Niezależnie od tego, czy mieszkasz w Polsce, czy poza jej granicami, jeśli prowadzisz interesy nad Wisłą, w czasach cyfryzacji potrzebujesz rozwiązania, które pozwala potwierdzać Twoją tożsamość na odległość. Taką możliwość daje podpis elektroniczny, który pozwoli podpisywać firmowe dokumenty, wysyłane do polskich urzędów. Jak uzyskać e-podpis, będąc obywatelem innego kraju niż Polska? Dzisiaj wszystko w temacie: podpis elektroniczny dla cudzoziemca.
Do czego obcokrajowcy najczęściej potrzebują podpisu elektronicznego w Polsce?
- 70% naszych klientów potrzebuje podpisu do Sprawozdania Finansowego,
- 20% do podpisywania umów (z innymi firmami),
- 9% do kontaktów z Urzędami,
- 1% inne – WH-OSC, dokumenty spółki, deklaracje podatkowe, formularze medyczne, przetargi.
Czym jest podpis kwalifikowany dla obcokrajowca?
Podpis kwalifikowany dla obcokrajowca to elektroniczny podpis, który ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Jest on zabezpieczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację tożsamości osoby składającej podpis. Wyłącznie osoba, której przypisano certyfikat i podpis, ma prawo z niego korzystać.
Obcokrajowiec, posiadając podpis kwalifikowany, może podpisać dowolny dokument, zarówno urzędowy, jak i biznesowy.
W przeciwieństwie do polskiego profilu zaufanego podpis kwalifikowany pozwala nie tylko na załatwianie formalności urzędowych, ale również na podpisywanie umów na odległość, uczestniczenie w przetargach elektronicznych czy aukcjach na platformach handlowych, niezależnie od kraju pochodzenia.
Podpis elektroniczny dla cudzoziemca – dlaczego jest potrzebny?
Od 1 października 2018 roku przedsiębiorcy są zobligowani do składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności – zgodnie z ustawą o rachunkowości – musi być podpisane przez wszystkie osoby reprezentujące zarząd. To oznacza, że każdy z członków musi posiadać podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Ustawa nie nakłada obowiązku posiadania numeru PESEL przez osoby, które zobowiązane są do podpisania e-dokumentów. Obcokrajowiec, który chce uzyskać podpis elektroniczny, dający mu możliwość podpisywania dokumentów finansowych w Polsce, ma zatem dwie możliwości.
Podpis kwalifikowany dla obcokrajowca – z profilem ePUAP
Pierwsza z możliwości to podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Profil zaufany ePUAP to zestaw danych przypisanych do konkretnej osoby, które pozwalają na jej uwierzytelnienie w usługach oferowanych przez administrację publiczną w Polsce.
Aby wyrobić profil zaufany dla cudzoziemca, należy:
- uzyskać numer PESEL,
- wysłać wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego,
- osobiście złożyć podpis w związku ze złożonym wnioskiem, aby zaakceptować utworzenie profilu zaufanego.
Warto jednak podkreślić, że ma to swoje plusy i minusy.
Minusy profilu zaufanego
- nie ma on mocy prawnej,
- służy tylko do kontaktów z urzędami,
- działa tylko w Polsce,
- nie ma możliwości założenia profilu zaufanego bez numeru PESEL.
Dlatego lepszym rozwiązaniem dla obcokrajowców jest podpis kwalifikowany!
- działa w Europie zgodnie z eIDAS,
- ma moc prawną,
- można się nim posługiwać jako osoba fizyczna, jako reprezentant spółki, JDG czy innego podmiotu np., fundacji – wystarczy jeden podpis do tych wszystkich rzeczy,
- można go wykorzystywać w kontaktach z urzędami i firmami.
Podpis elektroniczny dla cudzoziemca – konieczny PESEL
Uzyskanie podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP przez cudzoziemca musi być poprzedzone nadaniem numeru PESEL. Nie jest to procedura skomplikowana ani kosztowna, wymaga jednak zgromadzenia wszystkich dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku.
Decydując się na podpis ePUAP, musisz więc liczyć się z koniecznością uzyskania unikatowego jedenastocyfrowego symbolu numerycznego. To dodatkowa, lecz niezbędna procedura, wydłużająca proces uzyskania dostępu do Profilu Zaufanego.
W eSIGN pomagamy w wydaniu numeru PESEL dla osób z Polski, jak i zagranicy – w tym celu również zapraszamy do kontaktu z nami.
Jakie dokumenty są niezbędne do uzyskania podpisu kwalifikowanego dla osoby zagranicznej?
Aby uzyskać podpis kwalifikowany dla obcokrajowca, należy przygotować odpowiednie dokumenty do potwierdzenia tożsamości. Mogą to być: dowód osobisty lub paszport. Najlepiej wybrać paszport, gdyż jest on powszechnie akceptowany w systemach eKRS i s24. Ważne jest również, aby paszport miał dłuższy termin ważności niż sam podpis kwalifikowany. W eSIGN rekomendujemy wybór podpisu kwalifikowanego na 3 lata – wtedy paszport musi być ważny dłużej niż 3 lata.
Jeśli obcokrajowiec posiada nadany polski numer PESEL, możliwe jest, aby został on dodany do podpisu zamiast numeru paszportu. Taki podpis ma taką samą ważność jak dla obywatela Polski i nie ma ograniczeń. W tej sytuacji konieczne jest dostarczenie skanu dokumentu potwierdzającego nadanie PESEL wystawionego przez odpowiedni urząd, Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub skan / okazanie karty stałego pobytu (na której widoczny jest PESEL).
Oto lista niezbędnych dokumentów potrzebnych do uzyskania podpisu kwalifikowanego:
- Paszport/dowód osobisty – należy przesłać skan dokumentu na wskazany adres mailowy (niezbędny do sporządzenia raportu) oraz okazać oryginał podczas wideoweryfikacji.
- Adres e-mail – na ten adres zostanie wysłany formularz oraz wszelkie informacje potrzebne do aktywacji certyfikatu.
- Opcjonalnie zaświadczenie/skan zaświadczenia o nadaniu numeru PESEL – dotyczy osób, które posiadają polski PESEL. W innym przypadku do podpisu dodaje się numer z dokumentu tożsamości.
Zaleca się unikanie dodawania danych reprezentowanego podmiotu w certyfikacie, ponieważ takie rozwiązanie znacząco ogranicza możliwości użycia podpisu.
E-podpis bez numeru PESEL
Nie ma możliwości uzyskania Profilu Zaufanego przez obcokrajowca bez numeru PESEL. Wówczas konieczne jest uwierzytelnienie tożsamości za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego.
Jednakże podpis kwalifikowany sam w sobie zapewnia możliwość podpisywania dokumentów oraz wachlarz wielu innych możliwości wykorzystania. Dlatego w celu bezproblemowego podpisywania e-sprawozdań finansowych rekomendujemy od razu wyrobienie podpisu kwalifikowanego, zamiast ePUAP.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla obcokrajowca bez PESEL – jak przebiega procedura?
Proces wyrobienia podpisu kwalifikowanego dla obcokrajowca, który nie posiada numeru PESEL, przebiega analogicznie jak procedura dla obywatela Polski. W takim przypadku niezbędny będzie jednak dowód osobisty lub paszport.
W celu nabycia certyfikatu eSIGN pomaga wypełnić wniosek, a następnie umożliwia weryfikację tożsamości zdalnie lub jeśli jest to niemożliwe przez notariusza.
Po pomyślnym zweryfikowaniu tożsamości zostaje wydany kwalifikowany podpis elektroniczny dla cudzoziemca. Dzięki temu możliwe staje się podpisywanie e-sprawozdań oraz e-dokumentów, także w sytuacji, gdy jeden lub kilku członków zarządu nie posiada numeru PESEL.
Podpis elektroniczny dla cudzoziemca z eSIGN – krok po kroku
Jeśli mieszkasz za granicą, ale swoje sprawy biznesowe załatwiasz w Polsce, pomożemy Ci w uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki temu będziesz mógł pracować zdalnie, załatwiając swoje sprawy bez konieczności odbywania dalekich podróży czy stresujących kontaktów z instytucjami administracji publicznej.
Podpis Around The World – uzyskanie podpisu elektronicznego dla obcokrajowca w dowolnym miejscu na świecie
- Zadzwoń do eSIGN i wybierz rodzaj usługi
- W opcji “Around The World” dotrzemy do Ciebie w dowolne miejsce na całym świecie
- Aktywujemy podpis od razu, w Twoim biurze lub domu
- Przeprowadzimy szkolenie z obsługi e-podpisu
- Gwarantujemy również telefoniczne wsparcie na czas trwania ważności podpisu.
Zdalna aktywacja w 7-10 dni – certyfikat kwalifikowany dla obcokrajowca
- Zadzwoń do eSIGN i wybierz rodzaj usługi
- Przejdź weryfikację tożsamości u notariusza
- Skorzystaj ze zdalnego wsparcia naszych opiekunów, którzy pomogą Ci zainstalować podpis i zacząć z niego korzystać
- Również w tym wariancie otrzymujesz gwarancję telefonicznej obsługi technicznej na czas trwania ważności podpisu.
W obu przypadkach podstawą aktywacji jest paszport lub dowód osobisty. Po wydaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego możesz podpisywać elektronicznie sprawozdania oraz dokumenty finansowe w Polsce, bez konieczności przebywania na jej terenie.
O czym należy pamiętać, zakładając podpis dla obcokrajowca?
5 istotnych kwestii, na które warto zwrócić uwagę podczas uzyskiwania podpisu kwalifikowanego dla obcokrajowca:
- Spójność danych z rejestrami – upewnij się, że dane zawarte w KRS, CRBR są takie same jak we wniosku o certyfikat. Rozbieżności mogą prowadzić do odrzucenia podpisu przez system.
- Numer identyfikacyjny – w przypadku, gdy podpis będzie wykorzystywany do celów podatkowych (np. na podatnik.gov.pl lub w deklaracjach CIT), warto zastosować numer PESEL jako identyfikator.
- Okres ważności certyfikatu – jeśli tożsamość jest potwierdzana za pomocą paszportu, ważne jest, aby certyfikat nie był ważny dłużej niż paszport.
- Znaki specjalne – należy unikać pomijania znaków specjalnych lub ich „spolszczania”, ponieważ takie błędy mogą spowodować odrzucenie certyfikatu podczas weryfikacji.
- Dodatkowe informacje w certyfikacie – umieszczenie danych o reprezentowanej firmie może kreować profesjonalny wizerunek, jednak może również ograniczać możliwości korzystania z podpisu przy innych podmiotach. Dlatego sugeruje się wybór certyfikatu uniwersalnego, bez danych firmowych.
Prowadź biznes ponad granicami z kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Aktywacja i wydanie podpisu poza granicami Polski wymaga niekonwencjonalnego podejścia, dlatego nasza obsługa wykracza poza konwencje. Wszystko po to, żeby dostarczyć Ci narzędzie, które pozwala “przekraczać granice”.
Skorzystaj z naszego podpisu elektronicznego i załatwiaj formalności w Polsce, nawet gdy przebywasz za granicą. Podpisuj dokumenty zdalnie z dowolnego miejsca na świecie i dołącz do grona firm, które redukują liczbę papierowych dokumentów, oszczędzają czas i pieniądze, a do tego stają się nowoczesnymi firmami. Wybierz sprawdzonego dostawcę, wybierz eSIGN!
Wejdź na https://esign.pl/world/ i dołącz do rosnącego grona naszych klientów zagranicznych.
Prowadzisz firmę w Polsce? Obowiązkowo obejrzyj ten film!
Wyrobienie podpisu kwalifikowanego dla cudzoziemca – najczęściej zadawane pytania
Czy do podpisu kwalifikowanego wymagany jest polski numer PESEL?
Nie, nie jest to konieczne. Zamiast numeru PESEL można podać numer paszportu lub dowodu osobistego.
Jak przebiega proces uzyskania podpisu kwalifikowanego dla obcokrajowca w Polsce?
Procedura jest taka sama jak w przypadku obywateli Polski i trwa nawet do 30 minut.
Czy podpis kwalifikowany bez numeru PESEL ma jakieś ograniczenia?
Tak, taki podpis nie działa w aplikacji eDeklaracje. Natomiast w pozostałych systemach, takich jak eKRS czy s24, funkcjonuje bez problemów. Ograniczenia wynikają z niedostosowania niektórych polskich systemów administracyjnych.
Czy oferujecie pomoc w procesie podpisywania dokumentów urzędowych?
Oczywiście. Nasz zespół ma szerokie doświadczenie w rozwiązywaniu problemów związanych z CRBR, eKRS oraz s24. Gwarantujemy skuteczne wsparcie w załatwieniu wszelkich trudnych spraw.
Czy podpis kwalifikowany może być używany w kontaktach z zagranicznymi instytucjami?
Tak, podpis kwalifikowany jest zgodny z międzynarodowymi standardami i może być uznawany przez różne zagraniczne podmioty, w zależności od lokalnych przepisów.
Jak długo ważny jest podpis kwalifikowany?
Standardowy okres ważności podpisu kwalifikowanego wynosi 2 lub 3 lata. Ważne jest, aby dokument potwierdzający tożsamość (np. paszport) miał dłuższy termin ważności niż sam podpis.
Czy mogę korzystać z podpisu kwalifikowanego w więcej niż jednej firmie?
Tak, jednak zaleca się wybranie uniwersalnego certyfikatu, który nie zawiera danych konkretnej firmy, aby uniknąć ograniczeń przy podpisywaniu dokumentów związanych z innymi podmiotami.
Jakie dokumenty są potrzebne, aby obcokrajowiec mógł uzyskać podpis kwalifikowany?
Wymagany jest paszport, dowód osobisty lub karta stałego pobytu. Dodatkowo, jeśli posiadasz polski numer PESEL, warto dostarczyć zaświadczenie o jego nadaniu.
Czy mogę uzyskać podpis kwalifikowany online, bez osobistej wizyty w punkcie sprzedaży?
Tak, możliwe jest uzyskanie podpisu poprzez zdalną wideoweryfikację. Potrzebny będzie ważny dokument tożsamości i stabilne połączenie internetowe.
Czy mogę przedłużyć ważność podpisu kwalifikowanego, jeśli dokument tożsamości stracił ważność?
Niestety, jeśli dokument tożsamości, na podstawie którego wydano podpis, stracił ważność, konieczne będzie odnowienie certyfikatu po przedstawieniu nowego ważnego dokumentu.
