W dzisiejszych czasach, w erze cyfrowej, coraz więcej firm przechodzi na elektroniczną formę korespondencji. Właśnie dlatego założenie własnego adresu do e-doręczeń staje się nie tylko korzystną, ale także niezbędną decyzją dla wielu przedsiębiorstw.
W tym artykule przedstawimy szczegółowy przewodnik krok po kroku, jak założyć e-doręczenia (adres i skrzynkę) w swojej firmie oraz jak złożyć wniosek.
Jak założyć e-doręczenia – najważniejsze informacje
- Adres do e-doręczeń możesz założyć u wyznaczonych operatorów lub komercyjnych dostawców. W tym celu należy złożyć odpowiedni wniosek.
- W przypadku złożenia wniosku przez pełnomocnika, należy również uiścić opłatę skarbową.
- Każdy przedsiębiorca może założyć skrzynkę do e-doręczeń z pomocą eSIGN.
Jak założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń w swojej firmie?
Adres doręczeń elektronicznych (ADE) możesz uzyskać u operatora wyznaczonego (OW) oraz u komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).
- Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń
Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń. Można to zrobić z pomocą eSIGN. - Wypełnienie danych firmy
W procesie składania wniosku należy przygotować dane swojej firmy, takie jak nazwa, numer REGON, numer NIP, adres do korespondencji, numer KRS (jeśli został nadany), oraz inne niezbędne informacje. - Podpisanie elektroniczne wniosku
Wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa lub pełnomocników. - Wniesienie opłaty skarbowej
Jeśli wniosek składa pełnomocnik, członek organu uprawniony do reprezentacji lub prokurent, należy wnioskować o pełnomocnictwo i uiścić opłatę skarbową. - Aktywacja adresu
Po złożeniu wniosku i wniesieniu opłaty skarbowej adres zostanie utworzony. Następnie konieczna jest jego aktywacja, aby skrzynka do e-doręczeń stała się widoczna w bazie adresów elektronicznych.
Ważne!
Gdy ministerstwo cyfryzacji stworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, Ty otrzymasz wiadomość na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją jak aktywować adres do e-doręczeń. |
Nie wiesz, jak założyć e-doręczenia? Załóż elektroniczny adres z eSIGN
Jeśli musisz lub chcesz mieć adres do e-doręczeń możesz skorzystać z pomocy firm trzecich, które specjalizują w tego typu czynnościach. W celu założenia elektronicznego adresu do e-doręczeń możesz skorzystać z usług naszej firmy eSIGN. Umożliwiamy szybkie i wygodne załatwienie formalności online. Oprócz tego pomożemy w zarządzaniu skrzynką.
Założenie skrzynki dla firmy i dla podmiotów zaufania publicznego
Dla przedsiębiorców i podmiotów zaufania publicznego Istnieje opcja utworzenia adresu do e-Doręczeń dla różnych rodzajów przedsiębiorstw, takich jak:
- jednoosobowa działalność gospodarcza zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
- spółka jawna,
- spółka komandytowa,
- spółka komandytowo-akcyjna,
- spółka partnerska,
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka akcyjna,
- prosta spółka akcyjna,
- spółka europejska,
- spółdzielnia,
- spółdzielnia europejska,
- samorząd zawodowy podmiotów gospodarczych,
- towarzystwo reasekuracji wzajemnej,
- towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych,
- europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych,
- główny oddział zagraniczny zakładu reasekuracji,
- główny oddział zagraniczny zakładu ubezpieczeń,
- inna osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą, wpisana do rejestru przedsiębiorców lub oddział zagraniczny przedsiębiorcy.
Co przygotować do złożenia wniosku?
W celu załatwieniu sprawy należy przygotować dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń, tj.:
- nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
- numer REGON, jeżeli został nadany
- numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu, lub uchyleniu
- adres do korespondencji
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS, jeżeli został nadany, oznaczenie formy prawnej, siedzibę i adres.
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
- imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)
Czym jest usługa e-doręczenia?
Usługa e-doręczenia umożliwia przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Jest to usługa zaufania, gwarantująca bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Zalety własnego adres do e-doręczeń
- Wysyłka i odbiór korespondencji może odbyć się o każdej porze z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Nadawca i adresat nie muszą wybierać się na pocztę w celu wysyłki/odbioru listu
- Użytkownik może o każdej porze przejrzeć dokumenty i nimi zarządzać
- Wysyłając korespondencję przez e-doręczenia nadawca ma pewność, że trafią one do właściwej osoby; nikt oprócz adresata nie ma dostępu do przesyłanych dokumentów; nadawca jest zawsze znany, stąd pewność, że nikt nie podszywa się pod tę osobę lub instytucję
- Nikt oprócz nadawcy i adresata nie ma dostępu do przesyłanych korespondencji
- Użytkownik może pobrać prawnie ważne dowody na to przez kogo i kiedy został wysłany/odebrany list
Kiedy wchodzą e-doręczenia dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców?
Konieczność wdrożenia e-doręczeń wniosła ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. Warto zauważyć, że ustawa ta określa określone terminy, w których korzystanie z adresu do e-Doręczeń stanie się obligatoryjne. Przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 października 2024 roku muszą wprowadzić swój adres do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych najpóźniej do 1 stycznia 2025 roku.
Dodatkowo wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obowiązkowym elementem:
- wniosku o rejestrację w CEIDG – począwszy od 1 stycznia 2025 roku;
- wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku (dotyczy to przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku)
Porada eksperta
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, oraz notariusze, będą zobowiązane do stosowania e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku. |
Jak założyć e-doręczenia? – Podsumowanie
Teraz wiesz, jak założyć e-doręczenia. Własny adres do e-doręczeń jest kluczowym krokiem w procesie cyfryzacji firmy. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybko i bezpiecznie przesyłać, odbierać i przechowywać korespondencję online, co znacząco ułatwia prowadzenie działalności biznesowej w erze cyfrowej. Zgodnie z wymogami ustawowymi, warto pamiętać o terminach wprowadzenia obowiązkowego posługiwania się e-doręczeniami dla różnych typów podmiotów.
Chcesz zlecić/dowiedzieć się więcej?
Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy.
Chcesz porozmawiać?
Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.