Obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne, jednak wkrótce stanie się obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Jak korzystać z tego systemu efektywnie i ile wspólnego ma z nim pieczęć elektroniczna? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system, umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur w sposób ustandaryzowany. Jego zadaniem jest gromadzenie e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców.

Ustawodawca zapewnia, że wprowadzenie KSeF ma wiązać się z uszczelnieniem polskiego systemu podatkowego. Ale kogo w ogóle dotyczy korzystanie z tego systemu?

Dla kogo jest system KSeF?

Obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne i przeznaczone dla:

  • przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynnych podatników podatku VAT,

  • przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,

  • podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Obowiązkowy KSeF – czy każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do korzystania z KSeF?

Póki co – nie, natomiast niebawem stanie się to obowiązkiem przedsiębiorców. Przepisy jasno ustalają, że korzystanie z KSeF będzie koniecznością dla:

  • przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynnych podatników podatku VAT od 1 lipca 2024 r.

  • przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT od 1 stycznia 2025 r.

Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Chcesz zawczasu przygotować się do nadchodzącym zmian? Wspaniale! Lepiej dmuchać na zimne i dać sobie czas na poznanie systemu od środka.

Nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia, które możesz przeprowadzić na jeden z dwóch sposobów:

  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna,

  • kwalifikowany podpis elektroniczny.

Wdrożenie KSeF – Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej posiada nazwę podmiotu i numer NIP, nie przedstawiając danych osobowych (wskazanie osób upoważnionych leży w gestii podmiotu wpisanego do certyfikatu). 

Jeżeli chcesz korzystać z KSeF-u, uwierzytelniając dane za pomocą kwalifikowanej pieczęci, to musisz posiadać:

  • kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej,

  • kwalifikowane urządzenie do składania pieczęci elektronicznej, w którym przechowywana jest para kluczy. 

W naszej ofercie posiadamy:

  • pieczęć elektroniczną Certum SimplySign (mobilna w chmurze) – opcja rekomendowana przez eSIGN

  • pieczęć elektroniczną Certum mini (na czytniku USB).

Jeśli chcesz poznać szczegółowe informacje i możliwości, jakie oferują wybrane rodzaje pieczęci elektronicznej, to tutaj znajdziesz więcej szczegółów.

Pieczęć elektroniczna a platforma KSeF – Korzyści dla przedsiębiorców

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nie tylko prosty sposób na uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur, ale także szereg benefitów dla Twojej firmy:

  • Wiarygodność – każda wprowadzona zmiana w dokumentacji jest wykrywana. Twoi partnerzy biznesowi mogą być spokojni, a Ty zyskujesz w ich oczach miano wiarygodnego partnera.
  • Bezpieczeństwo – dokumentacja Twojej firmy nie trafi w niepowołane ręce. Nikt, poza uprawnionymi osobami, nie będzie mógł edytować dokumentów ani nanosić na nie żadnych zmian.
  • Oszczędność – pieczęć elektroniczna oszczędza czas i pieniądze potrzebne na przygotowanie dokumentów i ich kolportaż. Drukowanie i wysyłka zostają zastąpiona e-pieczęcią.
  • Wizerunek – postęp z duchem czasu i wprowadzanie do swojego biznesu innowacyjnych rozwiązań, to element strategii budowania pozytywnego wizerunku Twojej marki.

Kwalifikowany podpis elektroniczny do KSeF

Kwalifikowany certyfikat e-podpisu powinien zawierać imię i nazwisko oraz numer seryjny (PESEL lub NIP) właściciela certyfikatu. Certyfikat bez numeru PESEL lub NIP jest możliwy, po uprzednim zgłoszeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Jeżeli chcesz korzystać z KSeF-u, uwierzytelniając dane za pomocą podpisu elektronicznego, to możesz wybrać:

  • podpis SimplySign (mobilny w chmurze) – rekomendowane przez eSIGN

  • podpis Zestaw Mini (karta kryptograficzna oraz czytnik kart mini).

Teraz rzutem oka możesz porównać, która z opcji sprawdzi się u Ciebie: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/

Uwaga – Bez aktywacji nie można fakturować!

Pamiętaj, że podpis elektroniczny i pieczęć nie są ważne bez wcześniejszej aktywacji, dlatego proponujemy 2 metody aktywacji:

  • Usługa Ekspres – e-podpis w 24 godziny.
  • Usługa Premium – e-podpis i pieczęć w 30 minut (u klienta na miejscu).

Które rozwiązanie jest dla Ciebie? Wybierz jedno z nich.

Jak widzisz, nie godziny, lecz minuty dzielą Cię od własnego podpisu elektronicznego, który nie tylko pomoże Ci w dostępie do KSeF-u, ale także wzniesie Twój biznes na wyższy poziom technologiczny.

Czy jedna pieczęć i podpis wystarczą Twojej firmie?

Jedna pieczęć/podpis niestety nie wystarczą, ponieważ w razie, gdy pracownik, na którego wydana jest pieczęć lub podpis jest nieobecny z powodu: choroby, urlopu, nieobecności, zwolnienia, kto inny powinien się posługiwać tym produktem i podpisywać dokumenty w firmie. 

Tutaj musi być zachowana ciągłość procesów w firmie. Firma nie może nagle przestać działać i podpisywać dokumentów.

Warto podkreślić, że nie można się podpisywać za kogoś, ponieważ pieczęć/podpis są wydawane na konkretną osobę, a posługiwanie się nie swoim produktem podlega karze pozbawienia wolności lub  grzywny.

Przygotuj się na wystawienie faktury dzięki KSeF – Podsumowanie

Wiesz już, czym jest KSeF, dlaczego musisz się zainteresować tym tematem i jak dostać się do systemu. Krajowy System e-faktur w skrócie KSeF to narzędzie, które umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, jak i przechowywanie faktur. 

Niemniej pamiętaj, że obsługa kontrahentów w świecie online zgodna z ustawą wymaga pieczęci i podpisu. Teraz wystarczy, że zgłosisz się do nas, a wyposażymy Cię w pieczęć elektroniczną lub podpis elektroniczny, które otworzą przed Twoim biznesem nowe możliwości.