Podpis elektroniczny, jako element strategii dotyczącej dokumentów cyfrowych.
Nowy Rok niesie ze sobą nowinki technologiczne. Doskonałym na to przykładem jest cyfryzacja dokumentów w firmie. Coraz częściej słyszy się o podpisach elektronicznych, smart kontraktach oraz postępie cyfrowym. Firmy powinny być na to gotowe, ponieważ nowe rozwiązania cieszą się coraz większą popularnością. Zatem czy Twoja firma ma strategię dotycząca dokumentów cyfrowych?
Czego się dowiesz:
- Czy strategia dotycząca dokumentów cyfrowych jest Ci potrzebna
- Czy podpis elektroniczny to „must have” firmy
- Jak poprawić wydajność firmy z wykorzystaniem cyfryzacji
Czy strategia dotycząca dokumentów cyfrowych jest Ci potrzebna?
Forbes już w 2019 przewidywał pojawienie się autonomicznych rozwiązań udoskonalających rozwój firmy. Aktualnie widać ten postęp w zakresie automatyzacji maszyn, aż po zaplecza tj. działy księgowe.
Tutaj pojawia się termin strategia dokumentacji cyfrowej. Czym jest i jak ją usprawnić? Czytaj dalej.
Praca w wielu firmach stała się swego rodzaju procesem. Większość jego elementów rozwiązuje się dzięki wykorzystaniu świata online i urządzeń elektronicznych. Aktualnie rzadko spotyka się faktury wystawiane „z bloczka” lub wielostronicowe papierowe deklaracje podatkowe.
Większość tych zadań wykonują za nas aplikacje, programy i systemy do generowania dokumentów. Jednak samo ich wygenerowanie to nie wszystko. Dokument bez podpisu jest jak malarz bez ręki – mało zdziała.
Dlatego planując strategię dotyczącą dokumentów cyfrowych, warto uwzględnić kilka istotnych elementów.
Podpis elektroniczny, a rynek cyfrowy
Poniżej znajdziesz 4 kroki, które ułatwią Ci stworzenie strategii dotyczącej dokumentów cyfrowych.
Po pierwsze – przepływ dokumentów
Na początek rekomenduje się analizę dotychczasowego modelu przepływu dokumentów w firmie. Okazuje się, że sam wgląd w dotychczasowy sposób pracy natychmiast pokazuje jego słabe punkty.
Wiele procesów można zoptymalizować, a nawet zmniejszyć koszty ich realizacji np. poprzez podpis elektroniczny.
Po drugie – dane
Dane zawsze warto analizować. Dzięki miernikom można określić optymalne wartości wydajności, a co za tym idzie zastanowić się nad sposobem jej zwiększenia.
Do narzędzi analitycznych można zaliczyć aplikację do podpisu elektronicznego.
Dzięki niej można sprawdzić, jak szybko wygenerowany dokument zostaje podpisany przez drugą stronę. Jeśli trwa to kilka godzin, można wystosować odpowiednie przypomnienie mailowe, które przyśpieszy cały proces.
W porównaniu do ręcznego podpisywania umów, które wiąże się z wysyłką dokumentu, czas procesu można skrócić z kilku dni do nawet kilku sekund.
Poznaj więcej zalet wdrożenia podpisu elektronicznego w firmie.
Po trzecie – szkolenia
Nawet najlepsze rozwiązania technologiczne są na nic, jeśli zespół nie wie jak z nich korzystać. Inwestując w nowoczesne systemy np. kwalifikowany podpis elektroniczny, warto również pomyśleć o szkoleniu.
Chodzi o to, aby jak najsprawniej wdrożyć procedury użycia e-podpisu w firmie.
Chcesz przeprowadzić takie w swojej organizacji? Sprawdź nasze szkolenia.
Po czwarte – skalowanie
Wprowadzenie nowego rozwiązania to jedno. Jednak, co w sytuacji kiedy firma się powiększa lub wchodzi na nowe rynki?
Zmiany są stałą naszego życia. Warto zatem mieć na uwadze fakt, iż skalowanie nowej strategii to tylko kwestia czasu. Postęp cyfrowy wymaga, aby organizacje korzystały z różnych rozwiązań, często współgrających ze sobą.
W ten sposób można nie tylko usprawnić pracę, ale i przygotować się na „nowe” potrzeby klientów.
Do takich rozwiązań zalicza się:
- E-podpis mobilny
- Pieczęć elektroniczna
- Mobilne systemy CRM
Podsumowanie
Nowe technologie, choć wydają się skomplikowane, to w praktyce niosą ze sobą wiele korzyści. Zmieniający się świat wymusza na firmach dostosowanie się do potrzeb klienta, bo ten pragnie być obsłużony szybciej, sprawniej i z mniejszym ryzykiem błędu.
Jeśli chcesz wdrożyć takie udoskonalenia w firmie, to podpis elektroniczny jest dla Ciebie.
To bezpieczne i korzystne rozwiązanie dla firm, które zwiększa wydajność pracy, a jednocześnie obniża koszty procesowania dokumentów.
Umów się na niezobowiązującą konsultację i dowiedz się czy e-podpis jest dla Ciebie.
