Od 18 października 2018 r. postępowania w sprawie zamówień publicznych, o wartości równej progom unijnym lub większej od nich, prowadzone są wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza, że wykonawcy, chcący uzyskać zamówienia publiczne, są zobowiązani składać swoje oferty w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Podpis elektroniczny do zamówień publicznych pojawił się już 15 lat temu, jednak powszechnie używany jest zaledwie od dwóch lat. Dnia 18 kwietnia 2017 r. zamawiający zostali zobowiązani do korzystania z  komunikacji elektronicznej przy udzielaniu zamówień publicznych. 

Druga przełomowa cezura to 18 kwietnia 2018 r., gdyż od tego dnia wszyscy zamawiający mają ustawowy obowiązek przyjmować Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), a także oferty i wnioski w wersji elektronicznej. Pierwsze miesiące obowiązywania art. 10a i nast. Prawa o zamówieniach publicznych pozwalają zaobserwować szereg problemów, na które napotykają zamawiający i wykonawcy. Dlatego w dzisiejszym wpisie wracamy do tematu i przybliżamy Wam podpis elektroniczny do przetargów pod kątem odpowiedzi na najważniejsze pytania jakie się pojawiają.

1. Zamówienia publiczne – podpis elektroniczny

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymagany jest ważny kwalifikowany podpis elektroniczny, który został wystawiony przez uprawnione do tego centrum certyfikujące. Taki podpis nabędziesz na naszej stronie internetowej:  https://esign.pl/podpis-elektroniczny/

Zgodnie z ustawą, podpis jest przyporządkowany wyłącznie do składającej go osoby i sporządzany przez tę osobę za pomocą podlegających jej wyłącznej kontroli bezpiecznych urządzeń oraz danych służących do składania podpisu. Podpis jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza ich zmiana jest rozpoznawalna.

Kwalifikowany podpis elektroniczny może, ale nie musi, zawierać informacje określające, w czyim imieniu występuje subskrybent. Oznacza to, że  zamówienia publiczne  można realizować z wykorzystywaniem “standardowego” kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tzn. taki, gdzie jest imię i nazwisko osoby, dla której podpis został przyporządkowany. Nie ma konieczności, aby był to kwalifikowany podpis elektroniczny z identyfikacją firmy, którą reprezentuje dana osoba.

2. Czy podpis profilem zaufanym e-PUAP może być uznany za równoważny podpisowi kwalifikowanemu? 

Jak stwierdził Urząd Zamówień Publicznych kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest tożsamy z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. ePUAP jest wyłącznie zwykłym podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym. Wobec tego JEDZ, oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu podpisane profilem zaufanym zostaną uznane za złożone w niewłaściwej formie. Oczywiście nie stoi to na przeszkodzie w korzystaniu z platformy ePUAP, która udostępnia także możliwość podpisywania danych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podsumowując, każdy podmiot powinien posiadać podpis kwalifikowany do przetargów.

3. Na czym polega weryfikacja podpisu?

Zamawiający, oceniając skuteczność złożonych kwalifikowanych podpisów elektronicznych, weryfikuje, czy osoba podpisująca dokument była w dacie złożenia podpisu uprawniona do reprezentowania danego wykonawcy oraz czy podpis został złożony w okresie ważności certyfikatu.

Weryfikacja podpisu w tym aspekcie jest możliwa dzięki „znacznikowi czasu”. Jest to etykieta wygenerowana przy użyciu metod kryptograficznych, dołączona w trwały sposób do dokumentu elektronicznego. Na jej podstawie można określić dokładną datę jego powstania lub sygnowania. Znacznik to idealne uzupełnienie podpisu elektronicznego, gdyż informuje również o tym, że dokument był przygotowany i podpisany przed sygnaturą czasu. 

4. W jaki sposób mogę zweryfikować podpis elektroniczny?

Firma eSIGN świadczy usługę weryfikacji podpisu elektronicznego, kliknij tutaj po więcej informacji.

5. Czy mogę upoważnić kompetentną osobę do korzystania z mojego podpisu? 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie można upoważnić żadnej innej osoby, w tym osoby kompetentnej do korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego dla danej osoby. Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis bezpieczny. Oznacza to, że jest on przyporządkowany wyłącznie do składającej go osoby i jest przez tę osobę sporządzany za pomocą podlegających jej wyłącznej kontroli bezpiecznych urządzeń oraz danych służących do składania podpisu.

6. Czy podwładni zamawiającego muszą mieć swój podpis elektroniczny do przetargu?

Osoby prowadzące postępowanie o zamówienia publiczne o lub członkowie komisji przetargowej nie muszą posiadać kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

7. Czy pytania i odpowiedzi do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia muszą zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Pytania i odpowiedzi do SIWZ nie muszą być opatrywane e-podpisem. 

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie wymagają, aby wykonawcy, składając zapytania do treści SIWZ opatrywali je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Natomiast zamawiający może sporządzić odpowiedzi do SIWZ w wersji papierowej podpisane własnoręcznym podpisem przez uprawnioną osobę.  Nie ma też przeciwwskazań, aby ta osoba (zamiast podpisywać odpowiedzi do siwz w wersji papierowej własnoręcznym podpisem), otrzymała dokumenty w wersji elektronicznej i podpisała używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

8. Czy wolno korzystać z cudzego podpisu?

Nie, używanie cudzego podpisu jest karalne. Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie może korzystać inna osoba fizyczna. Podpis jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza ich zmiana jest rozpoznawalna. 

9. Jak długo czeka się na uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jesteśmy w stanie wyrobić jeszcze tego samego dnia, w którym skontaktuje się z nami klient – nawet w ciągu 1 godziny od zgłoszenia. Czas to olbrzymia zaleta współpracy z nami, gdyż w większości firm taka procedura trwa nawet 7 dni.

10. Od czego zależy cena podpisu?

Cena kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest uzależniona od okresu, na jaką wystawiony jest podpis oraz rodzaju aktywacji.

Po więcej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na temat kwalifikowanego podpisu elektronicznego zajrzyj do działu “najczęściej zadawane pytania”, który znajdziesz tutaj.

Zapraszamy również do kontaktu pod nr infolinii +48 699 585 770 – odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i rozwiejemy wątpliwości.