 3 miesiące,
  • jednostek sektora finansów publicznych – o 1 miesiąc.

Jak czytamy na stronach ministerstwa: rozporządzenie w tej sprawie jest na końcowym etapie procesu legislacyjnego. Cały projekt rozporządzenia, którego tematem jest e-sprawozdanie finansowe 2020 przeczytasz TUTAJ. 

E-sprawozdanie finansowe 2020: podpisz kwalifikowanym e-podpisem

Kwalifikowany podpis elektroniczny możesz zdobyć bez wychodzenia z domu. Wystarczy, że wejdziesz na stronę: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/ i wybierzesz opcję najlepszą dla siebie i swojego przedsiębiorstwa.

Masz jakiekolwiek pytanie na temat e-podpisu? Nadal zastanawiasz się, jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny? A może mieszkasz za granicą, ale swoje sprawy zawodowe prowadzisz w Polsce? Skontaktuj się z nami – e-mail: biuro@esign.pl, tel: +48 22 398 43 50, +48 699 585 770. Pomożemy Ci wypełnić wszelkie dokumenty i bezstresowo złożyć e-sprawozdanie finansowe.