Wprowadzenie systemu e-doręczenia do szkół i placówek oświatowych stanowi istotną zmianę w sposobie ich komunikacji z urzędami i obywatelami. Co oznacza ta zmiana? Jakie korzyści i obowiązki ze sobą niesie? Dowiesz się tego z poniższego artykułu. 

E-doręczenia w szkole – jakich placówek dotyczą?

Przede wszystkim nowe przepisy dotyczą placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ministerstwa. Obejmuje to przedszkola, szkoły, oraz inne placówki wymienione w art. 3 ust. 3-10 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe – zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego w formie jednostek budżetowych.

Jaki jest termin wdrożenia e-doręczeń dla oświaty?

Jeżeli organem prowadzącym dla nich jest jednostka samorządu terytorialnego, to powinny stosować e-Doręczenia najpóźniej od 30 grudnia 2024 r. (można wcześniej). Termin ten jest ważny w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), natomiast w zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej (PUH) najpóźniejszy termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Skąd zmiana z 30 grudnia na 1 października 2024 r.? 

Zmiana terminu wynika z ograniczonych zasobów i możliwości wdrożenia systemu przez podmioty publiczne. Obecnie mają one więcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów, które zobowiązują do stosowania e-doręczeń. Warto więc wykorzystać tę szansę i już teraz zlecić wdrożenie oraz szkolenie z obsługi skrzynki do e-doręczeń w profesjonalnej firmie np. takiej jak eSIGN.

Co oznacza wdrożenie doręczenia elektronicznego dla oświaty

Wprowadzenie e-Doręczeń to krok w kierunku efektywności i nowoczesności w komunikacji. Oznacza to, że dokumenty, decyzje czy informacje będą dostarczane szybciej i z pominięciem wielu procedur. Poniżej przedstawiamy zalety i niektóre wątpliwości, jakie pojawiają się wokół wdrożenia tego systemu w szkołach. 

E-doręczenia w szkole – Zalety stosowania

Implementacja e-Doręczeń w szkołach i innych jednostkach edukacyjnych niesie ze sobą szereg korzyści, które mogą znacząco usprawnić funkcjonowanie tych placówek. Przede wszystkim są to:

  1. Szybszy przepływ informacji:
  • Eliminacja konieczności fizycznego odbioru dokumentów drastycznie skraca czas obiegu informacji w placówce, co umożliwia sprawniejsze podejmowanie decyzji.
  • Odbiorcy uzyskują natychmiastowy dostęp do niezbędnych dokumentów, eliminując czas oczekiwania związany z tradycyjnymi metodami doręczania.
  1. Zwiększona dostępność:
  • Dokumenty dostępne są online 24/7, co pozwala do nich wracać o każdej. Dodatkowo dokumentów elektronicznych nie da się zgubić – zawsze są w tym samym miejscu. 
  • Odbiorcy mogą z łatwością pobrać potrzebne informacje z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
  1. Wysoki poziom bezpieczeństwa:
  • System gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności danych zgodny z RODO, co jest niezwykle ważne w przypadku wymiany informacji o charakterze osobistym lub administracyjnym.
  • Zaawansowane zabezpieczenia chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem, zapewniając placówkom oświatowym pewność bezpieczeństwa.
  1. Usprawniona archiwizacja:
  • Elektroniczne dokumenty są łatwiejsze w archiwizacji i wyszukiwaniu, co usprawnia zarządzanie dokumentacją i umożliwia szybki dostęp do potrzebnych informacji.
  • System zapewnia efektywne zarządzanie dokumentacją w placówkach oświatowych.

Jakie wyzwania niesie za sobą wdrożenie e-doręczeń w szkołach?

Chociaż implementacja e-Doręczeń w szkołach i innych placówkach edukacyjnych niesie ze sobą szereg korzyści, jej wdrożenie może napotkać pewne trudności. Poniżej przedstawiamy kilka potencjalnych wyzwań, z jakimi mogą się one zmierzyć:

  • Bariery technologiczne i koszty wdrożenia – szkoły o ograniczonych budżetach mogą mieć problem z dostosowaniem infrastruktury IT do wymagań e-Doręczeń. Konieczność rozbudowy lub modernizacji istniejących systemów informatycznych może generować dodatkowe wydatki.
  • Kształcenie i adaptacja personelu – wdrożenie nowego systemu wymaga przeszkolenia pracowników. Może to być czasochłonne, ponieważ niektórzy pracownicy będą oporni na zmiany.
  • Wykluczenie cyfrowe – do tej pory w wielu miejscach obserwujemy brak dostępu do Internetu lub niewystarczające umiejętności cyfrowe. Może to utrudniać korzystanie z e-Doręczeń dla części społeczności szkolnej i pogłębiać nierówności. 

Jak wdrożyć e-doręczenia w podmiotach publicznych?

Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do skorzystania z materiałów szkoleniowych do prowadzenia adresu e-Doręczeń na platformie PL.ID. Dostępne są tam materiały e-learningowe materiały instruktażowe, które krok po kroku przeprowadzą przez proces to, czym dokładnie jest system e-doręczeń i jak powinien on wyglądać w placówce oświatowej.

Porada od eSIGN

Wdrożenie i nauczenie się obsługi systemu e-doręczeń to proces, który wymaga czasu. Biorąc pod uwagę, że do ostatecznego terminu pozostało niewiele czasu, warto już wcześniej zadbać uruchomienie i przeszkolenie personelu placówki. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że 1 października wszystko będzie przetestowane i wdrożone w 100%.

Skorzystaj z oferty eSIGN dla szkół i przedszkoli

Jeśli szukasz kompleksowego rozwiązania, dla szkół, przedszkoli i innych placówek oświatowych, koniecznie zapoznaj się z naszą ofertę. W eSIGN świadczymy usługę wdrożenia oraz szkolenia z obsługi adresu do e-doręczeń dla wszystkich zarówno JST, oświaty jak i firm prywatnych. Dzięki nam Twoja szkoła lub przedszkole może szybko i bezpiecznie obsługiwać wszelkie formalności elektroniczne zgodnie z wymaganiami prawnymi. 

Oprócz tego w naszej firmie możesz wdrożyć swój kwalifikowany podpis elektroniczny. 

E-doręczenia w szkole – podsumowanie

E-doręczenia to krok w stronę nowoczesności i efektywności w procedowaniu wielu spraw urzędowych. Jest to proces nieunikniony, ale taki, do którego można się przygotować. Dlatego ważne jest, aby już teraz zadbać o wdrożenie tego systemu w swojej placówce. 

Podsumowując temat e-doręczeń dla szkół, warto pamiętać:

  • Od 1 października 2024 r. wszystkie placówki oświatowe muszą wprowadzić system e-Doręczenia.
  • Obowiązek dotyczy przedszkoli, szkół i innych placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ministerstwa.
  • Wprowadzenie e-Doręczeń ma przynieść wiele korzyści, takich jak szybszy przepływ informacji, większa dostępność dokumentów online 24/7, wysoki poziom bezpieczeństwa danych, ochrona środowiska i usprawniona archiwizacja.
  • Wdrażając system, należy zwrócić uwagę na bariery technologiczne i koszty, konieczność szkolenia personelu, wykluczenie cyfrowe, kwestie prawne i ochrona prywatności oraz problemy techniczne i operacyjne.

Jesteś przedsiębiorcą lub dyrektorem placówki podległej pod samorząd terytorialny? Pamiętaj o upływających terminach! Przygotuj się na wdrożenie e-doręczenia w swojej firmie. Już dziś skorzystaj z kompleksowej usługi wdrożenia adresu elektronicznego i szkolenia dla swoi pracowników w eSIGN.

Chcesz zlecić/dowiedzieć się więcej? 

Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy. 

Chcesz porozmawiać?

Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.