Dlaczego potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego w zamówieniach publicznych?

• Od dn. 18.10.2018r. postępowania w sprawie zamówień publicznych prowadzone są w formie elektronicznej.
• Oznacza, to że jeśli jesteś zainteresowany uzyskaniem zamówień publicznych musisz złożyć  swoją ofertę w formie elektronicznej. 
• Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze do ustawy wymagają, aby dokumenty składane w postępowaniu opatrzone zostały kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy.

• Dnia 18 kwietnia 2017 r. zamawiający zostali zobowiązani do korzystania z komunikacji elektronicznej przy udzielaniu zamówień publicznych. 
• Od 18 kwietnia 2018 r. wszyscy zamawiający mają ustawowy obowiązek przyjmować Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), a także oferty i wnioski w wersji elektronicznej.

Od 18 kwietnia 2018 r. wykonawcy nie posiadający kwalifikowanego e-podpisu  nie mogą uczestniczyć w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Dzieje się tak, ponieważ ustawa nakłada na wykonawcę obowiązek podpisywania ofert kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do obowiązków wykonawcy należy:

1. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla osoby/osób, które będą podpisywały JEDZ.
2. Zakup oprogramowania szyfrującego, spełniającego wymogi Specyfikacji Indywidualnych Warunków Zamówienia (SIWZ).
3. Sporządzenie i podpisanie zamówienia zgodnie z zasadami wskazanymi w specyfikacji, a następnie doręczenie go zamawiającemu – również w określony przez SIWZ sposób.

1. Przygotowanie zapisów SIWZ dotyczących sposobu przekazywania elektronicznego JEDZ.
2. Uzyskanie oprogramowania umożliwiającego odszyfrowanie JEDZ.
3. Uzyskanie oprogramowania umożliwiającego weryfikację dokumentów JEDZ podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Forma i sposób złożenia ofert są każdorazowo określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pamiętaj, nie ma jednej uniwersalnej procedury, to zamawiający decyduje o warunkach składania ofert.

• Znajdź w SIWZ informację, jaką drogą powinna być złożona Twoja oferta. Istnieją różne portale umożliwiające elektroniczne złożenie oferty – zamawiający ma prawo do wskazania swojego rozwiązania.
• Podpisanie oferty wymaga e-podpisu. Upewnij się, czy potrafisz go obsłużyć. 
• Sprawdź, czy podmioty, których oświadczenia będą Ci potrzebne dysponują podpisem elektronicznym.
• Wypełnione, podpisane, spakowane i zaszyfrowane oferty prześlij we wskazany sposób do zamawiającego.

Najczęściej pojawiający się problem dotyczy samego otwierania ofert: wielu z nich nie daje się w ogóle pobrać albo odszyfrować. Powodem są błędy popełniane przez wykonawców, np. podwójne szyfrowanie ofert. Inne pomyłki to m.in.: użycie klucza publicznego z niewłaściwego postępowania czy podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym formularza służącego do przesyłania oferty, a nie samej oferty. Przystępując do złożenia oferty upewnij się, że znasz procedury i rozumiesz zawarte w nich polecenia. 

• Urząd Zamówień Publicznych sukcesywnie wprowadza do systemu zmiany mające usprawnić jego pracę i zautomatyzować jego działanie. Ma to zapobiec sygnalizowanym przez zamawiających i wykonawców błędom technicznym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga użycia specjalnej karty kryptograficznej, która zawiera dane konieczne do złożenia podpisu, a także oprogramowania dostarczanego przez dostawcę e-podpisu.

Jak przebiega procedura podpisu?

• Wybierasz jeden lub wszystkie pliki (istnieje możliwość podpisania jednocześnie wszystkich dokumentów do złożenia w przetargu),
• Klikasz ikonkę uruchamiającą procedurę e-podpisu,
•  Podajesz PIN, który wybrałeś dla swojego podpisu elektronicznego,
• Otrzymujesz komunikat z informacją, że procedura podpisu zakończyła się powodzeniem,
• Możesz również osobiście sprawdzić, czy dokumenty zostały poprawnie podpisane.

Zobacz, jak łatwo podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym SmartSign:

• Czy mogę upoważnić kompetentną osobę do korzystania z mojego podpisu?
• W jaki sposób mogę zweryfikować podpis elektroniczny?
• Kliknij poniżej i poznaj odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące funkcji podpisu elektronicznego w zamówieniach publicznych