E-podpis to przyszłość. To krótkie zdanie u schyłku 2021 roku nabiera dosłownego znaczenia. Według raportu EFL z e-podpisu korzysta aktualnie 22% sektora MŚP, jednak w przeciągu 3 lat liczba ta ma wzrosnąć 3-krotnie. Zatem w jakich branżach e-podpis będzie podstawą pracy w 2022 roku?

Sektor MŚP (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa) to jeden z głównych filarów polskiej gospodarki.
Aktualnie w tym sektorze z elektronicznego podpisu korzysta:

  • 29% – mikroprzedsiębiorców
  • 18% – małych firm
  • 22% – średnich firm

Jednak trend ten w 2022 roku się zmieni, bowiem do 2025 roku co 3 firma (ok. 37% wszystkich przedsiębiorstw w Polsce) zamierza wdrożyć e-podpis u siebie.

Wynika to z faktu, że rynek “zyskuje” coraz więcej młodych przedsiębiorców, którzy w najbliższych latach planują oprzeć funkcjonowanie firmy o cyfryzację.
Zgodnie z raportem EFL w najbliższych latach e-podpis zamierza wdrożyć:

  • 31% firm zarządzanych przez pokolenia Z i Y
  • 25% firm zarządzanych przez pokolenia X
  • 22% firm zarządzanych przez pokolenia BB

Baby Bommers – Nie tylko młodzi inwestują w nowe technologie

Trend cyfryzacji nie dotyczy tylko młodych. W przeciągu 2-3 lat 48% firm zarządzanych przez pokolenie BB planuje inwestycje w e-podpis, co wynika z nowych potrzeb klientów, którzy stawiają na:

  • Szybszą obsługę
  • Wyższy poziom zabezpieczeń
  • Lepsze wrażenia w kontakcie z firmą
  • Współpracę w świecie online

Jednak prognozy rynkowe to nie wszystko. Słuszność podjęcia decyzji o zainwestowaniu w e-podpis podkreśla również Ministerstwo Finansów.

Co szykuje dla nas Ministerstwo Finansów?

Cyfryzacja nie jest jednak trendem, za którym podążają wyłącznie podmioty prywatne.

Jak przypomina Ministerstwo Finansów korzystanie z e-Faktur, które można podpisywać elektronicznie, będzie OBOWIĄZKIEM od 2023 roku.

MF podkreśla również, że wybór tej formy rozliczeń niesie ze sobą wiele korzyści m.in.:

  • Szybszy zwrot VAT
  • Krótsza weryfikacja i obsługa dokumentacji
  • Gwarancja najwyższego poziomu zabezpieczeń w obrocie wrażliwymi danymi

e-Doręczenia – Kto będzie musiał z nich korzystać?

E-Faktury to jedno, jednakże MF szykuje dla petentów również inne udogodnienia. Jednym z nich jest wdrożenie e-Doręczeń. Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów obowiązek korzystania z tych deklaracji będzie dotyczył:

Podmiotów publicznych, do których zalicza się:

  • Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące zawody zaufania publicznego (od 5 lipca 2022 r.)
  • NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa (od 5 lipca 2022 r.)
  • Uczelnie wyższe (od 1 stycznia 2023 r.)
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki (od 1 stycznia 2024 r.)
  • Wszystkie podmioty publiczne (od 1 stycznia 2025 r.)
  • Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (od 1 października 2029 r.)

Podmioty niepubliczne, a w tym:

  • Podmioty niepubliczne mające wpis w KRS (od 5 lipca 2022 r.)
  • Podmioty niepubliczne mające wpis w CEIDG (od 30 września 2026 r.)
  • Jeśli podmiot uzyskał wpis do KRS przed 5 lipca 2022 r., to ma on obowiązek utworzyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2022 r.

Niezależnie więc czy mowa o e-Fakturach, czy e-Doręczeniach. E-podpis jest fundamentem do szybkiej obsługi dokumentacji elektronicznej, z którą większość firm od 2022 roku będzie mieć do czynienia.

Które branże BEZWZGLĘDNIE muszą szykować się na zmiany?

2022 rok przyniesie wiele zmian. Nowy Ład, cyfryzacja gospodarki, zmiana w funkcjonowaniu firm…

I choć w przeciągu kilku najbliższych miesięcy obowiązek posiada e-podpisu nie będzie nadmiernie egzekwowany, to warto pomyśleć o takiej inwestycji.

Wynika to z faktu, że coraz więcej klientów B2B oraz B2C wymaga od firm najwyższych form zabezpieczenia dokumentacji, oraz nacisku na szybkość obsługi.

Trend ten najwyraźniej będzie widoczny w następujących branżach:

  • Raportowanie zdarzeń medycznych w laboratoriach.
  • Rynek finansowy – Aktualnie ponad 80% transakcji na rynkach odbyło się drogą elektroniczną.
  • Robodoradztwo – Aktualnie na świecie korzysta z tych usług ok. 350 mln użytkowników, a trend ten coraz częściej widoczny jest na rynku polskim.
  • Liderzy rynku – Aktualnie 90% firm identyfikujących się jako liderzy korzysta z rozwiązań chmurowych.
  • Bankowość spółdzielcza – Według analiz cyfryzacja jest przyszłością ten branży.
  • Tradycyjna obsługa biznesu – W najbliższych 3 latach 66% sektora MŚP zamierza wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.
  • Branża ubezpieczeniowa – Prognozuje się, że obsługa klientów wsparta o najwyższy poziom bezpieczeństwa tj. wykorzystanie systemów chroniących przed cyber-zagrożeniami stanie się standardem.
  • Logistyka – Według ekspertów podpis kwalifikowany jest kluczowym sposobem na skalowalność takiego biznesu. Szczególnie w obsłudze klientów zagranicznych.

Nowy wymiar bezpieczeństwa w 2022 roku – pewnik, czy gdybanie?

Termin bezpieczeństwa w ostatnich latach nabrał innego znaczenia. Widzą to ludzie z każdej grupy wiekowej i zawodowej. Fakt ten potwierdza również Ministerstwo Finansów, które kładzie wyraźny nacisk na zabezpieczanie dokumentacji.

Dowodem na to jest fakt, że od 2022 roku podpis kwalifikowany będzie zabezpieczony nowym algorytmem SHA-256.

MF apeluje również do firm o aktualizację oprogramowania do podpisywania dokumentów elektronicznych lub jego przekonfigurowanie, ponieważ niektóre dokumenty od 1 stycznia 2022 roku będą przyjmowane wyłącznie, gdy podpis będzie spełniał założenia nowego algorytmu.

Podsumowanie

Czas na zmiany. Widać to, jak na dłoni. W 2022 roku wszechobecna cyfryzacja nie stanie się faktem, ale nabierze rozpędu. Jeśli Twoja firma nie wdrożyła jeszcze cyfryzacji, a w tym użycia e-podpisu, to jest to najwyższy czas na zastanowienie się nad taką inwestycją.

Potrzebujesz e-podpisu? Skontaktuj się z eSIGN.