Korespondencja z urzędami to ważny element codziennej działalności przedsiębiorców. Z myślą o ułatwieniu tego procesu i wprowadzeniu bardziej efektywnych rozwiązań, rząd postanowił wprowadzić e-Doręczenia – czyli usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

W tym artykule zgłębimy szczegóły dotyczące e-Doręczeń, zrozumiejmy, kto musi je posiadać, jak je założyć i kiedy stają się one obowiązkowe dla przedsiębiorców.

E-doręczenia dla przedsiębiorców – najważniejsze informacje

  • Każdy przedsiębiorca będzie musiał posiadać skrzynkę do e-doręczeń.
  • Termin wdrożenia adresu dla firm zależy od tego kiedy zostały zarejestrowane.
  • Ostateczny termin dla firm w CEIDG to 1.10.2026 r.
  • Ostateczny termin dla firm w KRS to 1.01.2025 r.
  • Każdy przedsiębiorca może założyć skrzynkę do e-doręczeń z pomocą eSIGN. 

Czym są e-doręczenia dla przedsiębiorców?

E-Doręczenia to nowoczesny sposób doręczania pism i dokumentów, który ma zastąpić tradycyjne listy polecone. Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać korespondencję elektronicznie, korzystając z wielu zalet tego rozwiązania. Mowa tu więc o elektronicznym odpowiedniku listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który jest bezpieczny, wygodny i usprawni oficjalną komunikację z urzędami.

Baza adresów elektronicznych (BAE) 

To publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym znajdują się wszystkie adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Wystarczy, że aktywujesz stworzony dla ciebie adres, a wpis do BAE nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE, konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Kto musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń?

Obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych zarówno w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), jak i w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Ponadto inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, takie jak fundacje czy stowarzyszenia, również muszą posiadać skrzynkę do e-Doręczeń. 

Dodatkowo obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy również przedstawicieli wszystkich zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi czy notariusze.

Jakie są zalety adresu do e-doręczeń?

Adres do doręczeń elektronicznych niesie ze sobą wiele korzyści. E-doręczenia to usługa dzięki, której możesz liczyć na:

  • Oszczędność czasu – unikniesz awiza w skrzynce i kolejek na poczcie, listy z urzędu dostaniesz na swoją elektroniczną skrzynkę, a przeczytasz je i odpowiesz na nie o dogodnej porze i w dowolnym miejscu – wystarczy komputer, tablet lub telefon z Internetem.
  • Wygodną komunikację z urzędem – nie musisz odwiedzać urzędu, aby złożyć dokumenty – w każdej chwili możesz wysłać pismo czy wniosek bezpłatnie ze skrzynki do e-Doręczeń.
  • Oszczędność pieniędzy – możesz bezpłatnie korespondować z urzędami, które korzystają z e-Doręczeń.
  • Bieżące powiadomienia – będziesz od razu wiedzieć, że przyszła nowa wiadomość i zawsze możesz sprawdzić, jaki jest status Twojej korespondencji.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Założenie skrzynki do e-Doręczeń jest procesem prostym i intuicyjnym, który można zrealizować za pośrednictwem eSIGN. Skontaktuj się z nami, a zrobimy to dla Ciebie.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń?

Termin na wdrożenie e-Doręczeń dla firm zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG lub w KRS. Firmy rejestrujące działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku oraz w KRS od 1 października 2024 roku będą mogły założyć skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji. Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku będą miały czas do 30 września 2026 roku na założenie adresu do e-Doręczeń. Natomiast firmy zarejestrowane w KRS do 30 września 2024 roku będą musiały posiadać skrzynki do e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

Terminy dla firm zarejestrowanych w CEIDG

  • przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024 – od 1.10.2026
  • przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024, którzy złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 1.07.2025 – w momencie składania wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG
  • przedsiębiorcy rejestrujący się od 1.01.2025 – w momencie rejestracji działalności w CEIDG

Terminy dla firm rejestrowanych w KRS

  • przedsiębiorcy zarejestrowani przed 1.10.2024 – od 1.01.2025
  • przedsiębiorcy (spółki) rejestrujący się od 1.10.2024 – od 1.10.2024
Ważne!
Od 1 października 2024 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS.

Skorzystaj z usługi eSIGN

Masz własną firmę lub planujesz ją założyć? Prędzej czy później będziesz musiał posiadać adres doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Aby założyć skrzynkę do e-doręczeń, możesz skorzystać z usługi eSIGN. W naszej firmie umożliwiamy szybkie i bezpieczne podpisanie niezbędnych dokumentów online. Dzięki nam założysz, ale również nauczysz się zarządzać skrzynką.

Porada eksperta 

Warto już teraz rozważyć założenie elektronicznej skrzynki, która umożliwia szybkie i bezpieczne odbieranie korespondencji z urzędów. Co prawda przedsiębiorcy mają jeszcze trochę czasu, ale niedługo będzie krokiem niezbędnym do spełnienia przyszłych wymogów prawnych.

Chcesz dać sobie czas na nauczenie się nowego systemu? Wdróż go już teraz i skorzystaj z naszego profesjonalnego wsparcia technicznego!

E-doręczenia dla przedsiębiorców – podsumowanie

Dzięki e-doręczeniom proces komunikacji z urzędami staje się szybszy, bardziej wygodny i bezpieczniejszy. Dlatego warto być świadomym obowiązku posiadania skrzynki do e-Doręczeń i zadbać o jej założenie w odpowiednim terminie. Pamiętaj, że każdy przedsiębiorca będzie musiał założyć skrzynkę.

Chcesz zlecić/dowiedzieć się więcej?

Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy. 

Chcesz porozmawiać?

Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.