Podpis elektroniczny staje się dla Polaków narzędziem codziennego użytku, niczym karta płatnicza, czy smartfon. Zwłaszcza w czasie pandemii jego popularność mocno wzrosła, bo konieczność izolacji wymusiła na urzędach wdrożenia sposobów, które ułatwiałyby załatwianie spraw na odległość, bez wychodzenia z domu. 

Tym sposobem do powszechnego użytku wszedł tzw. Profil Zaufany (PZ), czyli bezpłatny podpis elektroniczny, który ułatwia komunikację z urzędami i jest w pełni akceptowalny przez urzędy w całej Polsce jako identyfikator tożsamości. Na koniec grudnia 2020 liczba założonych Profili Zaufanych wynosiła 8 milionów, zatem niemal co piąty Polak posiada już ten rodzaj podpisu elektronicznego. 

Z tego wpisu dowiesz się jak zrobić Profil Zaufany, jak podpisać dokument Profilem Zaufanym, oraz czy Profil Zaufany może zastąpić elektroniczny podpis kwalifikowany.

Jak uzyskać Profil Zaufany?

  1. Wejdź na PZ.GOV.PL i kliknij “Zarejestruj się”
  2. Następnie: 
  • jeśli korzystasz z bankowości internetowej, to wybierz opcję „Bank lub inny dostawca tożsamości” – wtedy założysz PZ całkowicie online bez wychodzenia z domu. 
  • drugą opcją jest „Wniosek online”, który wypełniasz internetowo, lecz następnie musisz odwiedzić placówkę stacjonarną, aby potwierdzić swoją tożsamość.

  1. Jeśli wybierasz opcję utworzenia PZ poprzez bankowość elektroniczną, to po wybraniu swojego banku postępu zgodnie z komunikatami, które zobaczysz na ekranie – tak, jak w przypadku przelewu internetowego.
  2. Jeśli wybrałeś „Wniosek online” to następnie wypełnij wszystkie pola formularza, czyli podaj nazwę użytkownika, którą będziesz się posługiwać w Profilu, wymyśl hasło mające min. 8 znaków, w tym dużą i małą literę, cyfrę lub znak specjalny. Następnie wpisz swoje dane, w tym adres e-mail, z którego korzystasz oraz numer telefonu.
  3. Kliknij przycisk “Zarejestruj” i wpisz kod autoryzacyjny, który otrzymałeś na podany numer telefonu.
  4. Podaj dane uzupełniające, czyli państwo, województwo, miasto.
  5. Teraz pozostaje Ci już tylko potwierdzenie tożsamości, czyli odwiedzenie wskazanego stacjonarnego punktu weryfikacyjnego. W tym celu koniecznie zabierz ze sobą dowód osobisty. Po weryfikacji Twój PZ będzie aktywowany, a Ty będziesz mógł podpisywać dokumenty urzędowe bez wychodzenia z domu.

 

Profil zaufany – Jak podpisać nim dokument?

 

Kiedy masz już w pełni działający PZ, podpowiemy Ci jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym.  

  1. Wejdź na stronę https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany i kliknij przycisk “Start”.
  2. Od niedawna, zanim podpiszesz dokument, musisz odpowiedzieć na kilka prostych pytań, dotyczących formatu dokumentu, który chcesz podpisać.
  3. Wybierz format dokumentu.
  4. Następnie pojawi się narzędzie do podpisywania. Wyślij dokument, który chcesz podpisać, wybierając go z dysku lub przenieś dokument z pulpitu czy folderu na ekran przeglądarki internetowej.
  5. Kliknij „Podpisz”, a następnie zostaniesz przeniesiony na stronę logowania PZ. Jeśli korzystasz z PZ poprzez bankowość elektroniczną to wybierz swój bank, a jeśli posiadasz klasyczną wersję PZ, to podaj nazwę użytkownika i hasło, które są zgodne z tymi podanymi podczas rejestracji.
  6. Po poprawnym zalogowaniu zobaczysz na ekranie dokument, który przesłałeś i możliwość wybrania miejsca, w którym pojawi się symbol oznaczający, że dokument został elektronicznie podpisany. Uwaga: ten symbol widoczny jest jedynie na dokumencie PDF, w przypadku innych dokumentów, np. zdjęć .jpg jest niewidoczny.
  7. Kliknij przycisk „Podpisz podpisem zaufanym” i „Potwierdź”, a następnie ponownie wpisz wymagane dane uwierzytelniające.
  8. Następnie pobierz dokument ze swoim podpisem na dysku lokalny, klikając „Pobierz”.

Pamiętaj, że Podpis Zaufany nie zastępuje podpisu kwalifikowanego

Wielu użytkowników mylnie uważa, że Profil Zaufany jest zamiennikiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest to błąd, bo Profil Zaufany, a podpis elektroniczny kwalifikowany to zupełnie różne narzędzia do podpisu, znacznie różniące się możliwościami. 

Profil Zaufany został stworzony do potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej. Pozwala on na autoryzację pism kierowanych do urzędów, lecz nie ma mocy prawnej, takiej jak odręczny podpis. To bardzo ważne, bo konsekwencją tego jest nieważność dokumentów, które muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym, np. ofert przetargowych. 

Jeżeli interesuje Cię kwalifikowany podpis elektroniczny, kliknij TUTAJ [https://esign.pl/podpis-elektroniczny/] aby dowiedzieć się więcej.

Profil Zaufany, a podpis elektroniczny kwalifikowany – jakie są różnice?

W takim razie co dokładnie różni Podpis Zaufany od podpisu kwalifikowanego? Różnic jest sporo, naliczyliśmy ich aż dziewięć.

  1. Moc prawna. 

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, PZ nie posiada mocy prawnej, takiej jak prawdziwy, odręczny podpis. Podpis kwalifikowany ją posiada, zatem dzięki niemu możesz podpisywać wszystkie dokumenty na odległość, tak jak podpisywałbyś je odręcznie.

  1. Transgraniczność.

O ile Profil Zaufany rozpoznawany jest tylko przez polskie jednostki administracyjne, to podpis kwalifikowany działa w całej Unii Europejskiej.

  1. Wsparcie techniczne. 

W przypadku problemów z PZ musisz radzić sobie sam, ewentualnie korzystając z pomocy na stronach rządowych. Jeśli masz jakikolwiek problem z podpisem kwalifikowanym, to korzystasz z fachowej pomocy technicznej.

  1. Faksymile. 

Dokument podpisany elektronicznie może zawierać faksymile, czyli odzwierciedlenie graficzne Twojego ręcznego podpisu, które dodaje wiarygodności. Podpis Zaufany nie ma takiej możliwości.

  1. Dokument jest rozpoznawany jako zaufany.

Kiedy podpisujesz dokument podpisem kwalifikowanym, program Adobe automatyczne rozpoznaje go jako dokument zaufany. Nie ma potrzeby manualnej weryfikacji.

  1. Łatwość podpisywania dokumentów.

Kiedy chcesz podpisać dokument przy użyciu PZ, musisz przejść całą procedurę weryfikacyjną. Jeśli seryjnie podpisujesz wiele dokumentów, to zajmuje wiele czasu. Używając podpisu kwalifikowanego, aby podpisać dokument, podajesz jedynie PIN.

  1. Brak PESEL nie stanowi problemu.

W przypadku gdy nie dysponujesz numerem PESEL (dotyczy przede wszystkim obcokrajowców) nie masz możliwości utworzenia PZ. Nie stanowi to problemu w przypadku podpisu kwalifikowanego.

  1. Możliwość posiadania wielu e-podpisów.

Profil Zaufany jest jeden, ściśle przypisany do numeru PESEL. W przypadku podpisu kwalifikowanego możesz mieć ich wiele, każdy przypisany do innej działalności, np. spółki, fundacji itp.

  1. Ubezpieczenie. 

Gdyby doszło do naruszenia danych opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dostawca certyfikatu gwarantuje ubezpieczenie na kwotę 1 mln zł.

Postaw na technologiczny rozwój swojej firmy

O ile Profil Zaufany całkowicie wystarcza przeciętnemu Polakowi, to jednak jest ubogi w możliwości dla przedsiębiorców. Jeśli prowadzisz biznes, to musisz być świadomy tego, że w XXI wieku cyfryzacja powinna być naturalnym krokiem dla każdej stawiającej na rozwój firmy. Podpis elektroniczny to podstawowe narzędzie cyfryzacji, które przyśpiesza procesy, redukuje koszty i jest elementem konkurencyjności na rynku, lecz również ułatwia pracownikom wykonywanie obowiązków.  W 2020 roku liczba wydanych certyfikatów kwalifikowanych wzrosła o 20%, a ich popularność stale rośnie.

Znasz powiedzenie “jeśli nie ma Cię w internecie, to nie istniejesz”?. Za kilka lat, to samo będzie dotyczyć elektronicznego podpisu, który będzie jedynym właściwym podpisem w wielu obszarach. Im wcześniej wyposażysz swoją firmę w technologiczne narzędzia XXI wieku, takie jak e-podpis kwalifikowany, tym większa szansa, że Ty oraz Twoi pracownicy odnajdziecie się w cyfrowym świecie i zostawicie konkurencję za sobą. 

Policz, ile zaoszczędzisz używając podpisu kwalifikowanego

Jeśli chcesz obliczyć orientacyjną kwotę, jaką zaoszczędzisz, używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego w swojej firmie, to użyj kalkulatora z naszej strony internetowej.

Jego wyliczenia oparte są o twarde dane, tj. koszty wydruków i wysyłek dokumentów, a liczby oparte są o dane zebrane od naszych klientów. Teraz sam możesz oszacować oszczędności, które przyniesie Ci e-podpis. Kliknij TUTAJ, aby skorzystać z kalkulatora.

Jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny?

Jeśli ten wpis przekonał Cię do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to kliknij TUTAJ i zamów wersję podpisu kwalifikowanego najbardziej odpowiadającą Twoim potrzebom. Nasi eksperci pomogą Ci w wyborze!