Koniec roku 2023 przyniósł kolejne przesunięcie wdrożenia systemu e-doręczeń, zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji opublikowanym w Dzienniku Ustaw. Ta zmiana stała się możliwa po nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, przyjętej przez Sejm i zatwierdzonej przez prezydenta.

Od kiedy więc ostatecznie wchodzi w życie system e-doręczeń? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

Kiedy wchodzi obowiązek stosowania e-doręczeń?

Pierwszym terminem na wdrożenie systemu e-doręczeń w placówkach publicznych był 30 grudnia 2023 r. W związku z komunikatem Ministra Cyfryzacji termin ten został wydłużony do 1 października 2024. Natomiast dla przedsiębiorców termin do 1 stycznia 2025, 1 lipca 2025 lub 1 października 2026 w zależności o sytuacji – każdą z nich opisujemy poniżej. 

Czym są e-doręczenia i kogo dotyczą?

E-doręczenia to nowa forma komunikacji pomiędzy podmiotami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. Ma ona być równorzędna z tradycyjnymi przesyłkami poleconymi za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. 

Obowiązek stosowania e-doręczeń dotyczy podmiotów publicznych, czyli jednostek samorządu terytorialnego oraz firm i zawodów zaufania publicznego, takich jak notariusze, adwokaci czy radcy prawni. Dla obywateli, którzy są wykluczeni cyfrowo, przewidziano publiczną usługę hybrydową (PUH), gdzie korespondencja będzie docierała w formie papierowej.

Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi Ministerstwo Cyfryzacji.

Czy obywatele też muszą mieć adres elektroniczny?

Obecnie obywatele nie będą zmuszeni do korzystania z oficjalnej usługi elektronicznej rejestracji doręczeń. Jeśli obywatel nie utworzy skrzynki e-doręczeń, instytucja publiczna skorzysta z usługi hybrydowej. Oznacza to, że dokumenty zostaną najpierw wysłane drogą elektroniczną, a następnie wydrukowane przez pocztę polską i dostarczone obywatelowi w postaci papierowej.

Kogo dotyczy termin wdrożenia obowiązku od 1 października 2024?

Zgodnie z komunikatem ministra ds. cyfryzacji z datą 21 grudnia 2023 roku, został przedstawiony nowy plan wdrożeń dla różnych instytucji w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej.

Zgodnie z tym planem, od 1 października 2024 roku adres do e-doręczeń będzie musiał być aktywny w:

  • Organach administracji centralnej oraz jednostkach budżetowych, które obsługują te organy (zgodnie z artykułem 155 ustęp 1 ustawy),
  • Innych organach władzy publicznej, w tym organach kontroli państwowej oraz organach ochrony prawa, a także we wszystkich jednostkach budżetowych, które obsługują te organy (zgodnie z artykułem 155 ustęp 2 ustawy),
  • Wszystkich Zakładach Ubezpieczeń Społecznych i zarządzanych przez nie funduszach, oraz w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i funduszach zarządzanych przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (zgodnie z artykułem 155 ustęp 3 ustawy),
  • Narodowym Funduszu Zdrowia (zgodnie z artykułem 155 ustęp 4 ustawy),
  • Agencjach wykonawczych, instytucjach gospodarki budżetowej, państwowym funduszu celowym, samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, uczelniach publicznych, Polskiej Akademii Nauk i jej jednostkach organizacyjnych, państwowych i samorządowych instytucjach kultury, oraz innych państwowych lub samorządowych podmiotach prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (zgodnie z artykułem 155 ustęp 5 ustawy),
  • Jednostkach samorządu terytorialnego i ich związkach, związkach metropolitalnych oraz samorządowych jednostkach budżetowych,
  • Osobach niepublicznych takich jak: prawnicy, adwokaci, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze,
  • Podmiotach niepublicznych, które zarejestrowały się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 1 października 2024 roku.
Treść komunikatu Ministra Cyfryzacji

”W komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1077 i 2540) wyrazy „30 grudnia 2023 r.” zastępuje się wyrazami „1 października 2024 r.”.

Od kiedy e-doręczenia dla podmiotów publicznych?

Tak jak wspomnieliśmy na wstępie, pierwotny termin był wyznaczony na 30 grudnia 2023 r. Zgodnie z nowym harmonogramem wdrożeń e-doręczeń, system ten musi działać w podmiotach publicznych, organach administracji rządowej, oraz innych organach władzy publicznej już od 1 października 2024 roku.

Oznacza to, że pozostało zaledwie kilka miesięcy, aby prowadzona przez Ciebie JST wdrożyła system e-doręczeń. Nie czekaj, aż ten czas upłynie. Skorzystaj z usługi wdrożenia i szkolenia z obsługi adresu elektronicznego w eSIGN.

Nowy harmonogram wdrażania skrzynek do e-doręczeń dla przedsiębiorców

Poniżej przedstawiamy oficjalny harmonogram dla przedsiębiorców prywatnych. Sprawdź kto i kiedy powinien posiadać adres do doręczeń elektronicznych

1 Stycznia 2025

Obowiązek korzystania z systemu e-doręczeń będzie dotyczył innych podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 października 2024 r.

  • innych podmiotach publicznych (art. 155 ust. 9 ustawy).
  • podmiotach niepublicznych zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).
  • podmiotach niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).
Przykład

Pani Monika założyła firmę 31 stycznia 2025 roku. Wniosek o adres do e-Doręczeń musi złożyć w momencie rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG, czyli 31 stycznia 2025 roku.

1 Lipca 2025

Termin obowiązywał będzie w przypadku podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., jeśli dokonują zmian w swoim wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy).

Przykład 

Pan Tomasz zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG 1 października 2023 roku. Początkowo postanowił poczekać z założeniem adresu do e-Doręczeń do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG. W związku z tym, wraz z wnioskiem o zmianę wpisu, musi złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń.

1 Października 2026

Termin ten dotyczy podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy).

Przykład

Pan Marcin zarejestrował działalność w CEIDG 1 stycznia 2016 roku. Musi więc założyć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku. Może to zrobić, składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń.

Skorzystaj z usługi systemu e-doręczeń z eSIGN

System e-doręczeń jest nowym obowiązkiem, ale także szansą na ułatwienie komunikacji z administracją publiczną. Aby dowiedzieć się więcej o tym systemie i jak go obsługiwać, warto śledzić naszego bloga, gdzie znajdziesz wiele przydatnych informacji i wskazówek na temat e-doręczenia. 

Skorzystaj z propozycji eSIGN – wdrożenie skrzynki i kompleksowe szkolenia

Jeżeli natomiast poszukujesz kompleksowego rozwiązania skorzystaj z naszej oferty wdrożenia system e-doręczeń i szkolenia z obsługi adresu elektronicznego dla Ciebie i Twoich pracowników. Nie zwlekaj, pamiętaj, że termin wdrożenia mija 1 października 2024 r.

Oprócz tego w naszej firmie możesz wdrożyć swój kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Podsumowanie

E-doręczenia staną się faktem od 1 października 2024 roku. Jego masowe wdrożenie będzie sporą zmianą. Można się jednak do niej przygotować, korzystając z pomocy doświadczonych firm od wdrożeń tego typu cyfryzacji. Na zakończenie sprawdź jeszcze, o czym warto pamiętać:

  • Od 1 października 2024 r. wprowadzony zostanie obowiązek stosowania e-doręczeń dla podmiotów publicznych i niektórych firm, zgodnie z nową ustawą o doręczeniach elektronicznych.
  • E-doręczenia to nowa forma komunikacji z administracją publiczną, równorzędna z tradycyjnymi przesyłkami, dotycząca podmiotów publicznych oraz firm i zawodów zaufania publicznego.
  • Obywatele nie muszą posiadać adresu elektronicznego, instytucje publiczne mogą korzystać z usługi hybrydowej, gdzie dokumenty są najpierw wysyłane drogą elektroniczną, a następnie dostarczane w formie papierowej.
  • Harmonogram wdrożeń e-doręczeń różni się dla różnych podmiotów:
    • Od 1 października 2024 r. dla organów administracji centralnej, organów władzy publicznej, funduszy ubezpieczeń społecznych, Narodowego Funduszu Zdrowia, uczelni publicznych, itp.
    • Od 1 stycznia 2025 r. dla innych podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych zarejestrowanych przed 1 października 2024 r.
    • Od 1 lipca 2025 r. dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych do 31 grudnia 2024 r., jeśli dokonają zmian po 30 czerwca 2025 r.
    • Od 1 października 2026 r. dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych do 31 grudnia 2024 r.

Jesteś przedsiębiorcą lub dyrektorem placówki podległej pod samorząd terytorialny? Pamiętaj o upływających terminach! Przygotuj się na wdrożenie e-doręczenia w swojej firmie. Już dziś skorzystaj z kompleksowej usługi wdrożenia adresu elektronicznego i szkolenia dla swoi pracowników w eSIGN.

Chcesz dowiedzieć się więcej? 

Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy. 

Chcesz porozmawiać?

Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.