Jeśli jesteś przedsiębiorcą i prowadzisz własną firmę, na pewno zetknąłeś się z takim dokumentem jak faktura VAT. Popularna FV-ka to podstawowy i jeden z najważniejszych dokumentów dla każdego, kto ma działalność gospodarczą, dlatego ważne jest to, aby umieć w odpowiedni sposób ją wystawić. Jak wystawiać faktury VAT? Co powinny zawierać? Kiedy należy wystawić ten dokument księgowy? Czy można je wystawić w systemie elektronicznego obiegu dokumentów? Tego wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.
Czym jest faktura VAT? Co to za dokument?
Faktura VAT to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług, który jest wymagany przez prawo podatkowe. Faktura VAT zawiera informacje na temat nazwy i adresu sprzedawcy oraz nabywcy, opis sprzedanych towarów lub usług, wartość netto i brutto, podatek VAT oraz termin płatności.
Faktura VAT jest także ważnym dokumentem dla firm, ponieważ stanowi podstawę do księgowania i wyliczenia podatków. Dlatego należy dbać o dokładność i poprawność wystawionej faktury, aby uniknąć ewentualnych kłopotów z urzędem skarbowym.
Faktura VAT a dokument pro forma – czym się różnią?
Faktura VAT i pro forma to dwa rodzaje dokumentów, które różnią się istotnie pod względem swojego charakteru. Faktura VAT jest dokumentem, który powinien zostać wystawiony przez firmę po dokonaniu transakcji sprzedaży towaru i usługi. Jest to dokument podlegający obowiązkowemu wpisaniu do księgi przychodów i rozchodów oraz do ewidencji VAT w celu rozliczenia podatku. Faktura VAT musi być wystawiona na podstawie umowy sprzedaży i musi zawierać szereg wymaganych danych, takich jak m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis sprzedawanego towaru lub usługi oraz wysokość stawki podatku VAT.
Natomiast dokument pro forma to taki, którego celem jest jedynie udokumentowanie deklarowanej przez przedsiębiorstwo wartości danej transakcji. Nie stanowi on dokumentu księgowego ani podatkowego, a jedynie ma na celu przedstawienie przyszłych kosztów dla klienta.
Jakie dane powinna zawierać faktura VAT?
Wzór faktury VAT prawie w każdym przypadku jest taki sam. Oczywiście pojedyncze faktury mogą różnić się między sobą wyglądem, ale muszą zawierać odpowiednie informacje.
Każdy podatnik VAT wystawiając fakturę, powinien zadbać, by znalazły się w niej:
- Numer kolejny faktury
- Data wystawienia
- Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, adresy oraz numery NIP
- nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi
- Ilość sprzedanych towarów lub zakres usług
- Cena jednostkowa netto
- Stawki podatku
- Suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- Kwota należności ogółem do zapłaty dla kontrahenta
Jak wystawiać faktury VAT krok po kroku?
Wszelkie formalności związane z wypełnianiem faktury VAT najlepiej jest rozpocząć od podstawowych danych sprzedawcy i nabywcy oraz nadania odpowiedniego, kolejnego numeru faktury.
W kwestii numeracji istotne jest, aby zachować kolejność i chronologię. W kolejnym etapie wypisywania faktury należy uzupełnić pola związane ze sprzedażą produktów i usług. Na końcu powinno się podsumować całą sprzedaż i zsumować kwotę do zapłaty. Faktury dokumentujące sprzedaż należy wypisać w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron.
Elektroniczny sposób wystawienia faktury – szybkość i prostota
Księgowość to trudna praca wiążąca się z olbrzymią ilością papierowych dokumentów przerzucanych z kąta w kąt. W prężnie działającej firmie oczywiste jest, że najwięcej dokumentów w formie papierowej to faktury. Istnieje jednak sposób pozwalający zmniejszyć ilość papierologii a dodatkowo ułatwiający przesyłanie tego typu dokumentów. Jest to system elektronicznego obiegu dokumentów.
Jak wystawiać faktury VAT – Podsumowanie
Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na każdym, kto prowadzić firmę a jego działalność nie jest zwolniona z VAT. Aby ułatwić sobie pracę, dokument można przesyłać w formie pliku pdf np. za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli chcesz ułatwić pracę sobie i swoim księgowym czas na zmianę. Zmianę na lepsze.
