Dlaczego potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego w zamówieniach publicznych?

  • Od dn. 18.10.2018r. postępowania w sprawie zamówień publicznych prowadzone są w formie elektronicznej.
  • Oznacza, to że jeśli jesteś zainteresowany uzyskaniem zamówień publicznych musisz złożyć  swoją ofertę w formie elektronicznej. 
  • Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze do ustawy wymagają, aby dokumenty składane w postępowaniu opatrzone zostały kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy.

Zasady prowadzenia postępowań na usługi społeczne – stan prawny

Najważniejsze informacje

  • Dnia 18 kwietnia 2017 r. zamawiający zostali zobowiązani do korzystania z komunikacji elektronicznej przy udzielaniu zamówień publicznych. 
  • Od 18 kwietnia 2018 r. wszyscy zamawiający mają ustawowy obowiązek przyjmować Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), a także oferty i wnioski w wersji elektronicznej.

Jakie zmiany dla wykonawców? 

Lista obowiązków

Od 18 kwietnia 2018 r. wykonawcy nie posiadający kwalifikowanego e-podpisu  nie mogą uczestniczyć w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Dzieje się tak, ponieważ ustawa nakłada na wykonawcę obowiązek podpisywania ofert kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do obowiązków wykonawcy należy:

  1. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla osoby/osób, które będą podpisywały JEDZ.
  2. Zakup oprogramowania szyfrującego, spełniającego wymogi Specyfikacji Indywidualnych Warunków Zamówienia (SIWZ).
  3. Sporządzenie i podpisanie zamówienia zgodnie z zasadami wskazanymi w specyfikacji, a następnie doręczenie go zamawiającemu – również w określony przez SIWZ sposób.

Jakie zmiany dla zamawiajacych?

Do obowiązków zamawiającego należy:

  1. Przygotowanie zapisów SIWZ dotyczących sposobu przekazywania elektronicznego JEDZ.
  2. Uzyskanie oprogramowania umożliwiającego odszyfrowanie JEDZ.
  3. Uzyskanie oprogramowania umożliwiającego weryfikację dokumentów JEDZ podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Forma i sposób złożenia oferty

Forma i sposób złożenia ofert są każdorazowo określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pamiętaj, nie ma jednej uniwersalnej procedury, to zamawiający decyduje o warunkach składania ofert.

  • Znajdź w SIWZ informację, jaką drogą powinna być złożona Twoja oferta. Istnieją różne portale umożliwiające elektroniczne złożenie oferty – zamawiający ma prawo do wskazania swojego rozwiązania.
  • Podpisanie oferty wymaga e-podpisu. Upewnij się, czy potrafisz go obsłużyć. 
  • Sprawdź, czy podmioty, których oświadczenia będą Ci potrzebne dysponują podpisem elektronicznym.
  • Wypełnione, podpisane, spakowane i zaszyfrowane oferty prześlij we wskazany sposób do zamawiającego.

Najczęstsze błędy techniczne przy składaniu ofert i weryfikacji dokumentów

Najczęściej pojawiający się problem dotyczy samego otwierania ofert: wielu z nich nie daje się w ogóle pobrać albo odszyfrować. Powodem są błędy popełniane przez wykonawców, np. podwójne szyfrowanie ofert. Inne pomyłki to m.in.: użycie klucza publicznego z niewłaściwego postępowania czy podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym formularza służącego do przesyłania oferty, a nie samej oferty. Przystępując do złożenia oferty upewnij się, że znasz procedury i rozumiesz zawarte w nich polecenia. 

  • Urząd Zamówień Publicznych sukcesywnie wprowadza do systemu zmiany mające usprawnić jego pracę i zautomatyzować jego działanie. Ma to zapobiec sygnalizowanym przez zamawiających i wykonawców błędom technicznym.