W dzisiejszych czasach, w erze cyfrowej, coraz więcej firm przechodzi na elektroniczną formę korespondencji. Właśnie dlatego założenie własnego adresu do e-doręczeń staje się nie tylko korzystną, ale także niezbędną decyzją dla wielu przedsiębiorstw. 

W tym artykule przedstawimy szczegółowy przewodnik krok po kroku, jak założyć e-doręczenia (adres i skrzynkę) w swojej firmie oraz jak złożyć wniosek.

Jak założyć e-doręczenia – najważniejsze informacje

  • Adres do e-doręczeń możesz założyć u wyznaczonych operatorów lub komercyjnych dostawców. W tym celu należy złożyć odpowiedni wniosek.
  • W przypadku złożenia wniosku przez pełnomocnika, należy również uiścić opłatę skarbową.
  • Każdy przedsiębiorca może założyć skrzynkę do e-doręczeń z pomocą eSIGN. 

Jak założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń w swojej firmie?

Adres doręczeń elektronicznych (ADE) możesz uzyskać u operatora wyznaczonego (OW) oraz u komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).

  1. Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń
    Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń. Można to zrobić z pomocą eSIGN.
  2. Wypełnienie danych firmy
    W procesie składania wniosku należy przygotować dane swojej firmy, takie jak nazwa, numer REGON, numer NIP, adres do korespondencji, numer KRS (jeśli został nadany), oraz inne niezbędne informacje.
  3. Podpisanie elektroniczne wniosku
    Wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa lub pełnomocników.
  4. Wniesienie opłaty skarbowej
    Jeśli wniosek składa pełnomocnik, członek organu uprawniony do reprezentacji lub prokurent, należy wnioskować o pełnomocnictwo i uiścić opłatę skarbową.
  5. Aktywacja adresu
    Po złożeniu wniosku i wniesieniu opłaty skarbowej adres zostanie utworzony. Następnie konieczna jest jego aktywacja, aby skrzynka do e-doręczeń stała się widoczna w bazie adresów elektronicznych.
Ważne!

Gdy ministerstwo cyfryzacji stworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, Ty otrzymasz wiadomość na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją jak aktywować adres do e-doręczeń.

Nie wiesz, jak założyć e-doręczenia? Załóż elektroniczny adres z eSIGN

Jeśli musisz lub chcesz mieć adres do e-doręczeń możesz skorzystać z pomocy firm trzecich, które specjalizują w tego typu czynnościach. W celu założenia elektronicznego adresu do e-doręczeń możesz skorzystać z usług naszej firmy eSIGN. Umożliwiamy szybkie i wygodne załatwienie formalności online. Oprócz tego pomożemy w zarządzaniu skrzynką.

Założenie skrzynki dla firmy i dla podmiotów zaufania publicznego

Dla przedsiębiorców i podmiotów zaufania publicznego Istnieje opcja utworzenia adresu do e-Doręczeń dla różnych rodzajów przedsiębiorstw, takich jak:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, 
  • spółka jawna, 
  • spółka komandytowa, 
  • spółka komandytowo-akcyjna, 
  • spółka partnerska, 
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, 
  • spółka akcyjna, 
  • prosta spółka akcyjna, 
  • spółka europejska, 
  • spółdzielnia, 
  • spółdzielnia europejska, 
  • samorząd zawodowy podmiotów gospodarczych,
  • towarzystwo reasekuracji wzajemnej,
  • towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych, 
  • europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych, 
  • główny oddział zagraniczny zakładu reasekuracji, 
  • główny oddział zagraniczny zakładu ubezpieczeń, 
  • inna osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą, wpisana do rejestru przedsiębiorców lub oddział zagraniczny przedsiębiorcy.

Co przygotować do złożenia wniosku?

W celu załatwieniu sprawy należy przygotować dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń, tj.:

  • nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
  • numer REGON, jeżeli został nadany
  • numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu, lub uchyleniu
  • adres do korespondencji
  • dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS, jeżeli został nadany, oznaczenie formy prawnej, siedzibę i adres.
  • dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
  • dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
  • imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)

Czym jest usługa e-doręczenia?

Usługa e-doręczenia umożliwia przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Jest to usługa zaufania, gwarantująca bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Zalety własnego adres do e-doręczeń

  1. Wysyłka i odbiór korespondencji może odbyć się o każdej porze z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Nadawca i adresat nie muszą wybierać się na pocztę w celu wysyłki/odbioru listu  
  2. Użytkownik może o każdej porze przejrzeć dokumenty i nimi zarządzać   
  3. Wysyłając korespondencję przez e-doręczenia nadawca ma pewność, że trafią one do właściwej osoby; nikt oprócz adresata nie ma dostępu do przesyłanych dokumentów; nadawca jest zawsze znany, stąd pewność, że nikt nie podszywa się pod tę osobę lub instytucję  
  4. Nikt oprócz nadawcy i adresata nie ma dostępu do przesyłanych korespondencji  
  5. Użytkownik może pobrać prawnie ważne dowody na to przez kogo i kiedy został wysłany/odebrany list  

Kiedy wchodzą e-doręczenia dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców?

Konieczność wdrożenia e-doręczeń wniosła ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. Warto zauważyć, że ustawa ta określa określone terminy, w których korzystanie z adresu do e-Doręczeń stanie się obligatoryjne. Przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 października 2024 roku muszą wprowadzić swój adres do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych najpóźniej do 1 stycznia 2025 roku. 

Od 1 października 2024 roku złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się nieodzownym elementem procesu rejestracji w KRS. Natomiast przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej muszą posiadać adres do e-Doręczeń do 30 września 2026 roku.

Dodatkowo wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obowiązkowym elementem:

  • wniosku o rejestrację w CEIDG – począwszy od 1 stycznia 2025 roku;
  • wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku (dotyczy to przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku)
Porada eksperta

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, oraz notariusze, będą zobowiązane do stosowania e-Doręczeń od 1 października 2024 roku.

Jak założyć e-doręczenia? – Podsumowanie

Teraz wiesz, jak założyć e-doręczenia. Własny adres do e-doręczeń jest kluczowym krokiem w procesie cyfryzacji firmy. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybko i bezpiecznie przesyłać, odbierać i przechowywać korespondencję online, co znacząco ułatwia prowadzenie działalności biznesowej w erze cyfrowej. Zgodnie z wymogami ustawowymi, warto pamiętać o terminach wprowadzenia obowiązkowego posługiwania się e-doręczeniami dla różnych typów podmiotów.

Chcesz zlecić/dowiedzieć się więcej? 

Napisz do nas na adres biuro@esign.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc z cyfryzacją firmy. 

Chcesz porozmawiać?

Wolisz porozmawiać telefonicznie? Zadzwoń pod 699 585 770. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.