Każdy dokument elektroniczny podpisany certyfikatem kwalifikowanym warto zweryfikować pod kątem jego autentyczności. Jest to możliwe dzięki walidacji danych, które są zawarte w złożonym podpisie. Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób możesz dokonać weryfikacji autentyczności umów, faktur, ofert oraz innych pism opatrzonych podpisem elektronicznym? Przeczytaj ten wpis do końca.

Po co weryfikować kwalifikowany podpis elektroniczny?

Prowadząc własną działalność i podejmując istotne decyzje biznesowe, przywiązujesz zapewne ogromną wagę do bezpieczeństwa informacji. Dlatego m.in. zdecydowałeś/aś się na inwestycję w kwalifikowany podpis elektroniczny. Czujności nigdy za wiele – otrzymując wiadomość mailową z dokumentem podpisanym elektronicznie, np. umową od partnera handlowego, każdorazowo warto odpowiedzieć sobie na dwa pytania:

  • Czy mam do czynienia z oryginalnym danymi, czy może zostały one w jakiś sposób zmodyfikowane, a nawet zastąpione innymi? Słowem: czy zachowana jest integralność dokumentu?
  • Czy otrzymane informacje pochodzą od osoby, za którą się ona podaje? Czyli – czy jestem w stanie określić tożsamość nadawcy?

Uzyskanie odpowiedzi na powyższe pytania pozwoli ocenić autentyczność dokumentu podpisanego elektronicznie. Ważność podpisu elektronicznego jest bowiem określona przez weryfikację stanu certyfikatu cyfrowego, znacznika czasu oraz integralności dokumentu. W sytuacji, gdy doszło do zmiany treści dokumentu, weryfikacja jego integralności potwierdzi, czy zawarte w nim informacje zmieniły się po podpisaniu dokumentu. Sprawdzenie podpisu elektronicznego umożliwia potwierdzenie, że certyfikat osoby podpisującej istnieje i był ważny w czasie podpisywania dokumentu.

Czym jest walidacja podpisu kwalifikowanego?

Termin „walidacja”, zgodnie z pkt. 41 rozporządzenia UE, eIDAS z 2014r., oznacza proces weryfikacji i potwierdzania ważności podpisu elektronicznego lub pieczęci.  Walidacja polega więc na sprawdzeniu autentyczności podpisu, który widnieje na weryfikowanym dokumencie elektronicznym. 

Walidacji dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym możesz dokonać samodzielnie. W standardowych relacjach biznesowych taka weryfikacja z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi jest zupełnie wystarczająca, aby potwierdzić tożsamość autora oraz autentyczność jego e-podpisu. Wyjątek stanowi np. sytuacja, gdy potwierdzenie tożsamości autora podpisu może stać się przedmiotem postępowania sądowego lub procesu administracyjnego. W takim przypadku wówczas należy skorzystać z usługi kwalifikowanej walidacji e-podpisu, którą możesz zamówić u nas, klikając tutaj: KLIKNIJ

Weryfikacja podpisu elektronicznego PDF za pomocą Adobe Acrobat Reader DC

Podpis umieszczony na dokumencie PDF najłatwiej zweryfikować wykorzystując bezpłatny program Adobe Reader. Dzięki temu narzędziu w prosty sposób sprawdzisz tożsamość autora podpisu oraz poprawność zastosowanego certyfikatu kwalifikowanego. 

Aby zweryfikować podpis kwalifikowany w Adobe Reader, zastosuj się do poniższej instrukcji:

  1. Otwórz dokument PDF opatrzony podpisem kwalifikowanym korzystając z programu Adobe Reader DC.
  2. Następnie kliknij w pole faksymile znajdującej się w dokumencie. Po wykonaniu tego ruchu pojawi się informacja o autorze podpisu oraz integralności dokumentu od momentu podpisu.
  3. Kliknij „Właściwości podpisu”. Zostanie wyświetlona informacja o autorze oraz czasie złożenia e-sygnatury.
  4. Kliknij „Pokaż certyfikat autora podpisu”. Zostanie wyświetlona wiadomość o poprawnym zastosowaniu certyfikatu kwalifikowanego w weryfikowanym dokumencie oraz informacje o jego autorze.

 

Jeśli nie widzisz lub nie możesz odnaleźć graficznej sygnatury podpisu, kliknij Panel Podpis, znajdujący się w górnej części dokumentu PDF. Następnie wybierz ikonę stalówki – Szczegóły podpisu – Szczegóły zatwierdzania. Zostanie wyświetlony panel informujący o poprawnym zastosowaniu certyfikatu kwalifikowanego w weryfikowanym dokumencie oraz informacje o jego autorze. 

Walidacja podpisu kwalifikowany za pomocą oprogramowania proCertum SmartSign

Sprawdzenie podpisu elektronicznego może się odbyć także za pośrednictwem oprogramowania proCertum SmartSign. Aby dokonać oceny poprawność certyfikatu kwalifikowanego oraz danych autora podpisu:  

  1. Uruchom program SmartSign.
  2. Przeciągnij dokument zawierający podpis kwalifikowany w szare pole aplikacji.
  3. Wybierz “Weryfikuj”.
  4. Aplikacja zweryfikuje przesłany plik i przekaże informację o autorze lub autorach podpisów oraz poprawności certyfikatów kwalifikowanych.

Zapraszamy na nasz kanał na YouTube, gdzie pokazujemy krok po kroku jak weryfikować (w programie proCertum SmartSign) dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym: KLIKNIJ

Co zrobić, gdy kończy się ważność podpisu elektronicznego SimplySign?

Certyfikaty kwalifikowane wydawane są na okres 2 lub 3 lat. Po wygaśnięciu certyfikatu nie ma możliwości złożenia poprawnego e-podpisu. Jeśli nie chcesz utracić możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów, odnów swój certyfikat kwalifikowany – zaoszczędź czas i pieniądze. 

Przedłużeniem podpisu elektronicznego warto zainteresować się co najmniej na 14 dni przed wygaśnięciem posiadanego certyfikatu kwalifikowanego, ponieważ odnowieniu podlegają jedynie ważne certyfikaty kwalifikowane. Sam proces przedłużenia podpisu elektronicznego jest bardzo przyjazny – program prowadzi Cię w kilku prostych krokach. Wybierasz, czy nowy certyfikat ma być ważny od razu, czy z opóźnieniem, od momentu upływu okresu ważności certyfikatu bieżącego.

Co powinieneś zrobić, jeśli technologia nie jest Twoją mocną stroną?

W obu proponowanych przez eSIGN opcjach (wersja mini, wersja SimplySign) w zakresie przedłużenia podpisu elektronicznego zapewniamy pomoc techniczną przez cały okres trwania certyfikatu.

 

Jeśli jakiekolwiek pytania na temat weryfikacji podpisu elektronicznego, nie wiesz jak sprawdzić jego ważność lub chcesz ją wydłużyć – skontaktuj się z nami! 

e-mail: biuro@esign.pl, 

tel: +48 22 602 23 55, +48 732 083 870. 

Sprawimy, że praca z e-podpisem będzie dla Ciebie przyjemnością!