Cyfryzacja i rozwój technologii wchodzi w coraz więcej dziedzin naszego życia. Obecnie dotyczy to także urzędów i administracji publicznej. Jednym z najnowszych narzędzi ułatwiających kontakt z urzędami mają być e-doręczenia. 

Czym dokładnie są e-doręczenia? Jak mogą wpłynąć na nasze codzienne życie i załatwianie spraw w urzędach? Dowiesz się tego w niniejszym artykule.

Czym są e-doręczenia w praktyce?

E-doręczenia to nic innego jak elektroniczna forma korespondencji z urzędami. To system równoważny do tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. E-doręczenia są wygodnym i nowoczesnym sposobem na przekazywanie dokumentów. Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.

Jakie dokumenty można wysyłać i odbierać elektronicznie?

Tak jak wspomnieliśmy wyżej planowo e-doręczenia mają zastąpić tradycyjną korespondencję pomiędzy urzędami, podmiotami publicznymi i przedsiębiorcami. Wobec tego wiadomości przesyłane tym sposobem to przede wszystkim wszelkie pisma urzędowe takie jak dokumenty z Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy z sądu. 

Czy e-doręczenia to bezpieczny sposób komunikacji?

Oprócz skrócenia procesu składania i przesyłania dokumentów e-doręczenia zapewniają również większe bezpieczeństwo przesyłanych danych w tym pełną ochronę danych osobowych adresatów czy wnioskodawców, zgodną z RODO.

Jakie są zalety i wady systemu doręczeń elektronicznych?

System ten wywołuje sporo emocji, lecz warto zauważyć, że niesie ze sobą wiele korzyści. Zaletą e-doręczeń jest możliwość przesyłania i odbierania dokumentów o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca, korzystając jedynie z urządzenia z dostępem do internetu. Nie trzeba już stać w kolejkach w urzędach czy na poczcie, by załatwić formalności. 

E-doręczenia w praktyce – jak wysłać i odebrać dokument elektroniczny?

Era tradycyjnych papierowych listów odchodzi w niepamięć. Proces korzystania z e-doręczeń jest intuicyjny i prosty. Wystarczy założyć skrzynkę do doręczeń elektronicznych, a następnie zalogować się na odpowiednią platformę. Tam możemy wysyłać i odbierać dokumenty w formie elektronicznej. 

O ile sam system nie jest skomplikowany, to założenie skrzynki może być problematyczne bez pomocy osoby obytej z tematem. Warto więc skorzystać z pomocy firm, które specjalizują się w temacie cyfryzacji. Jeśli chcesz założyć adres doręczeń elektronicznych dla swojej firmy lub JST możesz skorzystać z kompleksowej oferty eSIGN.

Co system e-doręczeń oznacza dla podmiotów publicznych?

Wprowadzenie e-doręczeń dotyczy przede wszystkim jednostek samorządu terytorialnego. Organizacje takie jak organy administracji rządowej, jednostki budżetowe czy Narodowy Fundusz Zdrowia, jako pierwsze będą musiały stosować tę formę korespondencji. Czasu jednak pozostało niewiele, ponieważ termin wdrożenia e-doręczeń dla JST to 1 października 2024.

Kto jeszcze musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?

Oprócz tego obowiązek posiadania skrzynki do doręczeń elektronicznych dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS, a także innych podmiotów niepublicznych jak fundacje czy stowarzyszenia. Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego takie jak adwokat czy radca prawny również są zobowiązane do posiadania adresu elektronicznego do e-doręczeń.

Kiedy obowiązek korzystania dla przedsiębiorców?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, niektórzy przedsiębiorcy będą zobligowani do wdrożenia korzystania z e-doręczeń od 1 stycznia 2025 roku. W innych sytuacjach może to być 1 lipca 2025 oraz 1 października 2026 r. 

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tak jak podmioty publiczne będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 października 2024 roku.

Więcej na temat terminów wdrożenia e-doręczeń przeczytasz tutaj – Od kiedy wchodzi w życie system e-doręczeń? (link do jednego z nowych artykułów)

Jakie platformy e-doręczeń są dostępne w Polsce?

Doręczenie elektroniczne może być powiązane publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez tzw. operatora wyznaczonego (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.). Oprócz tego prawo pozwala korzystać również z innych usług firm zewnętrznych, które oferują platformy do e-doręczeń. 

Czy można zlecić założenie skrzynki firmie zewnętrznej?

Wielu przedsiębiorców oraz instytucji nie ma zasobów, oraz doświadczonej kadry, która mogłaby założyć skrzynkę oraz przeszkolić personel z jej obsługi. Warto w tym miejscu skorzystać z doświadczenia innych firm, które oferują tego typu usługi. Szczególnie że termin wdrożenia e-doręczeń dla JST jest tak naprawdę tuż, tuż. 

Porada od eSIGN

Pamiętaj, że jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca. Nie można korzystać z jednej skrzynki jako osoba prywatna i firma. 

Przedsiębiorco skorzystaj z usługi e-doręczeń w eSIGN! – załóż skrzynkę 

Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub podmiotem publicznym i chcesz być przygotowany na zmiany, warto już teraz założyć adres do e-doręczeń. Nie czekaj na ostateczny termin, ponieważ zostanie Ci mniej czasu na przeszkolenie personelu i nauczenie się procedur. 

Już teraz skorzystaj z kompleksowej usługi założenia i szkolenia z obsługi adresu do doręczeń elektronicznych w eSIGN. Nasza firma wie, jak szybko i łatwo wdrożyć Ciebie i Twoich pracowników w nowy system – zaufaj specjalistom. 

Oprócz tego w naszej firmie możesz wdrożyć swój kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Podsumowanie – czy e-doręczenia całkowicie zastąpią tradycyjną pocztę?

E-doręczenia to kolejny krok w kierunku digitalizacji kontaktu z urzędami i instytucjami publicznymi. Choć całkowicie nie zastąpią tradycyjnej poczty, to bez wątpienia będą coraz częściej wykorzystywane ze względu na swoją wygodę, szybkość i bezpieczeństwo. 

Na zakończenie warto zapamiętać:

  • To elektroniczna forma korespondencji z urzędami, równoważna tradycyjnemu listowi poleconemu.
  • Obowiązek posiadania skrzynki dotyczy osób oferujących usługi zaufania oraz podmioty publiczne, a także przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS, a także osób oferują
  • Przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z e-doręczeń najpóźniej od 1 stycznia 2025 roku, natomiast podmioty publiczne do 1 października 2024 r.
  • Poczta Polska S.A. jest operatorem wyznaczonym, ale dostępne są również usługi dostawców zewnętrznych. 

Jesteś przedsiębiorcą lub dyrektorem placówki podległej pod samorząd terytorialny? Pamiętaj o upływających terminach! Przygotuj się na wdrożenie e-doręczenia w swojej firmie. Już dziś skorzystaj z kompleksowej usługi wdrożenia adresu elektronicznego i szkolenia dla swoi pracowników w eSIGN.

Chcesz dowiedzieć się więcej? 

Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy. 

Chcesz porozmawiać?

Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.