Szkoły, w których korzysta się z dziennika elektronicznego, powinny dysponować bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jest to konieczne, aby przesyłać dane zgromadzone w e-dzienniku.  Trwająca już od roku pandemia zmienia naszą rzeczywistość i – na szczęście – nie zawsze są to zmiany na gorsze. Informatyzacja kolejnych obszarów naszego życia nabiera tempa. Dotyczy to również szkół, które musiały zmierzyć się z wyzwaniami, jakie przynosi zdalna edukacja. Dziś wyjaśnimy, dlaczego e-podpis i dziennik elektroniczny idą ze sobą w parze. 

Dziennik elektroniczny w szkole

Dziennik elektroniczny to narzędzie masowo wykorzystywane przez placówki edukacyjne różnego szczebla, zwłaszcza teraz, gdy zdalne lekcje stały się codziennością. E-dziennik to oprogramowanie komputerowe, które pozwala na tworzenie w formie elektronicznej dokumentacji związanej z lekcjami. Znajdują się w nim informacje nt. przeprowadzonych zajęć, wystawionych ocen, frekwencji, ale również dane osobowe uczniów. 

Ministerstwo Edukacji Narodowej już w 2009 r. ratyfikowało użytkowanie dzienników elektronicznych przez szkoły, określając wymagania dotyczące ich prowadzenia. Zgodnie z rozporządzeniem, prowadzenie e-dziennika przez dyrektora placówki lub wyznaczonych i upoważnionych administratorów, musi być jednolite z ustawą o ochronie danych osobowych, a także ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Upoważnione osoby wprowadzające jakiekolwiek dane do systemu, muszą zostać zidentyfikowane w jednoznaczny sposób poprzez bezpieczny podpis elektroniczny. 

E-podpis w e-dzienniku

Obecnie w szkołach podpis elektroniczny ma zastosowanie np. przy archiwizacji dzienników. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego (w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych — w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru), dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniający możliwość: 

  • sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie podpisu elektronicznego, 
  • weryfikacji podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących, 
  • odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników. 

*Na podstawie Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. poz. 1646).

Czym jest podpis elektroniczny w e-dzienniku?

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Bezpieczny podpis elektroniczny musi spełniać dodatkowe trzy warunki: 

  1. być przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, 
  2. być sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, 
  3. być powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. 

Wszystkie te warunki spełnia kwalifikowany podpis elektroniczny od eSIGN [link https://esign.pl/podpis-elektroniczny/], który pod względem skutków prawnych jest równoważny  z podpisem własnoręcznym. 

 

Dziennik elektroniczny + e-podpis – sposób na większe bezpieczeństwo danych

Ministerstwo zaleca, aby szkoły prowadzące e-dzienniki, archiwizowały wszystkie dokonywane w nim modyfikacje, z uwzględnieniem informacji, kto te zmiany wprowadził. Podpis elektroniczny, przypisany do osoby dokonującej zmian, automatycznie pobiera znacznik czasu, dzięki czemu data powstania modyfikacji jest niezaprzeczalna i niepodważalna. Jest to dodatkowe zabezpieczenie, na wypadek próby wprowadzenia zmian przez osoby do tego nieupoważnione.

Podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest niezbędny, aby sygnować dziennik elektroniczny. Dyrektor placówki, decydując się na nabycie e-podpisu, może skorzystać z dwóch opcji:

  1. podpisu uniwersalnego, wydawanego dla osoby fizycznej, umożliwiającego podpisywanie dokumentacji związanej z placówką oświatową, a także dokumentów prywatnych,
  2. podpisu z dodatkowymi informacjami, zawierającego dane szkoły oraz stanowisko, którym można podpisywać wyłącznie dokumenty związane z prowadzeniem placówki.

Zapraszamy na konsultacje

Wyrobienie podpisów elektronicznych dla dyrektora placówki, a także nauczycieli, przyczynia się do bezpieczniejszej pracy szkoły trybie elektronicznym. Jeśli chcesz, aby Twoja szkoła cieszyła się opinią nowoczesnej i bezpiecznej, to podpis elektroniczny jest krokiem w dobrym kierunku.  To bezpieczne i korzystne rozwiązanie, które poprawia jakość pracy, a jednocześnie zwiększa bezpieczeństwo  dokumentów, zawierających dane osobowe.

Dyrektorze, kliknij TUTAJ i umów się na niezobowiązującą konsultację z doradcą eSIGN. W ciągu kilkuminutowej rozmowy odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i zdecydujesz, czy e-podpis będzie przydatny dla Ciebie i Twojej szkoły.