Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z zachowywaniem wielu procedur ustanowionych przez Państwo. Jedną z nich jest m.in. przechowywanie dokumentacji firmowej. Każda firma powinna zatem posiadać odpowiednie archiwum, w którym znajdą się wszystkie niezbędne księgi i dokumenty. Na szczęście archiwizowanie ich nie jest dożywotnie a pomóc w nim może elektroniczny obieg dokumentów. W tym artykule odpowiemy na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty firmowe oraz w jaki sposób to robić. 

Jakie dokumenty należy przechowywać i archiwizować prowadząc firmę?

Jak już wiesz, przechowywanie dokumentów firmowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Nie oznacza to jednak, że archiwizacji podlega wszystko, co zostanie stworzone w danej firmie lub spłynie z zewnątrz. 

Przede wszystkim należy przechowywać dokumenty takie jak:

  • Dokumenty księgowe – księgi rachunkowe, dowody księgowe, faktury, noty korygujące, rejestry VAT itp. 
  • Dokumenty ZUS – dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS
  • Dokumentacja osób zatrudnionych – listy płac, karty wynagrodzeń itp

Dokumentacja pracownicza

Zobowiązanie do przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z artykułu 94 punktu 9a Kodeksu pracy. Pracodawca musi zachowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników (takie jak listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty przydziału odzieży roboczej) oraz akta osobowe przez czas nienarażający ich na zniszczenie lub uszkodzenie. 

Jak długo przechowywać listy płac i karty wynagrodzeń?

Zgodnie z artykułem 125a ustępu 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, płatnik składek ma obowiązek przechowywania list płac, karty wynagrodzeń i innych dokumentów pracowniczych, które stanowią podstawę do ustalenia emerytury lub renty, przez 50 lat po zakończeniu pracy ubezpieczonego u danego płatnika.

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Z kolei czas przechowywania akt osobowych reguluje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z nim, termin przechowywania również wynosi 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy w firmie, podobnie jak dla innych dokumentów dotyczących pracownika. 

Dokumenty rachunkowe – faktury, rachunki, inwentaryzacje

Jednym z typów dokumentów objętych ordynacją podatkową, są księgi podatkowe oraz dokumenty księgowe. Wśród nich najważniejsze są księgi przychodów i rozchodów (prowadzona przez podmioty opodatkowane na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym) oraz ewidencja przychodów (prowadzona przez podmioty opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). 

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe?

Na podstawie artykułu 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 5 lat, począwszy od końca roku, w którym miał miejsce termin płatności podatku. Zaliczamy do tej grupy również takie ważne dokumenty jak faktury. 

Dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze ZUS 

Kolejną bardzo ważną grupą dokumentów firmowych pod względem przechowywania są dokumenty związane ze zgłoszeniami i rozliczeniem składek ZUS. Jak długo przechowywać dokumenty ZUS? Kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. 

Zgodnie z tym przepisem, płatnik składek musi przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty, w formie pisemnej lub elektronicznej, przez okres 5 lat od dnia ich przekazania. To wymaganie dotyczy dokumentów ZUS przesłanych po 1 stycznia 2012 roku. Deklaracje ZUS przesłane przed 31 grudnia 2011 roku należy przechowywać przez okres 10 lat.

W jaki sposób przechowywać dokumenty podatkowe? Forma papierowa czy elektroniczna?

Większość firm w naszym kraju przez okres przechowywania dokumentów trzyma je zarchiwizowane w formie papierowej. Polskie prawo jednak nie wymaga posiadania dokumentów papierowych. Oznacza to, że zeskanowany dokument, zarówno faktura, jak i dokumentacja pracownicza mają taką samą ważność względem prawa jak dokument w tradycyjnej formie. 

Aby ułatwić sobie prowadzenie działalności i zarządzanie dokumentami warto postawić na sprawdzony system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwoli Twoim pracownikom na przesyłanie, jak i przetrzymywanie dokumentów znacząco ograniczając koszty oraz czas. 

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe – Podsumowanie

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać listy płac, dokumenty księgowe i te do ZUS przez określony czas. Jak widzisz, dość długo należy przechowywać dokumenty dlatego dobrym rozwiązaniem, które usprawni cały proces, jest ich digitalizacja i archiwizowanie w formie elektronicznej.