Pandemia sprawiła, że cyfryzacja w każdym obszarze mocno przyspieszyła. Jednym ze skutków tego jest duże zainteresowanie elektroniczną formą czynności prawnych, np. cyfrowe podpisywanie dokumentów. Jednakże podpisywanie dokumentów w sposób cyfrowy wymaga zachowania pewnych zasad, aby te dokumenty miały moc prawną. Czytaj dalej, aby być pewnym, że dokumenty, które podpiszesz cyfrowo – na pewno zachowają ważność.
Forma elektroniczna czynności prawnej – co to znaczy?
We wrześniu 2016 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego, która gwarantuje bezpieczeństwo i ważność transakcji zawieranych drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej muszą być spełnione dwa warunki:
- Złożenie dokumentu w postaci elektronicznej
- Opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Niespełnienie któregoś z tych warunków powoduje niezachowanie formy elektronicznej kwalifikowanej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – jedyny równoważny z podpisem odręcznym
Według ustawy kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego, który oparty jest na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Zatem możesz być pewien, że kwalifikowany podpis elektroniczny skutecznie zastąpi podpis własnoręczny wszędzie, gdzie do zachowania ważności wymagana jest forma pisemna.
Pamiętaj jednak, że podpisów elektronicznych mamy kilka, a taką moc ma tylko podpis kwalifikowany. Jest on często mylony z podpisem zaufanym, lub inaczej profilem zaufanym (PZ). Wprawdzie zastąpi on podpis kwalifikowany, ale tylko w komunikacji z jednostkami administracji publicznej. Inne dokumenty, np. dotyczące przetargów, podpisane PZ nie będą miały tej samej mocy prawnej, co dokumenty opatrzone podpisem z certyfikatem kwalifikowanym.
Kwalifikowany podpis elektroniczny a forma aktu notarialnego
Jak już wspomnieliśmy, jeżeli przepisy prawa wymagają dla określonej czynności formę pisemną pod rygorem nieważności, to do wykonania tej czynności może być wykorzystany kwalifikowany podpis elektroniczny.
Jednakże drugą ze zdarzających się wpadek przedsiębiorców jest próba wykorzystania podpisu kwalifikowanego w sytuacjach, gdy wymagane jest zachowanie form wyższej rangi zastrzeżonych w ustawie bądź umowie, aby dana czynność była ważna tj. formy z podpisami notarialnie poświadczonymi czy formy aktu notarialnego.
Pamiętaj, że kwalifikowany podpis w żadnym wypadku nie zastąpi obu tych form.
Jeden dokument – różne formy podpisu
Podpis kwalifikowany, mimo że staje się coraz bardziej powszechny, to jednak wciąż jest mniejszością wśród polskich przedsiębiorców. Dlatego może zdarzyć się sytuacja, gdy będziesz chciał podpisać umowę elektronicznie, a druga strona umowy zadeklaruje podpis własnoręczny. Nie ma co do tego żadnych przeszkód i każda ze stron może podpisać dokument w dogodnej przez siebie formie.
W takim wypadku trzeba pamiętać jednak o tym, aby egzemplarz papierowy oraz elektroniczny dokumentu były identyczne, oraz aby każda ze stron przechowywała obie wersje umowy – papierową, podpisaną odręcznie przed jedną stronę i elektroniczną, podpisaną cyfrowo przez drugą stronę.
Rekomendujemy, aby zwrócić też uwagę na zapisy w treści umowy, które wykluczają stosowanie jakiejkolwiek z tych form, oraz aby wskazać adresy e-mail stron, które będą właściwymi do przesyłania elektronicznych egzemplarzy umowy.
Dowiedz się więcej na temat kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Jeżeli informacje w tym wpisie blogowym są dla Ciebie interesujące i chciałbyś dowiedzieć się więcej, lub pozostać na bieżąco z nowościami na temat cyfryzacji oraz usług związanych z podpisem elektronicznym, zachęcamy do:
Wszystkie z tych kanałów informacyjnych są na bieżąco uaktualniane!
