Koniec roku 2023 przyniósł kolejne przesunięcie wdrożenia systemu e-doręczeń, zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji opublikowanym w Dzienniku Ustaw. Ta zmiana stała się możliwa po nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, przyjętej przez Sejm i zatwierdzonej przez prezydenta.
Od kiedy więc ostatecznie wchodzi w życie system e-doręczeń? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.
Kiedy wchodzi obowiązek stosowania e-doręczeń?
Pierwszym terminem na wdrożenie systemu e-doręczeń w placówkach publicznych był 30 grudnia 2023 r. W związku z komunikatem Ministra Cyfryzacji termin ten został wydłużony do 1 października 2024. Natomiast po aktualnych zmianach terminy wdrożenia wyglądają tak:
Od 1.01.2025 r.
- Organy administracji rządowej
- Jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- Agencje wykonawcze
- Instytucje gospodarki budżetowej
- Państwowe fundusze celowe
- Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
- Uczelnie publiczne
- Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
- Państwowe i samorządowe instytucje kultury
- Inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
- Związki metropolitarne
- Samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
- Inne podmioty publiczne
- Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
Od 1.04.2025 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
Od 01.07.2025 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r
Od 01.10.2026 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
Od 01.10.2029 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
- Związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej
- Sądy
- Trybunały
- Komornicy
- Prokuratura
- Organy ścigania
- Służba Więzienna
Czym są e-doręczenia i kogo dotyczą?
E-doręczenia to nowa forma komunikacji pomiędzy podmiotami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. Ma ona być równorzędna z tradycyjnymi przesyłkami poleconymi za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.
Obowiązek stosowania e-doręczeń dotyczy podmiotów publicznych, czyli jednostek samorządu terytorialnego oraz firm i zawodów zaufania publicznego, takich jak notariusze, adwokaci czy radcy prawni. Dla obywateli, którzy są wykluczeni cyfrowo, przewidziano publiczną usługę hybrydową (PUH), gdzie korespondencja będzie docierała w formie papierowej.
Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi Ministerstwo Cyfryzacji.
Czy obywatele też muszą mieć adres elektroniczny?
Obecnie obywatele nie będą zmuszeni do korzystania z oficjalnej usługi elektronicznej rejestracji doręczeń. Jeśli obywatel nie utworzy skrzynki e-doręczeń, instytucja publiczna skorzysta z usługi hybrydowej. Oznacza to, że dokumenty zostaną najpierw wysłane drogą elektroniczną, a następnie wydrukowane przez pocztę polską i dostarczone obywatelowi w postaci papierowej.
Kogo dotyczy termin wdrożenia obowiązku od 1 stycznia 2025?
Zgodnie z komunikatem ministra ds. cyfryzacji, został przedstawiony nowy plan wdrożeń dla różnych instytucji w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej.
Zgodnie z tym planem, od 1 stycznia 2025 roku adres do e-doręczeń będzie musiał być aktywny w:
- Organy administracji rządowej
- Jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- Agencje wykonawcze
- Instytucje gospodarki budżetowej
- Państwowe fundusze celowe
- Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
- Uczelnie publiczne
- Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
- Państwowe i samorządowe instytucje kultury
- Inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
- Związki metropolitarne
- Samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
- Inne podmioty publiczne
- Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
| Treść komunikatu Ministra Cyfryzacji
„W komunikacie z 12 lipca 2024 r. Minister Cyfryzacji zmienił termin obowiązku stosowania e-Doręczeń przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Obowiązek ten wchodzi w życie 1 stycznia 2025 r., a nie 1 października 2024 r.”. |
Od kiedy e-doręczenia dla podmiotów publicznych?
Tak jak wspomnieliśmy na wstępie, pierwotny termin był wyznaczony na 30 grudnia 2023 r. Zgodnie z nowym harmonogramem wdrożeń e-doręczeń, system ten musi działać w podmiotach publicznych, organach administracji rządowej, oraz innych organach władzy publicznej już od 1 stycznia 2025 roku.
Oznacza to, że pozostało zaledwie kilka miesięcy, aby prowadzona przez Ciebie JST wdrożyła system e-doręczeń. Nie czekaj, aż ten czas upłynie. Skorzystaj z usługi wdrożenia i szkolenia z obsługi adresu elektronicznego w eSIGN.
Nowy harmonogram wdrażania skrzynek do e-doręczeń dla przedsiębiorców
Poniżej przedstawiamy oficjalny harmonogram dla przedsiębiorców prywatnych. Sprawdź kto i kiedy powinien posiadać adres do doręczeń elektronicznych
1 Stycznia 2025
Obowiązek korzystania z systemu e-doręczeń będzie dotyczył innych podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 października 2024 r.
- innych podmiotach publicznych (art. 155 ust. 9 ustawy).
- podmiotach niepublicznych zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).
- podmiotach niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).
| Przykład
Pani Monika założyła firmę 31 stycznia 2025 roku. Wniosek o adres do e-Doręczeń musi złożyć w momencie rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG, czyli 31 stycznia 2025 roku. |
1 Lipca 2025
Termin obowiązywał będzie w przypadku podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., jeśli dokonują zmian w swoim wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy).
| Przykład
Pan Tomasz zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG 1 października 2023 roku. Początkowo postanowił poczekać z założeniem adresu do e-Doręczeń do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG. W związku z tym, wraz z wnioskiem o zmianę wpisu, musi złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń. |
1 Października 2026
Termin ten dotyczy podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy).
| Przykład
Pan Marcin zarejestrował działalność w CEIDG 1 stycznia 2016 roku. Musi więc założyć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku. Może to zrobić, składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń. |
Skorzystaj z usługi systemu e-doręczeń z eSIGN
System e-doręczeń jest nowym obowiązkiem, ale także szansą na ułatwienie komunikacji z administracją publiczną. Aby dowiedzieć się więcej o tym systemie i jak go obsługiwać, warto śledzić naszego bloga, gdzie znajdziesz wiele przydatnych informacji i wskazówek na temat e-doręczenia.
Skorzystaj z propozycji eSIGN – wdrożenie skrzynki i kompleksowe szkolenia
Jeżeli natomiast poszukujesz kompleksowego rozwiązania skorzystaj z naszej oferty wdrożenia system e-doręczeń i szkolenia z obsługi adresu elektronicznego dla Ciebie i Twoich pracowników. Nie zwlekaj, pamiętaj, że termin wdrożenia mija 1 stycznia 2025 r.
Oprócz tego w naszej firmie możesz wdrożyć swój kwalifikowany podpis elektroniczny.
Podsumowanie
E-doręczenia staną się faktem od 1 stycznia 2025 roku. Jego masowe wdrożenie będzie sporą zmianą. Można się jednak do niej przygotować, korzystając z pomocy doświadczonych firm od wdrożeń tego typu cyfryzacji. Na zakończenie sprawdź jeszcze, o czym warto pamiętać:
- Od 1 stycznia 2025 r. wprowadzony zostanie obowiązek stosowania e-doręczeń dla podmiotów publicznych i niektórych firm, zgodnie z nową ustawą o doręczeniach elektronicznych.
- E-doręczenia to nowa forma komunikacji z administracją publiczną, równorzędna z tradycyjnymi przesyłkami, dotycząca podmiotów publicznych oraz firm i zawodów zaufania publicznego.
- Obywatele nie muszą posiadać adresu elektronicznego, instytucje publiczne mogą korzystać z usługi hybrydowej, gdzie dokumenty są najpierw wysyłane drogą elektroniczną, a następnie dostarczane w formie papierowej.
- Harmonogram wdrożeń e-doręczeń różni się dla różnych podmiotów:
- Od 1 stycznia 2025 r. dla organów administracji centralnej, organów władzy publicznej, funduszy ubezpieczeń społecznych, Narodowego Funduszu Zdrowia, uczelni publicznych, itp.
- Od 1 stycznia 2025 r. dla innych podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych zarejestrowanych przed 1 października 2024 r.
- Od 1 lipca 2025 r. dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych do 31 grudnia 2024 r., jeśli dokonają zmian po 30 czerwca 2025 r.
- Od 1 października 2026 r. dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych do 31 grudnia 2024 r.
Jesteś przedsiębiorcą lub dyrektorem placówki podległej pod samorząd terytorialny? Pamiętaj o upływających terminach! Przygotuj się na wdrożenie e-doręczenia w swojej firmie. Już dziś skorzystaj z kompleksowej usługi wdrożenia adresu elektronicznego i szkolenia dla swoi pracowników w eSIGN.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy.
Chcesz porozmawiać?
Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.
