Digitalizacja to coraz powszechniejsze zjawisko w biznesie. Niesie ze sobą oszczędność, większe bezpieczeństwo i usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednakże, jak zdigitalizować firmę i skąd brać na to środki?
Czego się dowiesz:
- Czym jest digitalizacja
- Jak zdigitalizować dokumentację w firmie
- Skąd wziąć środki na cyfryzację przedsiębiorstwa
Digitalizacja – Co to?
Digitalizacja to inaczej proces przekształcenia procesów analogowych i obiektów fizycznych na ich cyfrowe odpowiedniki.
Najprościej rzecz ujmując, jest to zamiana standardowych nośników informacji w firmie na te, które można edytować, usprawniać i weryfikować online.
Przykładem może być:
- Wystawianie faktur online zamiast ręcznie
- Archiwizowanie dokumentacji w chmurze zamiast w magazynach firmowych
- Podpisywanie dokumentów online zamiast ręcznie i wysyłanie ich pocztą
Cyfryzacja, a digitalizacja – Różnice
Choć cyfryzacja w potocznej mowie stanowi synonim digitalizacji, to w praktyce nieco się różni. Oznacza bowiem całkowity proces wdrożenia technologii cyfrowej na rzecz realizacji planu marketingowego i rozwoju firmy.
Pojęcie obejmuje więc nie tylko zakup oprogramowania do realizacji zadań w firmie online. Dotyczy bowiem technik wdrożenia ich w określonej firmie na rzecz usprawnienia obsługi klienta czy zoptymalizowanie zadań pracowników.
Digitalizacja dokumentów – Na czym to polega?
Aktualnie jednym z pierwszych kroków cyfryzacji jest digitalizacja dokumentów. Wynika to z faktu, iż proces ten jest punktem wyjścia do kolejnych zmian. Ciężko bowiem wyobrazić sobie kompleksową obsługę klientów online bez możliwości wymiany niezbędnej dokumentacji drogą cyfrową.
Obrót dokumentacją papierową jest dla firm niemałym obciążeniem. Generuje koszta obsługi, jak i stwarza ryzyko zniszczenia lub zgubienia dokumentów.
Dlatego jednym z pierwszych kroków w digitalizacji jest wprowadzenie do firmy elektronicznego obiegu dokumentów, który usprawnia ich przechowywanie, zarządzanie, śledzenie i archiwizację.
A jakie korzyści niesie to dla firmy?
Digitalizacja obiegu dokumentów – Zalety
- Dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia
- Łatwiejsze udostępnianie dokumentów
- Większa przyjazność środowisku i opłacalność
- Większe bezpieczeństwo
- Łatwa organizacja
- Pełna dostępność
- Ochrona dokumentów przed zniszczeniem
- Szybsza obsługa klienta
Od czego zacząć cyfryzację firmy?
Punktem wyjścia digitalizacji firmy jest uzyskanie wiedzy na temat analogowych procesów firmy i dopasowanie do nich rozwiązań cyfrowych, które usprawnią ich przebieg. A pierwszym z procesów, które warto udoskonalić, jest wystawianie, podpisywanie, weryfikowanie i przechowywanie dokumentacji.
Podpis elektroniczny jest więc tutaj pierwszym filarem, który umożliwi dalsze wdrażanie nowych systemów.
A skąd wziąć na to środki?
Dofinansowanie na cyfryzację
W drugim kwartale 2022 r. ruszy jeden z programów wsparcia pieniężnego dla przedsiębiorców z Funduszy Europejskich. W ramach wsparcia przedsiębiorcy będą mogli otrzymać dotację na wdrażanie nowych technologii wspierających rozwój przedsiębiorstw w obliczu nacisku na cyfryzację i transformację w kierunku gospodarki 4.0.
Więcej o samych programie dowiesz się tutaj: Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027
Podsumowanie
Jak widzisz proces cyfryzacji to nie nowinka, a rzeczywistość, która “pochłania” coraz większy zakres naszej gospodarki. Dlatego ważne jest, by już dziś zastanowić się nad zmianami w firmie, które usprawnią jej funkcjonowanie i spełnią oczekiwania klientów gotowych na funkcjonowanie w trybie online.
Choć programy Europejskie umożliwiają pozyskanie środków na proces cyfryzacji, równie dobrze można w nie inwestować już dziś. Koszty wdrożenia podpisu elektronicznego nie są wysokie, a mogą w kilka dni zmienić oblicze funkcjonowania Twojej firmy.
Chcesz zamówić e-podpis? Możesz zrobić to tutaj: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/
