Dzisiejsza rzeczywistość otwiera przed Twoim biznesem wiele możliwości. Należy do nich również zdalne podpisywanie dokumentów. Dzięki e-podpisowi miliony ludzi na całym świecie załatwiają swoje sprawy bez konieczności wychodzenia z domu czy biura. Łatwe kontakty z placówkami administracji publicznej: przesyłanie do urzędów wniosków, deklaracji czy podań online to tylko jeden z powodów, dla których podpis elektroniczny okaże się najlepszą inwestycją dla Twojej firmy.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ułatwia życie

Podpis elektroniczny to jedno z tych rozwiązań, które mają na celu ułatwiać nasze codzienne życie. Zwłaszcza zaś usprawnić kontakt z instytucjami publicznymi czy urzędami. W jaki sposób? Podpis elektroniczny to połączenie danych w formie elektronicznej oraz innych informacji, które pozwalają na jednoznaczne określenie osoby, która ten podpis złożyła. E-podpis umożliwia zatem identyfikację podmiotów, które przesyłają dokumenty drogą elektroniczną. 

Oznacza to, że wiele spraw możesz dzisiaj załatwić bez stania w kolejkach i stresu, czy zdążysz w godzinach pracy danej jednostki. Wreszcie – bez ponoszenia opłat związanych z wysyłką dokumentacji pocztą czy kurierem. Jest to tak skuteczna i bezpieczna metoda, że korzystają z niej zarówno urzędy skarbowe, jak i ZUS. Dlaczego więc Ty nie miałbyś czerpać korzyści z udogodnień, które daje e-podpis, zwłaszcza w sytuacji trwającej kolejny miesiąc pandemii?

Podpis elektroniczny w Polsce

Termin “podpis elektroniczny” wprowadzony został na polski grunt przez – obecnie już uchyloną – ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Zgodnie z zawartymi w niej regulacjami e-podpis stanowiły dane w postaci elektronicznej, które “wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”. 

Od 7 października 2016 obowiązuje zaś ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, zgodnie z którą dokument opatrzony podpisem elektronicznym może być równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym. 

Z każdym kolejnym rokiem pojawiają się nowe regulacje, umożliwiające lub nakazujące stosowanie e-podpisu do komunikacji na linii obywatel – instytucje państwowe. Np. od 18 kwietnia 2017 r. zamawiający mają obowiązek korzystania z  komunikacji elektronicznej przy udzielaniu zamówień publicznych, zaś od 18 kwietnia 2018 r. są także zobowiązani przyjmować JEDZ oraz oferty i wnioski w wersji elektronicznej. Obie zmiany oznaczają konieczność posiadania podpisu elektronicznego.

Gdzie użyjesz podpisu elektronicznego?

W 2001 r., gdy wprowadzano pierwsze regulacje prawne, podpis elektroniczny był głosem przyszłości, nowinką technologiczną traktowaną z pewną nieufnością i dystansem. Jednak w związku z szybkim rozwojem technologicznym, e-podpis stał się faktycznie obecny w naszym codziennym życiu i jest coraz chętniej wykorzystywanym narzędziem. Jego zasięg będzie się tylko rozszerzał i wkraczał w kolejne sfery naszego życia. 

Obecnie wykorzystujemy go w takich obszarach, jak np:

  • e-deklaracje podatkowe
  • Platforma Usług Elektronicznych ZU
  • E-PUAP
  • podpisywanie umów
  • podpisywanie faktur elektronicznych
  • JEDZ – oferty przetargowe
  • składanie dokumentów do urzędów, tj.: GIODO, CEIDG, KRS, urzędów administracji publicznej, czy też urzędów patentowych itp.

Pełną, na bieżąco aktualizowaną listę zastosowań e-podpisu znajdziesz na naszej stronie.

E-podpis w branżach wysokiego zaufania

E-podpis sprawdza się nie tylko w kontaktach z administracją publiczną. Coraz więcej branż wykorzystuje dobrodziejstwa płynące z podpisu elektronicznego do zwiększenia swojej efektywności i obniżenia kosztów. Takie gałęzie naszej gospodarki jak: 

  • bankowość
  • inżynieria i produkcja
  • górnictwo

coraz chętniej sięgają po to uniwersalne i bezpieczne narzędzie. Podpis elektroniczny o wysokim poziomie zaufania zyskuje na popularności we wszystkich branżach, w których kluczowe znaczenie ma uwierzytelnianie tożsamości cyfrowej i bezpieczeństwo procesu składania podpisu. 

Paperless z e-podpisem: wygoda, bezpieczeństwo i oszczędności

Wiesz już, że podpis elektroniczny to wygodny i bezpieczny sposób kontaktowania się firm z urzędami i klientami. Zapewne zdajesz sobie sprawę, że e-dokumenty są tanie, bo nie wymagają drukowania i fizycznego archiwizowania, można je błyskawicznie przekazać do jednego lub wielu adresatów. Dlatego właśnie elektroniczny obieg dokumentów w firmie to jedno z podstawowych rozwiązań spod znaku paperless. 

  • Wprowadzając rozwiązania paperless, takie jak podpis elektroniczny, odczuwalnie redukujesz koszty ponoszone przez Twoją firmę.
  • Rezygnując z obiegu papierowego, poprawiasz bezpieczeństwo firmowych dokumentów i danych.
  • Usprawniając firmowe procedury i procesy, podnosisz poziom satysfakcji swoich klientów.
  • Ułatwiając pracę wewnątrz firmy, zwiększasz sprzedaż swoich produktów i usług. 

Przyszłość należy do podpisu elektronicznego

Stawiając na e-podpis, szybko przekonasz się o oszczędnościach i ułatwieniach, jakie przynosi ta inwestycja. Z badań przeprowadzonych w Stanach Zjednoczonych wynika, że kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza oszczędności na poziomie 11-20 dolarów na każdym dokumencie!

Co ważne, na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, które zachęcają do korzystania z e-podpisu i ułatwiają jego wprowadzenie. Od niedawna dostępne są podpisy elektroniczne wykorzystujące technologię chmurową. Wartym uwagi rozwiązaniem jest także certyfikat do jednorazowego podpisu. 

Przyszłość obiegu dokumentów i kontaktów między firmami, a instytucjami oraz innymi podmiotami na pewno będzie należeć do e-podpisów. 

Zdaj test na przedsiębiorczość

Prowadzisz firmę? Zarządzasz zespołem? Zatwierdzasz masę dokumentów i nie lubisz, gdy ze względu na jeden podpis cały projekt stoi w miejscu? Znamy rozwiązanie! Z kwalifikowanym podpisem elektronicznym Twój biznes może tylko zyskać. Dowiedz się więcej: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/