Rewolucja cyfrowa – również w administracji publicznej – staje się faktem. Podatki rozliczasz przez internet, z urzędnikami kontaktujesz się poprzez maile, a dokumenty rozliczeniowe swojej firmy złożysz teraz w formie elektronicznej. Do podpisania tych ostatnich niezbędny Ci będzie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Roczne sprawozdania finansowe składane do urzędu w wersji papierowej to już przeszłość. Zgodnie z nowelizacją ustawy o rachunkowości z dnia 1 października 2018r., możesz to obecnie zrobić wyłącznie w formie elektronicznej. Jak złożyć elektroniczne sprawozdanie finansowe według nowych przepisów?
Składanie e-sprawozdań – krok po kroku
Sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia.
W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia dokumentu kierownik jednostki musi złożyć we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości roczne sprawozdanie finansowe w formie pliku XML.
Dokument musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, a ona sama jest uprawniona do reprezentowania podmiotu.
Sprawozdania finansowe składa się do KRS – nie ma obowiązku przesyłania go po raz drugi do organów skarbowych. KRS po otrzymaniu plików w formie elektronicznej przekaże je KAS.
Za niepoprawne przygotowanie sprawozdania finansowego lub przekroczenie ustawowych terminów firmie grozi interwencja ze strony skarbówki.
Podsumowując – jako takie zasady raportowania nie zmieniają się. Inna jest natomiast forma składania rozliczenia i proces dostarczania dokumentów do właściwego urzędu.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe tylko z kwalifikowanym e-podpisem
Wymóg przygotowania sprawozdania w pliku XML i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym oznacza dla Ciebie poważne zmiany. Sporządzenie dokumentu staje się przez to procesem bardziej wymagającym.
Twoja firma musi dysponować odpowiednimi narzędziami, a więc: oprogramowaniem, które pozwoli wygenerować i zapisać sprawozdanie w określonym ustawą formacie oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zwanym również e-Podpisem.
Czy profil zaufany ePUAP może zastąpić kwalifikowany podpis elektroniczny?
Wiele źródeł podaje informację, iż do złożenia e-sprawozdania finansowego wystarczy posiadanie profilu zaufanego ePUAP, lecz chcemy przestrzec wszystkich czytelników, iż może okazać się to niewystarczające.
Otóż okazuje się, że mimo iż ePUAP pozwala wysyłać do urzędów pisma, które są zabezpieczone podpisem zaufanym, to jednak nie pozwala na ich osobne podpisywanie, czego nie uznają niektóre urzędy i wzywają nadawców do uzupełnienia podpisu pod każdym załącznikiem, co wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Ministerstwo Cyfryzacji, które nadzoruje funkcjonowanie publicznego systemu identyfikacji elektronicznej, uważa, że praktyka urzędów, które każą oddzielnie podpisywać załączniki elektroniczne jest nieprawidłowa, jednakże do czasu ujednolicenia stanowiska wszystkich urzędów rekomendujemy korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zamiast profilu zaufanego ePUAP, aby uniknąć problemów związanych z prawidłowością złożenia e-sprawozdania finansowego.
Jak wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny możesz zdobyć bez wychodzenia z domu. Wystarczy, że wejdziesz na stronę: https://esign.pl/podpis-elektroniczny/ i wybierzesz opcję najlepszą dla siebie i swojego przedsiębiorstwa.
Masz jakiekolwiek pytanie na temat ePodpisu? Skontaktuj się z nami – e-mail: biuro@esign.pl, tel: +48 699 585 770. Pomożemy Ci wypełnić wszelkie dokumenty i bezstresowo złożyć e-sprawozdanie finansowe.
