Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do corocznego rozliczania się z urzędem skarbowym, jak również do składania okresowych sprawozdań finansowych. Jedynym sposobem na dopełnienie tego obowiązku jest złożenie dokumentu elektronicznego o odpowiedniej strukturze i w określonej formie. Warto pamiętać, że musi on zostać podpisany również elektronicznie. Jak uzyskać podpis elektroniczny do urzędu skarbowego? Jak podpisać sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym? – wyjaśniamy krok po kroku.

Uwaga! W związku z licznymi utrudnieniami wynikającymi z pandemii koronawirusa ministerstwo finansów przedłużyło od 21 dni do 3 miesięcy terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego za 2019 r. Poznaj szczegóły ogłoszonych zmian:

Od 1 października 2018 r. obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna składania sprawozdań, a wygenerowany dokument należy opatrzyć podpisem elektronicznym. Roczne sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 52 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości musi zostać podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz przez kierownika jednostki. W sytuacji gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy członkowie. Zobowiązani do złożenia e-sprawozdania finansowego mają do wyboru trzy możliwości:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • profil zaufany na platformie ePUAP,
  • elektroniczny podpis osobisty.

Dlaczego kwalifikowany podpis elektroniczny najlepszym wyborem?

Pomimo iż ustawodawca dopuszcza możliwość stosowania różnych form podpisu elektronicznego, doświadczenia składających sprawozdania w minionych latach pokazują, że najprostszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest podpisanie sprawozdania przez wszystkich zobowiązanych do tego sygnatariuszy kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Chociaż teoretycznie do złożenia e-sprawozdania finansowego wystarczy posiadanie profilu zaufanego ePUAP, w praktyce okazuje się to niewystarczające. ePUAP umożliwia wprawdzie wysyłanie do urzędów pism, które są zabezpieczone podpisem zaufanym, jednak nie pozwala na ich osobne podpisywanie, czego nie uznają niektóre urzędy i wzywają nadawców do uzupełnienia podpisu pod każdym załącznikiem, co wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ministerstwo Cyfryzacji, które nadzoruje funkcjonowanie publicznego systemu identyfikacji elektronicznej, uważa, że praktyka urzędów, które każą oddzielnie podpisywać załączniki elektroniczne jest nieprawidłowa, jednakże do czasu ujednolicenia stanowiska wszystkich urzędów rekomendujemy korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zamiast profilu zaufanego ePUAP, aby uniknąć problemów związanych z prawidłowością złożenia e-sprawozdania finansowego.

Jakie są inne ograniczenia w zastosowaniu profilu zaufanego?

Kolejny problem pojawiał się w sytuacji, gdy pierwszy z podpisujących opatrzył e-sprawozdanie podpisem kwalifikowanym. W takim przypadku kolejni sygnatariusze nie mogli już podpisać pliku profilem zaufanym ePUAP. Wprowadzona od początku 2020 r. możliwości składania elektronicznego podpisu osobistego może skutkować podobnymi ograniczeniami, zwłaszcza gdy sygnatariusze będą stosować różne formy podpisów.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym?

Z myślą o nowych użytkownikach e-podpisu, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z podpisywaniem dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, opracowaliśmy przystępne instrukcje, w których krok po kroku prowadzimy Cię przez ten proces:

Czytaj: Jak podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym? https://esign.pl/jak-uzywac-e-podpisu/jak-uzywac-e-podpisu-cz-3/
Oglądaj: Jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym Certum w programie proCertum SmartSign?

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Zastanawiasz się, jak uzyskać podpis elektroniczny? To prostsze niż myślisz.

Skontaktuj się telefonicznie z jednym z naszych doradców. Podczas krótkiej, 5-10 minutowej, rozmowy zostaniesz poinformowany o 3 wariantach zakupu e-podpisu (EKSPRES, PREMIUM lub FLEXTIME) oraz procedurze aktywizacji podpisu. Umówimy się również na osobiste spotkanie w dogodnym dla Ciebie czasie i miejscu. Możemy się spotkać nawet tego samego dnia w Twoim domu czy siedzibie firmy.

Trochę więcej niż kwadrans – tyle czasu potrzebujemy, aby podczas osobistego spotkania (np. w domu klienta) wydać e-podpis. Na miejscu zweryfikujemy Twoją tożsamość i podpiszemy umowę. Przeprowadzimy również praktyczne szkolenie, w którego trakcie zaprezentowane zostanie, jak podpisywać dokumenty e-podpisem. Możesz również liczyć na konfigurację Twojego telefonu czy tabletu, opcjonalnie – instalację oprogramowania na komputerze, a także na rejestrację certyfikatu w chmurze.

Na zakończenie spotkania otrzymasz od nas zestaw upominkowy pełen praktycznych gadżetów biurowych, które wykorzystasz w swojej pracy. Po spotkaniu z doradcą eSign będziesz wiedział, jak używać podpisu elektronicznego, a w razie pytań będziesz mógł skorzystać z przysługującej Ci (w wariantach PREMIUM i FLEXTIME) 2-letniej telefonicznej pomocy technicznej.

Ile kosztuje podpis kwalifikowany?

Na cenę podpisu składa się certyfikat podpisu elektronicznego ważny przez 2 lata oraz usługa aktywacji w jednej z trzech wersji: PREMIUM, FLEXTIME, EKSPRES. Szczegółowe informacje nt. cen naszych produktów znajdziesz tutaj: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/

Po zakupie usługę aktywuje wyspecjalizowany pracownik eSIGN, który (w zależności pakietu) dojeżdża do klienta. Koszt aktywacji jest zróżnicowany i zależny od województwa.

Bezpieczny podpis elektroniczny najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy

Kwalifikowany podpis elektroniczny możesz zdobyć bez wychodzenia z domu. Wystarczy, że wejdziesz na stronę: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/ i wybierzesz opcję najlepszą dla siebie i swojego przedsiębiorstwa.

Masz jakiekolwiek pytanie na temat epodpisu? Nadal zastanawiasz się, jak założyć podpis elektroniczny? Skontaktuj się z nami – e-mail: biuro@esign.pl, tel: +48 22 602 23 55, +48 732 083 870. Pomożemy Ci wypełnić wszelkie dokumenty i bezstresowo złożyć e-sprawozdanie finansowe.